Comment créer un wiki privé ? Etapes, conseils et exemples

Créer un wiki (aussi appelé "une base de connaissances") c'est comme créer votre propre bibliothèque numérique. C'est un espace où vous, votre entreprise, votre équipe ou votre communauté pouvez parfaitement organiser et partager vos connaissances. Que ce soit pour centraliser des documents d'entreprise, des notes personnelles ou des projets collaboratifs, un wiki privé est souvent la solution idéale.

Dans ce guide, nous allons vous expliquer les étapes essentielles pour créer votre wiki privé.

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Pourquoi créer un wiki privé ?

Un wiki privé est bien plus qu'un simple bloc-notes numérique. Il s'agit d'un espace centralisé où les connaissances et les idées se rencontrent et se développent. Imaginez un espace désencombré où chaque information a sa place et est facilement accessible à ceux qui en ont besoin.

La beauté d'un wiki d'entreprise réside dans sa capacité à partager de l'information et à favoriser la collaboration. C'est là que votre équipe peut contribuer, modifier et partager ses connaissances de manière fluide - que vous travailliez sur un projet, que vous documentiez des processus ou que vous stockiez des données cruciales.

De plus, le contrôle de qui accède à quoi est essentiel. Contrairement aux wikis publics, les wikis privés offrent un environnement sécurisé pour les informations sensibles ou exclusives. Ainsi, créer un wiki privé, c'est avancer vers un wiki organisé, collaboratif et sécurisé pour la gestion des connaissances internes.

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Etape 1 : Comprendre vos besoins

Avant de vous plonger dans la création d'un wiki privé, il est essentiel de comprendre vos besoins et les fonctionnalités à prendre en compte lors de la création d'un wiki privé pour votre équipe. Quel est l'objectif principal de cette initiative ? Il peut s'agir de la collaboration en équipe, de la gestion de projet, de la documentation de processus internes.

Ensuite, considérez l'échelle. Ce wiki interne est-il destiné à une petite équipe ou à une organisation entière ? L'échelle influencera votre choix de plateforme et la structure de votre wiki.

Enfin, pensez à la gestion à long terme de cette base de connaissances. Qui seront les principaux contributeurs et administrateurs ? L'établissement d'une structure de gouvernance claire dès le départ garantira le bon fonctionnement et la longévité de votre wiki privé.

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Etape 2 : Choisir la bonne plateforme

Il existe plusieurs plateformes pour vous aider à créer votre wiki privé. Votre tâche consiste à trouver celui qui correspond à vos besoins et à vos objectifs. Mais nous sommes là pour vous aider 🙂

Recherchez des plateformes qui offrent une navigation facile, des fonctionnalités de recherche robustes et des interfaces d'édition conviviales. Il s'agit de rendre le processus de création, de modification et de recherche d'informations aussi fluide que possible.

Un autre facteur crucial est l'aspect collaboratif. Recherchez des plateformes qui proposent une collaboration entre équipes en temps réel, des discussions et des commentaires au sein de votre équipe.

Enfin, la manière dont vous pouvez afficher le contenu est un autre facteur crucial. Certaines plateformes sont orientées vers le contenu textuel, d'autres sont excellentes dans la gestion de contenus vidéos ou multimédia. Par exemple, intégrer Claap avec Notion peut fournir une expérience très riche, via du texte mais aussi de la vidéo et des discussions au sein de votre wiki privé.

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Comment créer un wiki privé sur Claap ?

Claap propose un espace de travail vidéo tout-en-un. Il vous permet d'enregistrer des réunions, d'enregistrer votre écran pour des mises à jour vidéo rapides afin de centraliser tout le contenu vidéo en toute sécurité. Il s'agit d'un espace de travail vidéo collaboratif qui s'intègre bien à des outils tels que Slack et Notion, ce qui en fait un outil puissant pour améliorer votre expérience de wiki privé. Avec des fonctionnalités telles que des commentaires contextuels, des notes et synthèses générées via IA de toutes vos réunions et videos, des votes, vous avez tout pour avoir une base de connaissance interractive, documentée et catégorisée.

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Structurer efficacement votre wiki

Étape 1 : organisez votre contenu

Claap vous permet d'organiser votre contenu en trois niveaux : équipes, channels et vidéos Claap. Cela vous donne la possibilité de choisir le meilleur framework et la meilleure organisation pour votre wiki privé.

Commencez par vous demander quel est son objectif principal. Êtes-vous en train de créer un wiki à l'échelle de l'entreprise, un wiki spécifique pour votre équipe ou même un wiki pour un client clé ?

Selon l'objectif, il peut être plus judicieux de créer une « équipe » unique où se trouve toute votre documentation, puis de l'organiser par département (option 1). Vous pouvez également préférer séparer les choses et organiser le wiki de chaque équipe par sujets, tels que les formations, les spécifications des produits et les notes de réunion (option 2).

Nous expliquons plus en détail comment penser à la structure de votre wiki dans cet article !

Étape 2 : définissez la confidentialité et la sécurité

L'étape suivante consiste à réfléchir aux autorisations permettant de contrôler qui peut ajouter, modifier ou consulter du contenu sur votre wiki. Voulez-vous que l'ensemble de votre entreprise accède à votre wiki, ou uniquement des équipes spécifiques ? Devez-vous également donner accès à des sous-traitants ou à des clients externes ?

Déterminez les différentes autorisations dont vous avez besoin pour votre contenu. Une fois cela fait, tirez parti de la structure de l'espace de travail de Claap pour donner le bon accès aux bonnes personnes. Voici comment procéder :

A - Paramètres de confidentialité des espaces de travail

En tant qu'administrateur, vous pouvez vous assurer que le contenu sensible reste privé en limitant l'utilisation des liens publics et en définissant la politique de partage par défaut sur privé. Mais ne vous inquiétez pas, les utilisateurs qui n'y ont pas accès peuvent toujours demander l'accès à votre contenu privé, que vous pouvez approuver ou refuser. C'est l'équilibre parfait entre accessibilité et confidentialité.

B - Paramètres de confidentialité des channels

Les channels sont l'endroit où se trouvent vos contenus. Vous pouvez les créer pour n'importe quel projet, sujet ou sous-équipe. Par défaut, tous les nouveaux channels sont publics, ce qui signifie qu'ils sont partagés avec tous les membres de votre espace de travail.

Lorsque vous rendez un channel privé, seuls vous et les membres que vous invitez à accéder à ce channel peuvent accéder à son contenu.

C - Paramètres de confidentialité des vidéos Claap

Les vidéos de Claap respectent les paramètres de confidentialité du channel auquel elles sont associées. Si un channel est public, toute vidéo Claap qui y est ajoutée sera également publique ; s'il est privé, toute nouvelle vidéo Claap ajoutée sera également privée.

Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez que seules certaines personnes visionnent une vidéo Claap spécifique, sans leur donner accès à toutes les vidéos sur le même channel. C'est également possible : il suffit de changer le lien du channel en privé et de décider au cas par cas quelles vidéos doivent être publiques ou partagées avec des personnes spécifiques.

Étape 3 : Engagez votre équipe

L'adoption d'un nouvel outil et d'une nouvelle façon de structurer l'information peut s'accompagner de nombreux défis. Nous vous recommandons donc d'organiser une réunion pour faire participer votre équipe au nouveau wiki.

Vous pouvez expliquer comment le wiki peut améliorer votre façon de travailler, obtenir les retours de l'équipe et répondre à toutes leurs questions. Quelques points à aborder :

• Les avantages d'un wiki : Expliquez les avantages de l'utilisation d'un wiki, tels que la centralisation des informations, la facilité des mises à jour et l'édition collaborative.
• Fonctionnalité : Décrivez le fonctionnement du wiki, en abordant des aspects tels que les liens internes, les paramètres d'accessibilité et les règles de modification.
• Démonstration : Proposez une démonstration pour présenter les principales fonctionnalités du wiki, afin d'aider l'équipe à comprendre visuellement son fonctionnement

L'objectif est de fournir une compréhension claire du wiki, permettant ainsi à l'équipe d'utiliser efficacement cet outil dans son flux de travail. L'adoption de vos équipes est essentielle.

Étape 4 : Surveillez et ajustez

Enfin, vous devez vous assurer que votre wiki reste à jour et utile.

Des vérifications régulières permettent de repérer les informations obsolètes, tandis que les commentaires de votre équipe mettent en lumière ce qui fonctionne et ce qui doit être modifié.

Vous pouvez également tirer parti de l'analyse vidéo pour comprendre l'engagement et la manière dont votre wiki soutient les objectifs de votre équipe.

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Bonus : le pouvoir de Claap et de Notion combinés

Lorsqu'ils sont combinés, Claap et Notion deviennent un duo puissant pour un wiki privé. Leur intégration est clé car chacune de ces plateforme apporte un ensemble unique de fonctionnalités :

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est une plateforme populaire connue pour son espace de travail polyvalent. Vous pouvez créer des wikis, gérer des projets et recueillir des idées en un seul endroit. C'est là que le travail est plus efficace et plus rapide, répondant à la fois aux besoins des individus et des équipes. Notion est une plaque tournante où vous pouvez centraliser vos connaissances, ce qui en fait un excellent choix pour créer un wiki privé

Pourquoi associer Claap et Notion lors de la création de votre wiki ?

Avec Claap, vous pouvez facilement intégrer des vidéos dans vos pages Notion pour fournir plus de contexte sur un projet. Cette intégration vous permet de prévisualiser et de commenter les vidéos Claap sans quitter Notion. Qu'il s'agisse d'enregistrements de réunions, de sessions de recherche d'utilisateurs ou d'appels avec des clients, l'intégration de contenu vidéo dans vos pages Notion peut s'avérer inestimable.