Comment créer un wiki privé : étapes, conseils et exemples

Création d'un compte privé wiki c'est comme créer votre propre bibliothèque numérique. C'est un espace où vous, votre équipe ou votre communauté pouvez parfaitement organiser et partager les connaissances. Que ce soit pour gérer des documents d'entreprise, des notes personnelles ou des projets collaboratifs, un wiki privé est la solution idéale.

Dans ce guide, nous allons vous expliquer les étapes essentielles pour créer votre wiki privé. Qu'il s'agisse de comprendre vos besoins ou de mobiliser votre équipe, nous avons ce qu'il vous faut. Alors, plongeons-nous dans le monde du savoir numérique organisé, d'accord ?

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Pourquoi créer un wiki privé ?

Un wiki privé est bien plus qu'un simple bloc-notes numérique. Il s'agit d'un centre centralisé où les idées se rencontrent et se développent. Imaginez un espace désencombré où chaque information a sa place, facilement accessible à ceux qui en ont besoin.

La beauté d'un wiki d'entreprise réside dans sa capacité à favoriser la collaboration. C'est là que votre équipe peut contribuer, modifier et partager ses connaissances de manière fluide. Que vous travailliez sur un projet, que vous documentiez des processus ou que vous stockiez des données cruciales, un wiki privé facilite le processus.

De plus, le contrôle de qui accède à ce qui est entre vos mains. Contrairement aux wikis publics, les wikis privés offrent un environnement sécurisé pour les informations sensibles ou exclusives. Ainsi, créer un wiki privé, c'est avancer vers un wiki organisé, collaboratif et sécurisé gestion des connaissances.

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Comprendre vos besoins

Avant de vous plonger dans la création d'un wiki privé, il est essentiel de comprendre vos besoins et les fonctionnalités à prendre en compte lors de la création d'un wiki privé pour votre équipe. Quel est l'objectif principal de cette initiative ? Il peut s'agir de n'importe quoi, de la collaboration en équipe, gestion de projet, pour documenter les processus internes.

Ensuite, considérez l'échelle. Ce wiki interne est-il destiné à un usage personnel, à une petite équipe ou à une organisation entière ? L'échelle influencera votre choix de plateforme et la structure de votre wiki.

Enfin, pensez à la gestion à long terme de cette base de connaissances. Qui seront les principaux contributeurs et administrateurs ? L'établissement d'une structure de gouvernance claire dès le départ garantira le bon fonctionnement et la longévité de votre wiki privé.

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Choisir la bonne plateforme

Il existe plusieurs plateformes pour vous aider à créer votre wiki privé. Votre tâche consiste à trouver celui qui correspond à vos besoins et à vos objectifs. Mais nous sommes là pour vous aider 🙂

Recherchez des plateformes qui offrent une navigation facile, des fonctionnalités de recherche robustes et des interfaces d'édition conviviales. Il s'agit de rendre le processus de création, de modification et de recherche d'informations aussi fluide que possible.

Un autre facteur crucial est l'aspect collaboratif. Recherchez des plateformes qui proposent collaboration en temps réel, des discussions et des commentaires au sein de votre équipe.

Enfin, la manière dont vous pouvez afficher le contenu est un autre facteur crucial. Certaines plateformes sont orientées vers le contenu textuel, d'autres excellent dans gestion de la vidéo ou du contenu multimédia, tandis que certains offrent un excellent équilibre entre les deux. Par exemple, intégrer Claap avec Notion peut fournir une expérience multimédia riche, facilitant non seulement le texte mais aussi vidéo et des discussions au sein de votre wiki privé.

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Comment créer un wiki privé sur Claap

Claap propose un espace de travail vidéo tout-en-un. Il vous permet d'enregistrer des réunions, d'enregistrer votre écran pour des mises à jour vidéo rapides et de centraliser tout le contenu vidéo en toute sécurité. Il s'agit d'un espace de travail vidéo collaboratif qui s'intègre bien à des outils tels que Slack et Notion, ce qui en fait un outil puissant pour améliorer votre expérience de wiki privé. Avec des fonctionnalités telles que Notes alimentées par l'IA, des commentaires contextuels avec des annotations vidéo et des prises de décisions avec des fils de discussion et des votes, Claap est conçu pour rendre la collaboration rapide et efficace.

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Structurer efficacement votre wiki

Étape 1 : organisez votre contenu

Claap vous permet d'organiser votre contenu en trois niveaux : équipes, chaînes et vidéos Claap. Cela vous donne la possibilité de choisir le meilleur framework pour votre wiki privé.

Commencez par vous demander quel est son objectif principal. Êtes-vous en train de créer un wiki à l'échelle de l'entreprise, un wiki spécifique pour votre équipe ou même un wiki pour un client clé ?

Selon l'objectif, il peut être plus judicieux de créer une « équipe » unique où se trouve toute votre documentation, puis de l'organiser par département (option 1). Vous pouvez également préférer séparer les choses et organiser le wiki de chaque équipe par sujets, tels que les formations, les spécifications des produits et les notes de réunion (option 2).

Nous expliquons plus en détail comment penser à la structure de votre wiki dans cet article, jetez un œil !

Étape 2 : définir la confidentialité et la sécurité

L'étape suivante consiste à réfléchir aux autorisations permettant de contrôler qui peut ajouter, modifier ou consulter du contenu sur votre wiki. Voulez-vous que l'ensemble de votre entreprise accède à votre wiki, ou uniquement des équipes spécifiques ? Devez-vous également donner accès à des sous-traitants ou à des clients externes ?

Déterminez les différentes autorisations dont vous avez besoin pour votre contenu. Une fois cela fait, tirez parti de la structure de l'espace de travail de Claap pour donner le bon accès aux bonnes personnes. Voici comment procéder :

Paramètres de confidentialité des espaces de travail

En tant qu'administrateur, vous pouvez vous assurer que le contenu sensible reste privé en limitant l'utilisation des liens publics et en définissant la politique de partage par défaut sur privé. Mais ne vous inquiétez pas, les utilisateurs qui n'y ont pas accès peuvent toujours demander l'accès à votre contenu privé, que vous pouvez approuver ou refuser. C'est l'équilibre parfait entre accessibilité et confidentialité.

Paramètres de confidentialité des chaînes

Les chaînes sont l'endroit où se trouve votre contenu. Vous pouvez les créer pour n'importe quel projet, sujet ou sous-équipe. Par défaut, toutes les nouvelles chaînes sont publiques, ce qui signifie qu'elles sont partagées avec tous les membres de votre espace de travail.

Lorsque vous rendez une chaîne privée, seuls vous et les membres que vous invitez à accéder à cette chaîne peuvent accéder à son contenu.

Paramètres de confidentialité des vidéos Claap

Les vidéos de Claap respectent les paramètres de confidentialité de la chaîne à laquelle elles sont associées. Si une chaîne est publique, toute vidéo Claap qui y est ajoutée sera également publique ; si la chaîne est privée, toute nouvelle vidéo Claap ajoutée sera également privée.

Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez que seules certaines personnes visionnent une vidéo Claap spécifique, sans leur donner accès à toutes les vidéos sur la même chaîne. C'est également possible : il suffit de changer le lien de la chaîne en privé et de décider au cas par cas quels claquements doivent être publics ou partagés avec des personnes spécifiques.

Étape 3 : Engagez votre équipe

L'adoption d'un nouvel outil et d'une nouvelle façon de structurer l'information peut s'accompagner de nombreux défis. Nous vous recommandons donc d'organiser une réunion pour faire participer votre équipe au nouveau wiki.

Vous pouvez expliquer comment le wiki peut améliorer votre façon de travailler, obtenir les commentaires de l'équipe et répondre à toutes ses questions. Quelques points à aborder :

• Les avantages d'un wiki: Expliquez les avantages de l'utilisation d'un wiki, tels que la centralisation des informations, la facilité des mises à jour et l'édition collaborative.
• Fonctionnalité: Décrivez le fonctionnement du wiki, en abordant des aspects tels que les liens internes, les paramètres d'accessibilité et les règles de modification.
• Démonstration: Proposez une démonstration pour présenter les principales fonctionnalités du wiki, afin d'aider l'équipe à comprendre visuellement son fonctionnement

L'objectif est de fournir une compréhension claire du wiki, permettant ainsi à l'équipe d'utiliser efficacement cet outil dans son flux de travail.

Étape 4 : Surveiller et ajuster

Enfin, vous devez vous assurer que votre wiki reste à jour et utile.

Des vérifications régulières permettent de repérer les informations obsolètes, tandis que les commentaires de votre équipe mettent en lumière ce qui fonctionne et ce qui doit être modifié.

Vous pouvez également tirer parti de l'analyse vidéo pour comprendre l'engagement et la manière dont votre wiki soutient les objectifs de votre équipe.

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Bonus : le pouvoir du claap et de la notion combinés

Lorsqu'ils sont jumelés, Claap et Notion devenez le duo puissant du monde du wiki privé. Chacune d'entre elles apporte un ensemble unique de fonctionnalités que nous allons explorer ensuite :

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est une plateforme populaire connue pour son espace de travail polyvalent. Vous pouvez créer des wikis, gérer des projets et recueillir des idées en un seul endroit. C'est là que le travail est plus efficace et plus rapide, répondant à la fois aux besoins des individus et des équipes. Notion est devenue une plaque tournante où vous pouvez centraliser vos connaissances, ce qui en fait un excellent choix pour créer un wiki privé

Pourquoi associer Claap et Notion lors de la création de votre wiki ?

Avec Claap, vous pouvez facilement intégrer des vidéos dans vos pages Notion pour fournir plus de contexte sur un projet. Cette intégration vous permet de prévisualiser et de commenter les vidéos Claap sans quitter Notion. Qu'il s'agisse d'enregistrements de réunions, de sessions de recherche d'utilisateurs ou d'appels avec des clients, l'intégration de contenu vidéo dans vos pages Notion peut s'avérer inestimable.