Transformez votre recrutement : un tutoriel sur la notation des entretiens

Qu'est-ce qu'une feuille de notation d'entretien

Si vous avez l'habitude d'interviewer des candidats pour des postes, vous utilisez peut-être déjà des modèles d'entretien. Mais vous pouvez être encore plus efficace en utilisant des feuilles de notation des entretiens.

Les feuilles de notation des entretiens (également appelées cartes de pointage des entretiens) sont des outils d'aide utilisés pour évaluer les candidats sur la base de critères prédéfinis.

Mais permettez-moi de clarifier un peu pourquoi vous devriez utiliser des feuilles de notation des entretiens.

Pourquoi utiliser une feuille de notation des entretiens

Pour évaluer le candidat avec précision

C'est évident, mais c'est la principale utilité d'une feuille de notation d'entretien. Ne vous fiez plus à des souvenirs flous : la feuille de notation des entretiens sera votre code de triche d'embauche. Et cela vous aidera à prendre des décisions intelligentes et objectives concernant les candidats.

Réaliser des entretiens standardisés

Le fait d'avoir une feuille de notation des entretiens signifie que vous pouvez avoir des entretiens standardisés. S'il y a plusieurs intervieweurs, vous pouvez avoir le même ensemble de questions et la même méthode de notation.

Cela peut prendre un peu de temps pour que tous les intervieweurs (peut-être que vous faites partie) comprennent les attentes pour chaque question et utilisent des méthodes de notation similaires. Mais au final, une fiche d'entretien est certainement le meilleur moyen de garantir des conditions d'entretien équitables aux candidats.

Conservez une trace de l'entretien.

Si vous interviewez de nombreux candidats, vous pouvez facilement vous perdre : une feuille de notation des entretiens, avec les commentaires personnels que vous rédigerez, vous aidera à vous souvenir des différents candidats et à être plus efficace lorsqu'il s'agit de rendre compte des performances.

Vous pouvez également utiliser Claap, et conservez un véritable enregistrement de l'entretien. Claap sera votre compagnon d'entretien qui non seulement enregistrera tous vos entretiens, mais prendra également automatiquement des notes pour vous !

Les 7 éléments à inclure dans votre feuille de notation d'entretien

Une section d'informations générales

Cette section vous aidera à classer les feuilles de notation de vos entretiens par la suite. Cela sera également très utile si vous devez envoyer la feuille de notation à un tiers (l'équipe des ressources humaines par exemple). Il doit essentiellement contenir :

• L'objet de l'entretien (essentiellement le titre du poste)
• La date et l'heure de l'entretien
• Les noms des candidats et des personnes interviewées

Un système de notation

Le système de notation est ce qui rend votre feuille de notation d'entretien bonne. Il doit vous permettre d'évaluer avec précision les performances du candidat. Pour cela, vous avez besoin d'au moins 5 notes différentes. Vous devez également avoir, quelque part dans la feuille de notation de votre entretien, un rappel de la signification de chaque note. Il peut être présenté comme suit :

• 1/5 : La réponse ne répond pas à la question et manque d'informations essentielles.
• 2/5 : Une réponse médiocre avec quelques points pertinents, mais elle manque d'exhaustivité.
• 3/5 : Une réponse acceptable qui couvre les principaux points mais manque de profondeur ou d'informations supplémentaires.
• 4/5 : Une réponse solide et complète qui dépasse les exigences de base de la question.
• 5/5 : Une réponse exceptionnelle qui répond précisément à toutes les attentes et fournit des informations exceptionnelles.

Questions pour évaluer le candidat

Pour évaluer le candidat, vous devez savoir ce que l'on attend de lui. En gros, vous voudrez évaluer des domaines tels que l'éducation, l'expérience professionnelle...

Vous pouvez également évaluer des éléments spécifiques à l'aide de questions (capacité à parler une langue spécifique par exemple). C'est pourquoi vous avez besoin de cette section dans votre feuille de notation d'entretien. Vous attribuerez une note pour chacun de ces domaines/questions inclus dans votre feuille de notation d'entretien.

Une section de réponses

Cette section n'est pas obligatoire. Cela dépendra de ce que vous voulez obtenir avec votre feuille de notation d'entretien. Mais vous souhaiterez peut-être conserver des éléments des réponses du candidat pour vous aider lors de l'étape de notation, par exemple. Pour cela, vous avez besoin d'une section vide spécifique que vous devrez remplir lors de l'entretien.

Une section dédiée aux commentaires

Encore une fois, il ne s'agit pas d'une section obligatoire. Toutefois, si vous souhaitez expliquer la note que vous attribuez ou donner votre avis en direct sur les réponses du candidat, vous aurez besoin d'une section de feedback dans votre feuille de notation d'entretien.

Une section « score total »

La section du score total est généralement utilisée pour comparer les différents candidats. Il s'agit d'une section à la fin de votre feuille de notation d'entretien où vous noterez la somme des différentes notes attribuées au candidat (pour chaque question posée).

Une section « Autres notes »

La section « autres notes » est un élément essentiel de la feuille de notation de votre entretien. Lors de presque tous les entretiens, vous aurez des éléments spécifiques à noter. Ces éléments ne peuvent être anticipés et peuvent ne pas figurer dans les autres sections de votre feuille de notation d'entretien.

Par exemple, si le candidat parle chinois mais que ce n'est pas une exigence du poste, vous pouvez le noter dans la section « autres notes ». Et vous pouvez même ajouter des points bonus dans la section du score total sur la base de ce type d'informations.

Mais encore une fois, en utilisant Claap est bien plus simple, vous pouvez avoir une simple feuille de notation d'entretien avec uniquement les notes attribuées pour chaque question. Pour les informations détaillées, Claap vous a soutenu en transcrivant l'intégralité de votre réunion ! Vous pouvez vous concentrer sur votre interaction avec le candidat et sur la partie notation !

Un véritable modèle de feuille de notation d'entretien

Maintenant que vous savez exactement quoi inclure dans votre feuille de notation d'entretien, vous pouvez tout à fait créer la vôtre, mais je vais vous faire gagner du temps en vous fournissant un modèle prêt à l'emploi. Vous trouverez ci-dessous une version générale, pour évaluer les domaines :

MODÈLE GÉNÉRAL

Et comme je pense toujours à tout, je sais que vous pourriez avoir besoin d'un modèle plus détaillé avec des questions spécifiques, alors voilà :

MODÈLE DE QUESTIONS

Voici un exemple d'utilisation de la version générale fournie précédemment :

Et voici un exemple d'utilisation de la version complète :

Comment adapter votre feuille de notation d'entretien à vos besoins

Exemple d'utilisation des modèles de feuille de notation des entretiens

Même maintenant que vous avez vos modèles, votre travail n'est pas totalement terminé ! Il faut les adapter. Vous ne pouvez pas vous présenter à l'entretien avec une feuille de notation avec « Zone 1 », « Zone 2 » et « Zone 3 » à évaluer ! Mais ne t'inquiète pas, je vais t'aider. Tout d'abord, jetez un œil à ces exemples d'utilisation des modèles de feuille de notation des entretiens :

Voici un exemple d'utilisation de la version générale fournie précédemment :

Et voici un exemple d'utilisation de la version complète :

Voyons maintenant comment vous pouvez transformer les modèles bruts en modèles personnalisés et optimiser l'efficacité de votre feuille de notation d'entretien !

Choisissez et révisez votre modèle

La première étape consiste à choisir votre modèle. Je vous ai fourni 2 modèles différents. Si vous avez besoin d'évaluer des domaines et souhaitez être libre en ce qui concerne les questions que vous poserez, vous devez choisir le premier modèle. Si vous voulez un modèle plus « guidé », vous devez choisir le second.

Ensuite, vous devez vous assurer que rien ne manque. Vous pourriez avoir des exigences spécifiques à inclure dans votre modèle. C'est le moment de le faire !

Définir les domaines d'évaluation

Comme je l'ai déjà mentionné, la feuille de notation de votre entretien doit être adaptée aux exigences du poste. En règle générale, les domaines que vous souhaitez évaluer sont les suivants :

• Éducation
• Expérience professionnelle
• Compétences et qualifications
• Personnalité
• Adaptation culturelle

Mais cette liste n'est pas exhaustive et vous pouvez inclure tous les domaines que vous jugez pertinents à évaluer pour le poste.

Si vous avez choisi le premier modèle (formulaire général), votre travail est terminé ! Si vous avez choisi le deuxième modèle, vous avez presque terminé, mais il vous reste encore une dernière étape à franchir !

Choisissez vos questions

Maintenant que vous connaissez les domaines que vous souhaitez évaluer, votre tâche sera de trouver des questions pour vous aider à le faire. Ne vous inquiétez pas, j'ai déjà préparé une liste de questions pour chaque domaine mentionné précédemment. Vous pouvez simplement sélectionner les questions que vous trouvez pertinentes dans la liste ci-dessous et remplir votre modèle avec celles-ci !

 Éducation

1. Pouvez-vous donner un aperçu de votre parcours universitaire, y compris les certifications pertinentes ?
2. Comment pensez-vous que votre parcours scolaire vous a préparé à ce poste ?
3. Y a-t-il des cours spécifiques de votre parcours universitaire qui, selon vous, sont particulièrement pertinents pour ce poste ?
4. Y a-t-il des distinctions, des récompenses ou des reconnaissances que vous avez reçues au cours de votre parcours universitaire ?
5. Avez-vous poursuivi des études, des certifications ou un développement professionnel supplémentaires depuis la fin de vos études formelles ?
6. Quel était votre GPA global et comment croyez-vous qu'il reflète vos résultats scolaires ?
7. Le cas échéant, pourriez-vous donner un bref aperçu des projets de recherche ou des thèses que vous avez entrepris au cours de votre carrière universitaire ?
8. Avez-vous participé à des activités parascolaires ou à des clubs pendant vos études ?

Expérience professionnelle

1. Passez-moi votre CV et mettez en lumière les expériences clés qui vous ont permis de décrocher ce poste.
2. Pouvez-vous nous parler d'une réalisation spécifique de votre poste précédent qui, selon vous, est directement liée aux défis de ce poste ?
3. Décrivez le projet le plus important sur lequel vous avez travaillé dans votre carrière. Quel a été votre rôle et quel impact a-t-il eu ?
4. Comment pensez-vous que vos expériences passées contribuent au succès de notre équipe/entreprise ?
5. Qu'est-ce qui vous a amené à poursuivre une carrière dans [industrie/domaine] ? Comment votre parcours vous a-t-il préparé à ce rôle ?
6. Dans votre rôle précédent, comment avez-vous collaboré avec votre équipe pour atteindre des objectifs communs ?

Compétences et qualifications

1. Quelles sont, selon vous, les compétences spécifiques qui vous conviennent le mieux pour ce poste ?
2. Comment évalueriez-vous vos compétences en [compétence spécifique requise pour le poste] ? Pouvez-vous donner des exemples de la façon dont vous avez appliqué cette compétence dans vos fonctions précédentes ?
3. Parlez-nous d'une occasion où vous avez utilisé avec succès [une compétence pertinente] pour résoudre un problème difficile au travail.
4. Quelles mesures prenez-vous pour maintenir votre [compétence spécifique] à jour et à jour avec les meilleures pratiques du secteur ?
5. Pouvez-vous donner des exemples de la façon dont vous avez utilisé [une autre compétence spécifique] pour rationaliser les processus ou améliorer l'efficacité dans vos postes précédents ?
6. Comment abordez-vous l'apprentissage de nouvelles technologies ou de nouveaux outils adaptés à votre rôle ? Pouvez-vous nous donner un exemple récent ?
7. Quelle expérience avez-vous avec [un logiciel ou une technologie spécifique mentionnée dans la description du poste] ? Êtes-vous à l'aise avec l'apprentissage de nouveaux outils ?
8. Comment priorisez-vous les tâches lorsque plusieurs échéances approchent, et comment votre [compétence spécifique] vous a-t-elle aidée à gérer efficacement votre charge de travail ?
9. Quelles certifications ou formations possédez-vous qui sont directement liées aux exigences de ce poste ?

Personnalité

1. Parlez-moi d'une fois où vous avez eu affaire à un membre de l'équipe difficile. Comment avez-vous géré la situation et quel en a été le résultat ?
2. Décrivez une situation dans laquelle vous avez dû prendre une décision difficile. Quels facteurs avez-vous pris en compte et quel en a été le résultat ?
3. Comment gérez-vous le stress et la pression sur le lieu de travail, et pouvez-vous donner un exemple précis d'une situation de haute pression ?
4. Parlez-moi d'une fois où vous avez dû prendre la direction d'un projet. Comment avez-vous motivé votre équipe et quel en a été le résultat ?
5. Donnez un exemple de cas où vous avez dû donner des commentaires constructifs à un collègue. Comment l'avez-vous abordé et quelle a été la réponse ?
6. Décrivez une situation dans laquelle vous avez dû résoudre un conflit au sein de votre équipe. Quelles mesures avez-vous prises et quelle en a été la solution ?
7. Parlez-moi d'un projet qui ne s'est pas déroulé comme prévu. Quels défis avez-vous dû relever et qu'avez-vous appris de cette expérience ?
8. Comment garantir une communication efficace au sein d'une équipe, en particulier lorsque vous travaillez avec des personnes diversifiées ? Pouvez-vous donner un exemple ?
9. Décrivez un moment où vous avez dû vous adapter rapidement à l'évolution des exigences du projet. Comment l'avez-vous géré et quel en a été le résultat ?
10. Donnez un exemple de cas où vous avez dû influencer d'autres personnes pour qu'elles adoptent une nouvelle idée ou une nouvelle approche. Comment l'avez-vous abordé et quel en a été le résultat ?

Adaptation culturelle

1. Que savez-vous de notre culture d'entreprise et comment pensez-vous pouvoir vous y intégrer ?
2. Décrivez l'environnement de travail dans lequel vous vous sentez le plus épanouir. En quoi cela correspond-il à la culture de notre entreprise ?
3. Comment priorisez-vous l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et en quoi cela correspond-il aux valeurs de notre entreprise ?
4. À votre avis, qu'est-ce qui rend un lieu de travail inclusif et comment avez-vous contribué à créer un environnement inclusif dans vos fonctions précédentes ?
5. Pouvez-vous donner un exemple de cas où vous avez fait preuve de flexibilité et d'adaptabilité dans un environnement de travail ?
6. Selon vous, quel rôle jouent les valeurs de l'entreprise dans le travail quotidien d'un employé, et comment avez-vous démontré votre alignement sur ces valeurs au cours de votre carrière ?
7. Comment abordez-vous le fait de donner et de recevoir des commentaires, et comment cela s'inscrit-il dans la culture du feedback de notre entreprise ?
8. Quels aspects de la mission et de la vision de notre entreprise vous intéressent, et comment envisagez-vous de contribuer à la réalisation de nos objectifs à long terme ?
9. Comment abordez-vous l'établissement de relations avec vos collègues et la création d'un environnement de travail positif ?

Découvrez Claap, l'outil idéal pour vos entretiens

Si vous lisez cet article, cela signifie que vous souhaitez améliorer vos processus d'entretien. Je dois donc recommander Claap. Claap est un audio et transcription vidéo outil qui vous permettra de monter de niveau dans votre jeu. Voici comment vous pouvez modifier la façon dont vous interviewez les candidats avec Claap :

Enregistrez vos entretiens

Claap est un enregistrement de réunion outil. Cela signifie qu'il vous suffit de cliquer sur un bouton pour enregistrer entièrement vos entretiens. Vous n'aurez jamais à vous casser la tête pour vous souvenir de votre entretien. Avec Claap, vous pouvez revoir votre entretien, que ce soit pour vérifier quelque chose ou pour normaliser vos notes.

Transcrivez vos entretiens

Vous vous souvenez quand je vous ai dit que vous pourriez devoir inclure une section de réponses ou une section « autres notes » dans votre feuille de notation d'entretien ? Eh bien, si vous utilisez Claap, vous pouvez l'oublier. Claap est un preneur de notes automatique. Il note tout ce qui est dit au cours de l'entretien. Et cela va même plus loin.

Résumez vos entretiens

Claap ne se contente pas de transcrire vos interviews. Avec ses Fonctionnalités de l'IA, il résume également les informations pour les rendre plus compréhensibles. Si vous devez rendre compte de vos entretiens, c'est l'outil idéal !

Conseil de pro : pour optimiser l'efficacité de vos commentaires et l'équité de vos notes, je vous recommande d'utiliser votre feuille de notation d'entretien et un modèle d'entretien avec Claap. Vous vous concentrez simplement sur la notation, Claap prend des notes pour vous et remplit automatiquement votre modèle !

Stockez vos entretiens de manière efficace

À quoi bon enregistrer vos interviews si vous ne les retrouvez pas ? Avec Claap, vous n'avez pas à vous poser ce genre de questions. Claap enregistre vos entretiens dans un wiki vidéo avec de puissantes fonctionnalités de recherche. Vous pouvez retrouver n'importe quel entretien passé en utilisant un simple mot prononcé au cours de celui-ci.

Collaborez différemment

Avez-vous déjà pensé à partager vos entretiens avec vos coéquipiers ? Ou avec l'équipe des ressources humaines ? Si ce n'est pas le cas, tu devrais peut-être y réfléchir.

Avec Claap, vous pouvez facilement partager vos entretiens enregistrés sur différents espaces de travail. Et d'autres personnes peuvent interagir avec eux ! Réfléchissez à la façon dont cela peut modifier votre processus d'entretien. Par exemple, d'autres intervieweurs peuvent réagir ou commenter une partie spécifique (de l'écran) de votre entretien enregistré. Vous pouvez partager vos notes et ils vous donneront leur avis à leur sujet. Il en résulte un processus d'entretien plus juste et plus efficace.

Je pourrais continuer comme ça encore un moment, mais je pense que vous avez compris le message. Donc, si vous voulez révolutionner votre processus d'entretien, offrez à Claap un essayer maintenant (plan gratuit disponible sans carte de crédit) !

Parce que les actes sont plus éloquents que les paroles. N'hésitez pas : essayez Claap dès aujourd'hui et constatez la différence par vous-même (plan gratuit disponible sans carte de crédit) !