Comment ScorePlay a réduit de moitié les tâches administratives de son équipe commerciale et a amélioré l'alignement des ventes et des produits avec Claap
Comme une équipe sportive analysant méticuleusement les séquences de matchs pour optimiser ses parties, ScorePlay a abordé sa stratégie de vente avec précision, sachant très tôt que les outils utilisés déterminaient l'efficacité de ses flux de travail et la satisfaction de ses clients. Les règles du jeu étaient fixées ; ils savaient que pour concourir au sommet, ils avaient besoin non seulement d'une équipe solide, mais aussi d'une pile d'outils exceptionnelle et facile à gérer.
ScorePlay est le hub multimédia tout-en-un conçu par et pour le sport. Où Dropbox et Google Drive rencontrent le 21e siècle, avec une touche d'IA. Ils mettent au point le gestionnaire d'actifs ultime pour aider les diffuseurs à transformer leur contenu en direct en une bibliothèque de clips à la demande.
Pour une entreprise à distance en pleine croissance, la mise en place d'outils holistiques n'est pas seulement une question de commodité ; c'est une stratégie fondamentale de croissance. « Nous sommes 18 personnes et nous avons deux bureaux à New York et à Lisbonne. Je dirais que la moitié de l'entreprise se trouve dans un bureau, l'autre moitié dans le monde entier. Ainsi, dès le premier jour, les flux de travail à distance étaient omniprésents », explique Barbara Bergeaud, directrice des opérations de ScorePlay.
ScorePlay l'a compris dès le coup d'envoi. Ils ne recherchaient pas une mosaïque de solutions, mais un système intégré qui évoluerait avec elles, conformément à leur plan d'action visant à mettre en place des opérations fluides et évolutives.
Le problème : outils d'enregistrement incomplets et perte d'informations clés lors des réunions
Les ambitions de ScorePlay étaient claires : créer une synergie entre le développement de produits et les ventes qui pourrait évoluer aussi rapidement que les équipes sportives desservies.
Cependant, les outils dont ils disposaient n'étaient pas à la hauteur. Ils étaient gênés par les limites des outils d'enregistrement génériques, tels que Loom, qui entraînaient la perte d'informations lors de la traduction entre les réunions.
« Nous avons commencé avec Loom, comme beaucoup de gens le font. Et à un moment donné, nous avons vu que ce n'était pas vraiment fait pour ça, parce que c'est plutôt un outil d'enregistrement, pas vraiment, je veux dire un outil d'enregistrement d'écran et non pour les appels ou l'enregistrement. » - Barbara Bergeaud
La philosophie de ScorePlay consistait à responsabiliser ses employés et à optimiser leur expérience pour mieux servir l'utilisateur final.
« Pour nous, c'est : « OK, nous avons des gens formidables, comment pouvons-nous leur faciliter la vie et leur vie professionnelle grâce à des outils, à des informations et à l'innovation sur le lieu de travail ? » - Barbara Bergeaud
Leur outil précédent, Loom, était considéré comme un tremplin, qui ne répondait finalement pas aux besoins changeants de l'entreprise. Barbara et ses collègues étaient ambitieuses et savaient que pour développer l'entreprise comme ils le souhaitaient, ils auraient besoin de quelque chose pour remédier à leurs problèmes et s'aligner sur leurs valeurs en tant qu'équipe à distance.
« Je pense que pendant peut-être un an et demi, peut-être deux ans, je me suis dit : « OK, nous devons mettre en place quelque chose de plus évolutif ». Maintenant, c'est plutôt : « OK, nous savons que nous voulons y parvenir ». C'est donc clair. Nous savons que nous avons besoin d'une plus grande collaboration entre les ventes et le produit. » - Barbara Bergeaud
La solution : connectez les équipes chargées des produits et des ventes aux utilisateurs via Claap
Le passage au Claap a marqué un tournant pour ScorePlay. La fonction d'enregistrement d'écran de Claap a permis le mouvement continu des informations, et sa capacité à enregistrer les appels, à générer des résumés d'IA et à s'intégrer à Notion a fourni une base de connaissances instantanée et accessible.
Mais surtout. Claap était fiable...
« Lorsque nous examinions différents outils, c'était l'essentiel, vous savez. Ils s'en prenaient tous à nous : « Oui, nous avons des analyses, nous pouvons vérifier ce que dit l'autre orateur et analyser le pourcentage de la vidéo qu'il parle », et tout ça. C'est super, mais est-ce que vous enregistrez mes appels ? Et donne-moi une transcription que je pourrai ensuite utiliser ? » - Barbara Bergeaud
Claap est devenu un outil essentiel de leur stratégie, permettant à l'équipe commerciale de trouver des réponses à des questions et problèmes récurrents, favorisant ainsi un environnement d'apprentissage pour l'équipe et ses clients.
« Pour nous, c'est vraiment une façon de travailler en tant qu'entreprise, de leur expliquer ce qu'ils veulent, ce qu'ils recherchent, quels sont leurs problèmes lorsque vous avez de nouveaux clients. Apprendre à répondre à des questions récurrentes, comme se comparer à un concurrent, remplacer un outil spécifique, répondre à des questions sur les archives de contenu, qui est toujours un sujet important lorsque vous discutez avec des organisations sportives. » - Barbara Bergeaud
L'intégration avec Notion a également considérablement rationalisé leurs processus CRM et, comme par hasard, correspond à la forte polyvalence de la « source de vérité » qui a fait de Notion leur outil de référence en matière de documentation des connaissances.
« Pour les appels commerciaux que nous enregistrons, nous essayons de tous les mettre sur Notion, car Notion est également notre CRM que nous avons en quelque sorte développé en interne. » - Barbara Bergeaud
Soudain, l'équipe commerciale de ScorePlay a quelques astuces dans son sac : des réponses interactives instantanées aux questions des clients auxquelles elle peut accéder facilement.
Cas d'utilisation variés : mentorat des ventes, rapports sur les mises à jour des produits et prise de notes automatique
L'utilisation de Claap par ScorePlay a dépassé le simple enregistrement des appels. Il est devenu un élément essentiel pour encadrer les nouveaux membres de l'équipe commerciale, documenter les mises à jour des produits et prendre automatiquement des notes complètes.
« Nous avions donc quelques prérequis, comme les transcriptions, évidemment, comme un espace de travail vidéo approprié que nous pouvons trouver facilement, des intégrations avec Google Meet, tout ça. Et Claap était le meilleur choix que nous ayons trouvé, et celui qui nous semblait le plus logique quant à la manière dont nous voulions procéder à l'enregistrement de nos appels et à nos réunions sur les produits. » - Barbara Bergeaud
La fonction de transcription du Claap, en particulier, a été soulignée comme un ajout transformateur à leurs réunions.
« Et la transcription était incroyable. Quelque chose qui était vraiment le point clé car vous voulez avoir le résumé du clip de l'appel. Donc, par exemple, le problème du client, à l'étape suivante, et organisez-le sous forme de puces super concises que vous pouvez insérer dans le CRM, puis vous aurez quelque chose à suivre lorsque vous aurez une réunion de vente avec votre responsable des ventes, etc. Cela a donc complètement changé la donne pour nous. »
Désormais, les tâches administratives qui étaient autrefois le fléau de la liste de tâches des vendeurs étaient prises en charge par leur nouvel outil. Cela a réduit la marge d'erreur et a permis à chaque vendeur d'être plus présent lors de ses réunions et de se concentrer sur la discussion plutôt que sur la prise de notes.
« Parce qu'avant, c'était vraiment comme si c'était la responsabilité des ventes d'expliquer : « OK, ce type voulait ceci, ceci et cela ». Je lui ai dit qu'il le contacterait. » Et tu manques des informations. Évidemment, parce qu'il est impossible de se souvenir de tout ce qui se passe pendant l'appel. Et je pense que c'est le principal commentaire que nous avons reçu de notre part après la publication du résumé de l'IA. C'était tout simplement incroyable. J'aurais oublié la moitié de ce que me dit la transcription. C'est donc parfait. » - Barbara Bergeaud
Résultat : une réduction de 50 % des tâches administratives après la réunion
Claap ne s'est pas contenté d'enregistrer les réunions ; il a transformé l'ensemble de l'administration après les réunions dans un processus plus rationalisé et moins chronophage. Sa capacité à fournir des transcriptions et des résumés d'IA, associée à une base de données de type wiki dans Notion, revenait à engager un assistant pour chaque membre de l'équipe, sans frais supplémentaires.
« Ce qui m'a le plus convaincu, ce sont aussi les similitudes avec Notion à certains égards. Notion est probablement l'outil que nous utilisons 90 % du temps. Nous l'utilisons pour tout au long de l'entreprise, comme Claap. Et nous avions besoin d'une sorte de modèle capable de reproduire les espaces de travail de Notion. Ce genre d'espaces personnels que tout le monde peut avoir, ces espaces de produits, des espaces de vente, et qui ressemblent à cette vue de style Notion. L'intégration est allée encore plus loin. » - Barbara Bergeaud
Barbara a également noté l'impact tangible sur la charge de travail et l'efficacité de l'accès à la transcription automatique pour s'assurer que tout ce que les gens disent peut être suivi, recherché et même commenté afin de faciliter la collaboration.
« Parce que maintenant qu'ils ont la transcription, ils savent exactement ce qu'ils doivent faire, au lieu de réfléchir et de revoir l'appel et tout ça. Si je devais vous donner un montant, je ne peux pas vous le donner précisément, mais je pense que la charge de travail après un appel où vous devez préparer les choses et réfléchir à ce que vous devez faire a été divisée en deux » - Barbara Bergeaud
La consolidation des informations a également facilité une approche plus rationalisée de la gestion des interactions avec les clients et des discussions internes.
« Je peux simplement le trouver dans les notes de réunion. Lorsque nous discuterons de quelque chose avec un autre client, je regarderai le clip si nécessaire. Tout est plus facile et vous perdez moins de temps, honnêtement, et je pense que c'est l'une des choses les plus importantes que tout le monde souhaite. » - Barbara Bergeaud
La différence : une acquisition sans stress et des appels clients transparents
La mise en œuvre de Claap a considérablement amélioré le processus d'acquisition de clients, en allégeant une grande partie de l'équation. Le fait de disposer d'un référentiel d'appels enregistrés à des fins de référence a fait de chaque membre de l'équipe un joueur chevronné, capable de gérer les arguments de vente et les demandes de produits d'une main habile.
« Nous n'aurons pas besoin d'embaucher un stagiaire pour répondre à ces appels conjoints. Nous voulons quelque chose qui ait réellement du sens. » - Barbara Bergeaud
Barbara a observé un changement significatif dans leurs opérations, en particulier pour l'équipe des ventes.
« Je pense que cela a vraiment changé la donne. Je dirais que c'est principalement pour les ventes, honnêtement. En ce qui concerne le produit, la transcription n'a pas été un problème, car quoi qu'il arrive, vous devez regarder l'enregistrement d'un bug ou l'enregistrement d'un prototype. Ce n'est donc jamais une vidéo de 45 minutes, c'est toujours une vidéo de deux minutes, donc c'est bien. Mais pour les ventes, cela a vraiment fait toute la différence pour eux » - Barbara Bergeaud
La recette ScorePlay pour réussir vos ventes
L'adoption de Claap par ScorePlay a intégré son approche commerciale, révolutionnant ainsi ses opérations en :
- Enregistrement de tous les appels commerciaux pour un examen complet et une formation.
- Utiliser les résumés de l'IA pour suivre les points clés et les mesures à prendre.
- Intégration à Notion pour une gestion CRM fluide.
- Faciliter la collaboration interdépartementale grâce à des notes de réunion concises et accessibles.
Ce nouveau flux de travail, présenté de manière transparente ici, est un processus que d'autres entreprises peuvent imiter pour obtenir des résultats similaires. Il ne s'agit pas simplement d'adopter un outil ; il s'agit de repenser la façon dont les équipes interagissent et la manière dont les informations sont préservées et accessibles, afin de réduire la charge de travail et de rationaliser les communications dans un environnement en évolution rapide.
Le parcours de ScorePlay avec Claap n'est pas simplement une histoire de réduction de la charge administrative ; il témoigne de la puissance de l'alignement des outils sur la philosophie de l'entreprise, de la promotion d'un environnement d'amélioration continue et de l'exploitation de la technologie pour transformer chaque interaction d'équipe en une opportunité de croissance.