Les 5 meilleures alternatives à Notion : améliorez votre productivité

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est un outil complet qui combine la prise de notes, la gestion des tâches, la création de bases de données et des fonctionnalités de collaboration. Il permet à votre entreprise de créer des espaces de travail où chacun peut partager et organiser efficacement les informations et les documents. Voyons en détail les principales caractéristiques de Notion.

Quelles sont les principales caractéristiques de Notion ?

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• Organisation de l'espace de travail : Notion vous permet d'avoir une vue d'ensemble de l'activité de votre entreprise grâce à l'organisation de ses espaces de travail. Les différentes équipes de votre entreprise peuvent partager (ou non) leurs documents, leurs projets afin d'améliorer la collaboration et l'efficacité.
• Création de documents : Notion est équipé d'une fonction de création de documents qui vous permet de créer des documents avancés avec du texte, des listes de contrôle, des vidéos, du code... Cela rend l'outil adapté à presque toutes les équipes (ingénierie, marketing...).
• Fonctionnalités de gestion de projet : Notion permet de suivre et de gérer les projets au fur et à mesure que les tâches sont enregistrées et organisées et peuvent être consultées par statut, propriétaire et calendrier à tout moment.
• Fonction de recherche : Vous pouvez effectuer une recherche dans vos espaces de travail à l'aide de la barre de recherche disponible sur Notion. C'est très utile car il centralise toutes les informations et vous permet de tout trouver en un clin d'œil !
• Fonctionnalités de collaboration : Notion est doté de fonctionnalités de collaboration avancées pour améliorer le travail d'équipe au sein de votre entreprise. Par exemple, il est possible de partir commentaires sur des documents, dans lesquels vous pouvez étiqueter des personnes. Vous pouvez même réagir aux commentaires publiés à l'aide d'émojis.
• Assistant IA : Notion est équipée d'une puissante IA qui répond à toutes vos questions mais peut également vous aider à rédiger du texte en fonction de ce que vous demandez.

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Combien ça coûte ?

Notion propose plusieurs forfaits, qui sont plutôt abordables :

• Gratuit : Avec des espaces de travail basiques, 5 Mo de téléchargements de fichiers, un historique des pages de 7 jours et jusqu'à 10 invités.
• En plus : 12$ par utilisateur et par mois avec des téléchargements de fichiers illimités, un historique des pages de 30 jours et jusqu'à 100 invités.
• Affaires : 18 $/utilisateur/mois avec des analyses de pages avancées, un historique des pages de 90 jours et jusqu'à 250 invités, avec la possibilité d'ajouter des collaborateurs externes à des pages spécifiques de vos espaces de travail. Des espaces d'équipe privés sont également disponibles.
• Entreprise : Personnalisé

Notez qu'il s'agit de la tarification sans aucune fonctionnalité d'IA. Si vous souhaitez ajouter ces fonctionnalités, un supplément de 10$ par utilisateur et par mois sera requis.

Maintenant que vous savez en quoi Notion peut être utile, il est temps de jeter un œil aux autres options disponibles sur le marché. Examinons les 5 meilleures alternatives de Notion.

La meilleure alternative : Claap

Claap est un intelligence conversationnelle outil, mais c'est bien plus que cela. Il s'agit d'un outil complet qui améliore la collaboration entre les équipes et augmente la productivité.

Les principaux avantages de Claap

• Fonctionnalités d'intelligence des conversations : Claap est capable de record et transcrire les réunions dans plus de 100 langues. Il est également équipé de Fonctionnalités de l'IA pour produire résumés intelligents et mettez en avant les points clés de vos réunions.
• Communication asynchrone : Claap est un réunion asynchrone outil. Grâce à son interface, vous pouvez enregistrez votre écran lorsque votre appareil photo est allumé. En 5 minutes, vous avez enregistré votre premier claap, et vous pouvez le partager sur vos espaces de travail Claap ou avec des collaborateurs externes pour communiquer plus facilement.
• Organisation de l'espace de travail : Tout comme Notion, Claap est organisé en espaces de travail pour vous aider à travailler facilement avec vos coéquipiers.
• Fonctionnalités de collaboration : Vos collègues et même des personnes extérieures peuvent regarder les vidéos que vous partagez et réagir, poser des questions à leur sujet... Et les possibilités de collaboration sont plus étendues que celles de Notion puisque vous pouvez même sélectionner une partie de l'écran pour y réagir de manière plus spécifique.
• Vidéothèque : Claap est doté d'une fonction de vidéothèque qui vous permet de rechercher des vidéos spécifiques en fonction des mots clés qui y sont mentionnés.

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Les limites du Claap

• Capacités d'analyse limitées : Claap ne peut pas être considéré comme un outil avancé d'intelligence des conversations car il ne dispose pas de fonctionnalités telles que l'analyse des sentiments. Mais vous ne recherchez certainement pas un outil d'intelligence conversationnelle, n'est-ce pas ?
• Compatibilité: L'application de bureau de Claap n'est actuellement disponible que sur Mac. Windows est en route.

Les tarifs de Claap

• Basique : Gratuit avec une limite de téléchargement de 10 vidéos.
• Démarreur : 10$ par mois par utilisateur avec téléchargement et stockage illimités de vidéos.
• Pour : 30$ par mois par utilisateur avec accès aux fonctionnalités de l'IA.
• Entreprise : Personnalisé

Le prix de Claap est similaire à celui de Notion, mais à mon avis, il est meilleur car il permet de transcrire et d'enregistrer des réunions, mais il est également plus avancé en termes de fonctionnalités de collaboration. Et si vous n'êtes pas convaincu, il existe une version d'essai de 14 jours pour que vous puissiez vous en rendre compte par vous-même !

Trello : le meilleur logiciel de gestion de projet

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Si vous êtes particulièrement intéressé par les fonctionnalités de gestion de projet de Notion, Trello pourrait être une bonne alternative. Voici pourquoi :

Pros

• Affichage intuitif : Trello est facile à utiliser et à maîtriser. Vous pouvez glisser-déposer vos tâches (affichées sous forme de cartes) pour gérer le calendrier du projet. Trello classe vos tâches dans différentes colonnes d'un tableau Kanban.
• Gestion avancée des tâches : Trello vous permet de créer des tâches détaillées en ajoutant des libellés personnalisés, en fixant une date limite, en incluant une description avec une liste de contrôle, etc.
• Personnalisation : Le tableau Kanban de Trello est hautement personnalisable car vous pouvez modifier la couleur d'arrière-plan, mais également nommer les colonnes du tableau Kanban comme vous le souhaitez. Vous pouvez également créer des étiquettes spécifiques et ne vous limitez pas aux classiques « À faire » et « Terminé ».

Les inconvénients

• Fonctionnalités simples manquantes : Trello est un outil complet, mais il ne dispose toujours pas de fonctionnalités cruciales telles que la possibilité d'effacer une carte.
• Pas idéal pour les projets complexes : Trello est incroyablement utile pour les projets simples. Mais je ne recommanderais pas de l'utiliser pour des projets plus complexes comportant des diagrammes de Gantt et de longues listes de tâches dépendantes, car le principal avantage de Trello est son affichage efficace.

Tarification

• Gratuit : Avec des fonctionnalités de base et jusqu'à 10 collaborateurs.
• Norme : 6 $/mois/utilisateur avec un nombre illimité de tableaux, un nombre illimité de collaborateurs et des fonctionnalités plus avancées telles que des listes de contrôle avancées.
• Prime : 12,50 $/mois/utilisateur avec accès à des fonctionnalités plus avancées et à des capacités d'IA.
• Entreprise : 17,50 $/mois/utilisateur (pour 50 utilisateurs) avec des espaces de travail illimités et une assistance 24h/24 et 7j/7 notamment.

Dans l'ensemble, Trello est un outil de gestion de projet solide offrant un bon rapport qualité-prix.

Zoho : l'outil le plus complet

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Si vous ne recherchez pas un outil de gestion des notes mais une solution plus complète capable d'améliorer l'efficacité globale de votre entreprise, Zoho pourrait être une bonne solution. Voyons pourquoi

Pros

• Plateforme complète : Zoho propose une gamme complète d'applications commerciales, de collaboration et de productivité, telles qu'une plateforme RH, un outil de gestion de projet, un chat, etc. C'est pourquoi il peut remplacer Notion et faire bien plus encore.
• Organisation de l'espace de travail : Zoho Workplace vous permet de collaborer sur des documents avec d'autres collègues, de discuter avec eux et d'améliorer globalement votre efficacité grâce à un tableau de bord.
• Évolutivité : Zoho est connu pour son évolutivité et accompagnera votre entreprise dans sa croissance sans aucun problème.

• Automatisation des ventes : Je sais que nous nous éloignons un peu du sujet principal, mais je dois mentionner que Zoho est un excellent CRM et qu'il est très utile si vous souhaitez améliorer l'efficacité de votre équipe commerciale. Zoho améliore votre processus de vente grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des prospects et des transactions. Il est livré avec Blueprint, qui vous aide à définir et à normaliser les meilleures pratiques pour votre équipe commerciale. Mais sachez que le meilleur outil pour améliorer votre efficacité commerciale reste Claap!

Les inconvénients

• Problèmes de support : Le système d'assistance de Zoho est gratuit mais pas le plus rapide. Les délais d'attente pour les réponses peuvent être longs, ce qui peut être problématique et frustrant lorsque vous faites face à des problèmes critiques.
• Bugs fréquents : Certains utilisateurs ont signalé avoir rencontré des bogues, notamment lors des nouvelles mises à jour.

Tarification

Les forfaits suivants concernent uniquement Zoho Workplace. Attention, si vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités d'automatisation des ventes par exemple, vous devrez souscrire à d'autres plans.

• Norme : 3 $/mois/utilisateur avec 30 Go de stockage de courrier, 10 Go de stockage WorkDrive par utilisateur, pièces jointes jusqu'à 500 Mo, limite de téléchargement de fichiers de 1 Go.
• Professionnel : 6 $/mois/utilisateur avec 100 Go de stockage de courrier, 100 Go de stockage WorkDrive par utilisateur, pièces jointes jusqu'à 1 Go.

Slite : la meilleure alternative pour l'automatisation de l'IA

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Même si Notion et les autres alternatives que j'ai présentées, comme Claap, possèdent de solides capacités d'IA, ce ne sont pas les meilleures options si vous recherchez une automatisation accrue. Dans ce cas, je pense que vous devriez jeter un œil à Slite. Explorons donc les avantages et les inconvénients de cet outil.

Pros

• Environnement de l'espace de travail : En termes de fonctionnalités générales, Slite est proche de Notion. Slite est organisé en espaces de travail dans lesquels vous pouvez ajouter des informations, des images pour collaborer facilement.
• Fonctionnalités générales de l'IA : Slite est doté de fonctionnalités d'IA classiques, similaires à celles de Notion. Par exemple, vous pouvez demander au chatbot de rechercher des informations dans vos bases de données au lieu de le faire vous-même.
• Assistant de rédaction IA : Slite est doté de fonctionnalités avancées d'IA. Il vous aide à prendre des notes et à partager des informations avec différentes personnes car il est capable de traduire du texte, de corriger l'orthographe et la grammaire, mais aussi de réécrire votre texte en le résumant ou en changeant le ton.
• Gestion des connaissances : Slite facilite la gestion des connaissances. Vous pouvez configurer des vérifications automatisées pour vous assurer que vos documents sont toujours à jour. Vous pouvez également modifier manuellement le propriétaire ou le statut de vos projets/notes si vous préférez procéder de cette façon !

Les inconvénients

• Formats de téléchargement limités : Slite est limité en termes de formats de documents qu'il peut gérer. Il est également assez difficile d'utiliser des feuilles de calcul sur l'outil, ce qui peut poser problème.
• Quelques bugs : Certains utilisateurs ont signalé avoir rencontré des bogues lors de l'utilisation de Slite, mais l'équipe d'assistance semble être très réactive pour aider les utilisateurs.

Tarification

• Norme : 10$ par mois et par utilisateur, avec presque toutes les fonctionnalités mentionnées précédemment, mais limitées (maximum 200 Mo par fichier téléchargé, maximum 30 questions par utilisateur sur l'assistant AI)
• Prime : 15 $/mois/utilisateur, sans limite pour le téléchargement de fichiers ou AI Assistant
• Entreprise: Personnalisé

Google Keep : la meilleure alternative gratuite

Google Keep est une bonne alternative à Notion si votre budget est limité. Si vous avez des besoins de base, cela pourrait être l'option la plus intéressante pour vous.

Pros

• Facilité d'utilisation : Google Keep est connu pour son interface très intuitive et rationalisée, vous n'aurez donc pas besoin de beaucoup de temps pour maîtriser l'outil.
• Gestion de base des notes : Google Keep vous permet de gérer vos notes dans différents formats (texte, listes de contrôle...). Il peut même gérer les notes manuscrites et les notes vocales (il les transcrit automatiquement).
• Étiquetez et classez les notes : Google Keep vous permet d'étiqueter et de classer les notes pour avoir une meilleure vue d'ensemble de vos tâches.
• Fonctionnalités de partage : Google Keep vous permet de partager des notes avec d'autres utilisateurs comme les autres applications de Google Drive.
• Application mobile : Google Keep est disponible sur mobile afin que vous puissiez prendre des notes à tout moment de la journée, même lorsque vous n'êtes pas à la maison ou au bureau.

Les inconvénients

• Capacités globalement limitées : Google Keep est assez limité en termes de fonctionnalités. Par exemple, vous ne pouvez pas créer de dossiers pour vos notes. Vous ne pouvez pas non plus utiliser plus que de simples puces pour vos listes...
• Non adapté aux documents volumineux

Tarification

Google Keep est totalement gratuit et disponible avec un simple compte Google.

Conclusion

Notion est un excellent outil, cela ne fait aucun doute. Mais est-ce vraiment le meilleur outil pour vous ? Je ne suis pas sûr. Je suis un peu partial mais je vous recommande de tester Claap si vous recherchez un outil complet qui améliorera la collaboration et l'efficacité de vos équipes. Il existe une version gratuite de Claap et vous pouvez même tester les fonctionnalités payantes pendant 14 jours sans dépenser un centime ! Alors, pourquoi ne pas lui donner un test?

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