Maîtriser les points à retenir des réunions : un guide complet

Que sont les plats à emporter lors d'une réunion ?

Vous êtes-vous déjà demandé quoi faire après la fin d'une réunion ? Si c'est le cas, tu n'es pas seul. Les réunions occupent une place cruciale dans la vie professionnelle, mais pour les rendre productives, il ne suffit pas de parler. C'est là que les plats à emporter pour les réunions entrent en jeu.

Les points à retenir sont des résumés concis, généralement envoyés par e-mail après une réunion. Ils capturent les principales conclusions et les éléments réalisables, ce qui les rend essentiels à la coordination de l'équipe et à la tenue de chacun au courant.

Cet article sera votre guide complet sur les points à emporter pour les réunions, couvrant tout ce que vous devez savoir, de ce qu'il faut intégrer à la manière de rédiger des plats de réunion efficaces.

7 points à inclure dans les plats à emporter de votre réunion

Présentation de nouvelles personnes

Toute nouvelle personne participant à un projet doit être présentée aux autres parties prenantes. C'est pourquoi vous devez inclure, dans les points à retenir de votre réunion, les éléments suivants :

• Noms et rôles des nouveaux participants présentés au cours de la réunion
• Bref historique ou contexte de leur participation à la réunion
• Comment les contacter

Mise à jour du statut

La mise à jour des projets et des tâches en cours est l'une des principales fonctionnalités des points à retenir lors d'une réunion. Vous devez résumer l'état actuel des projets et des tâches en cours et mentionner les principaux jalons, les réalisations, les défis et les retards.

Décisions prises ou questions non résolues

Pour donner une image complète de la réunion, vous devez :

• Décrivez toutes les décisions importantes prises au cours de la réunion (et les raisons qui les sous-tendent si nécessaire)
• Mentionnez les problèmes non résolus et les personnes responsables de leur résolution

Éléments d'action

Les points à retenir doivent clarifier les mesures à prendre lors de la réunion. Vous devez :

• Répertorier les tâches ou actions spécifiques assignées à des individus ou à des équipes
• Incluez des délais pour chaque action

Tâches de suivi

Les tâches de suivi doivent être incluses dans les points à retenir de la réunion pour s'assurer qu'elles ne sont pas négligées.

Vous devez :

• Énumérer les tâches ou les responsabilités nécessitant un suivi
• Indiquez qui est responsable de chaque tâche de suivi et de toute date limite
• Précisez comment ces tâches sont liées aux décisions prises ou aux mesures à prendre

Perspectives stratégiques

Les informations stratégiques sont de précieux points à retenir lors des réunions. Vous devez mentionner toute idée, toute idée créative ou toute solution innovante qui a émergé au cours de la réunion. Cela permettra aux équipes d'en tirer parti et de progresser dans leurs tâches ou leurs projets.

Prochaines étapes

Inclure les prochaines étapes dans les points à retenir de votre réunion est une bonne façon de conclure. Cela permet également aux parties prenantes de savoir à quoi s'attendre ensuite.

Vous devez :

• Fournissez une feuille de route pour les prochaines étapes après la réunion
• Incluez des détails sur la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion

Modèle de plats à emporter pour une réunion

C'est souvent plus facile à comprendre à l'aide d'exemples. Voici un modèle de réunion à emporter avec des exemples d'informations.

Il vous montre comment capturer et transcrire efficacement les éléments essentiels d'une réunion par e-mail.

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Objet : Points à retenir de la réunion - Réunion d'équipe 15/10/2023

Chère équipe,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je voulais vous fournir un résumé de notre récente réunion d'équipe qui s'est tenue le 15 octobre 2023 et en saisir les principaux points à retenir à titre de référence. Vous trouverez les points à retenir de la réunion ci-dessous :

Date et heure de la réunion : 15 octobre 2023, de 10 h 00 à 11 h 30

Lieu de la réunion : Virtuel (Zoom)

Présentation de nouvelles personnes

• Sarah Smith (spécialiste du marketing) : Sarah a rejoint l'équipe marketing pour diriger notre nouvelle campagne de lancement de produits.
• Mark Johnson (développeur de logiciels) : Mark est un nouveau développeur qui travaille sur notre projet d'application mobile.

Personne à contacter :

• Sarah Smith : [Courriel], [Téléphone]
• Mark Johnson : [Courriel], [Téléphone]

Mise à jour du statut

Projet A (Marketing) :

• État actuel : Sur la bonne voie
• Étapes clés : public cible atteint, campagne lancée sur les réseaux sociaux
• Réalisations : Matériel de marketing développé
• Défis : besoin de ressources supplémentaires en matière de conception graphique
• Retards : Aucun

Projet B (Développement d'applications mobiles) :

• État actuel : Léger retard
• Étapes clés : conception de l'interface utilisateur terminée, début du codage
• Réalisations : Finalisation des exigences des utilisateurs
• Défis : problèmes d'intégration
• Retards : retard de 2 semaines en raison d'un manque de ressources

Décisions prises

Décisions :

• A approuvé le budget marketing pour le lancement du nouveau produit.

Questions non résolues :

• Comment remédier à la pénurie de ressources au sein de l'équipe de développement de l'application ?

Personne responsable : Mark Johnson

Éléments d'action

• Sarah créera un plan marketing détaillé pour le lancement du produit (Date limite : 20 octobre 2023)

• Cochez pour étudier les options de ressources permettant de remédier au retard de développement de l'application (Date limite : 18 octobre 2023)

Tâches de suivi

• Passez en revue le plan marketing et faites-nous part de vos commentaires (Date limite : 25 octobre 2023)

Personne responsable : équipe marketing

• Passez en revue les options de ressources de Mark et prenez une décision (Date limite : 20 octobre 2023)

Personne responsable : chefs de projet

Aperçus stratégiques

• Envisagez de tirer parti des influenceurs pour le lancement du produit afin d'accroître la visibilité.
• Explorez les partenariats potentiels pour le projet de développement d'applications.

Prochaines étapes

Date et heure de la prochaine réunion : 25 octobre 2023, de 10 h à 11 h 30

Lieu de la prochaine réunion : virtuel (Zoom)

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions supplémentaires sur l'un des points mentionnés dans les points à retenir de la réunion, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,

John Doe

Directeur du marketing

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Comment rédiger des conclusions de réunion efficaces

Avant la réunion

Si vous êtes responsable de la rédaction des points à retenir de la réunion, vous devez vous préparer avant la réunion. Pour cela, vous devez :

• Préparez votre modèle de réunion à emporter dans un outil de traitement de texte
• Ayez l'ordre du jour de la réunion pour vous aider à naviguer dans la réunion et à prendre des notes efficacement
• Renseignez toutes les informations disponibles avant la réunion pour vous aider à gagner du temps (objectif de la réunion, nom des participants...)

Au cours de la réunion

Au cours de la réunion, votre rôle sera de recueillir toutes les informations pertinentes. Pour cela :

• Écrivez uniquement les éléments importants spécifiquement présents dans votre modèle (actions, décisions prises...)
• N'hésitez pas à demander des éclaircissements si quelque chose n'est pas clair. Vous ne serez peut-être pas en mesure de rédiger des conclusions efficaces d'une réunion si vous ne les avez pas parfaitement comprises.
• Rédigez des notes claires et lisibles. Parce que vous ne voulez pas passer des heures à essayer de déchiffrer vos propres notes...

En résumé, une prise de notes efficace exigera que vous soyez concentré pour écrire rapidement et efficacement. Ou vous pouvez simplement utiliser Claap, un outil qui va automatiquement enregistrez votre réunion et transcrivez-le entièrement.

Après la réunion

Après la réunion, votre tâche consiste à transformer vos notes en points à emporter clairs. Pour cela :

• Formatez vos notes en fonction de votre modèle à l'aide d'un outil de traitement de texte
• Décidez de votre mode de distribution (généralement par e-mail) et copiez-collez vos plats à emporter
• Demandez la vérification des membres de l'équipe ou d'autres collègues avant d'envoyer

La rédaction des points à retenir d'une réunion peut prendre beaucoup de temps, mais avec Claap Résumé de l'IA fonctionnalité, vous pouvez effectuer cette tâche jusqu'à 60 fois plus vite. Claap vous aide à générer un résumé concis de vos notes et remplit même automatiquement votre modèle !

Comment Claap peut-il automatiser les plats à emporter de vos réunions

Il est souvent difficile de participer activement à une réunion lorsque vous êtes chargé de prendre des notes. Claap résout ce problème en vous permettant de participer pleinement à vos réunions sans avoir à prendre des notes.

Claap est un audio et transcription vidéo outil qui rationalise votre flux de travail grâce à ses fonctionnalités robustes :

• Enregistreur de réunion : Claap enregistre automatiquement vos réunions. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, vous pouvez le vérifier vous-même !
• Preneur de notes automatique: Plus besoin de prendre des notes manuellement lors de vos réunions ; Claap s'en charge pour vous. La fonction de transcription transcrit avec précision les réunions en direct et les enregistrements vidéo mis en ligne.
• Résumé de l'IA : Les fonctionnalités basées sur l'IA de Claap extraient non seulement les idées clés de vos notes, mais les intègrent également de manière fluide dans vos propres modèles, ce qui en fait un outil idéal pour identifier vos principaux points à retenir.

Et si je vous disais que vous n'avez plus à vous soucier de préparer des plats à emporter ? Claap est un réunion asynchrone plateforme qui vous permet de vous enregistrer et de partager instantanément des informations essentielles avec vos coéquipiers, qui peuvent fournir des commentaires et des commentaires sur vos vidéos enregistrées.

Bonus : grâce aux fonctionnalités AI Summary, vous pouvez facilement ajouter vous-même les principaux points à retenir à vos vidéos ! Alors pourquoi ne pas essayez-le aujourd'hui ? (plan gratuit disponible sans carte de crédit requise)

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