Optimisation de la productivité grâce à une approche axée sur l'asynchrone : conseils et stratégies

Avez-vous du mal à maintenir l'organisation et la productivité de votre équipe ? Une approche asynchrone peut être la solution que vous recherchez. Dans cet article, nous allons explorer les avantages d'une organisation axée sur l'asynchrone et fournir des conseils pratiques sur la façon de les implémenter au sein de votre équipe. Qu'il s'agisse de définir des objectifs et des attentes clairs ou de favoriser la confiance, nous avons ce qu'il vous faut.

Les avantages d'un environnement de travail axé sur l'asynchrone

L'utilisation par défaut de la communication asynchrone peut permettre à votre équipe de se démarquer, en particulier pour les organisations distribuées où les membres de l'équipe peuvent se trouver dans des fuseaux horaires différents et travailler à distance.

L'un des principaux avantages de la mise en mode asynchrone est qu'elle permet une plus grande flexibilité dans la prise de décision. Lorsque vous pouvez prendre votre temps pour répondre aux demandes, plutôt que de vous sentir obligé de prendre une décision rapide sur place, vous êtes plus susceptible de proposer des solutions créatives et d'envisager différents points de vue.

Un autre avantage est qu'il réduit les malentendus. En lien avec le point ci-dessus, lorsque nous avons l'espace nécessaire pour réfléchir à la façon dont nous allons répondre à un message, nous accordons plus d'attention au langage que nous utilisons et à la façon dont nous structurons nos pensées. Cela permet de garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que des informations importantes ne sont pas perdues dans le rythme effréné des équipes synchrones.

Les flux de travail axés sur l'asynchronisation facilitent également la constitution d'une équipe diversifiée et inclusive. En encourageant les membres de l'équipe à travailler à leur propre rythme et selon leur propre calendrier, plutôt que de ressentir la pression d'être constamment disponibles pour les réunions ou les discussions, vous pouvez attirer un plus large éventail de talents, quels que soient le lieu, le fuseau horaire ou toute autre contrainte de planification.

Et enfin, une plus grande flexibilité se traduit normalement par une plus grande productivité, aussi. Au lieu de travailler huit heures d'affilée par jour, votre équipe peut organiser son emploi du temps en fonction des moments où elle se sent le plus productive. Il ne s'agit plus de savoir quand ils travaillent, mais de faire le travail.

Meilleures pratiques pour gérer une équipe asynchrone

Si vous êtes habitué à un environnement « permanent », la gestion d'une équipe asynchrone peut s'avérer difficile. Quelques questions apparaissent généralement pour les nouveaux managers :

• Comment favoriser une plus grande autonomie et flexibilité sans perdre de vue qui travaille sur quoi ?
• Comment s'assurer que tout le monde travaille sur les bonnes choses sans microgestion ?
• Comment préserver quelques heures de collaboration, au cours desquelles des travaux synchrones tels que des brainstormings peuvent avoir lieu ?

Le plus difficile est de trouver le juste équilibre entre donner à votre équipe l'autonomie nécessaire pour travailler de manière asynchrone et fournir les conseils nécessaires pour garantir que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs. Et à cet égard, la communication est essentielle. L'établissement de délais et d'attentes clairs, la mise en place de systèmes permettant de suivre les progrès et le fait de donner à chacun la possibilité de poser des questions, de partager des idées et de recevoir des commentaires permettront de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. En outre, il est important de connaître les besoins individuels de chaque membre de l'équipe et de fournir un soutien si nécessaire.

Voici donc nos meilleurs conseils pour mettre en place une équipe asynchrone performante :

Définissez des directives en matière de communication et de collaboration

L'établissement de règles et d'attentes claires constitue la base d'une équipe asynchrone performante. Cela permet d'assurer l'alignement des membres de l'équipe, d'améliorer la communication, de renforcer la confiance et d'accroître la productivité. Il permet surtout à votre équipe de travailler dans les meilleures conditions pour gérer le flux de communications qu'elle reçoit.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la définition des directives de communication interne :

1. Finalité: Vous devez clairement définir comment les directives appuieront la mission et les objectifs de l'organisation.
2. Instantanéité: Clarifiez ce qu'il est important de faire maintenant et plus tard, définissez clairement les situations d'urgence et déterminez comment débloquer les dépendances entre les équipes.
3. Chaînes: Identifiez l'outil et/ou le canal le plus pertinent en fonction de l'objectif, du contenu et du calendrier (e-mails, réunions, outil de gestion de projet, etc.). Soyez également clair sur les ✅ choses à faire, ❌ à ne pas faire et 👌 les meilleures pratiques pour chaque canal.
4. Fréquence: Déterminez à quelle fréquence les différents types de communication doivent avoir lieu, tels que les réunions debout, les mises à jour de l'équipe ou les réunions générales.
5. Ton: Donnez le ton et le langage utilisés dans la communication, y compris le professionnalisme, le respect et l'inclusivité.
6. Confidentialité: définissez les attentes en matière de confidentialité et de protection des informations sensibles.
7. Feedback: Mettre en place un processus pour solliciter et intégrer des commentaires sur l'efficacité des directives de communication.

Adoptez de nouveaux outils de communication

Une fois que vous avez défini les règles d'engagement de votre équipe, l'étape suivante consiste à vous assurer de limiter au maximum vos outils de travail. Il n'y a rien de pire lors de la transition vers l'asynchrone que de devoir déterminer où trouver un document ou où une discussion importante a eu lieu. Ainsi, lorsque vous définissez vos canaux de communication, assurez-vous de clarifier ce qui doit être utilisé pour quoi.

Les outils que vous choisirez dépendront de votre travail, mais à un niveau élevé, vous devez définir des outils pour l'équipe et l'ensemble de l'entreprise. Chez Claap, par exemple, notre infrastructure technologique à l'échelle de l'entreprise comprend :

• Notion. C'est à des fins de gestion des connaissances (c'est-à-dire des informations non urgentes de tous niveaux d'importance). C'est là que nous documentons presque tout, de la feuille de route du produit aux OKR et aux initiatives interéquipes. Il s'agit également de notre base de données de calendrier de contenu et de notre CRM client.
• Slack. C'est pour les messages urgents et non importants, pendant les heures de bureau. Chez Claap, nous sommes d'abord asynchrones, ce qui signifie que nous sommes très prudents avec Slack. Ok pour les questions rapides, les annonces de l'entreprise et les brise-glace occasionnels. Mais c'est interdit pour tout ce qui nécessite un examen attentif, auquel nous devrons nous référer plus tard, et même pour soumettre des demandes.
• Claap. Le Claap est destiné aux discussions structurées et non urgentes, à tout moment. Cela nous permet de remplacer les réunions lorsqu'une discussion ne rentre pas dans les outils écrits.
• Vidéoconférence. Nous utilisons à la fois Google Meet, Around et même Slack Huddles. Les réunions en direct sont notre dernière ressource et nous avons un article de blog complet qui leur est consacré et explique comment nous les utilisons ici : Réunions : quand enregistrer, quand ne pas les enregistrer, quand les remplacer.

Communiquez de manière proactive les objectifs, les réalisations et les obstacles

Le meilleur moyen de renforcer la confiance et d'éviter la microgestion au sein d'une équipe distribuée est d'éviter les conjectures. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour tenir votre équipe informée des progrès et des défis de chacun :

1. Utiliser un outil de gestion de projet: De nombreuses équipes orientées vers l'asynchrone utilisent des outils tels que Notion, Trello ou Asana pour suivre les objectifs, les tâches et les progrès. En mettant régulièrement à jour ces outils, vous pouvez tenir l'équipe informée de ce sur quoi vous travaillez et des obstacles auxquels vous êtes confrontés.
2. Écrivez des mises à jour régulières: Faites savoir à l'équipe sur quoi vous travaillez et ce que vous accomplissez régulièrement. Chez Claap, nous utilisons HPFos pour partager nos temps forts de la semaine, nos objectifs et ce qui nous bloque. Plus d'informations ici.
3. Utiliser la communication vidéo: Il est parfois plus facile de communiquer des idées complexes ou de transmettre vos émotions par le biais de la vidéo. Envisagez d'utiliser des outils tels que Claap ou Zoom pour communiquer avec votre équipe de manière asynchrone ou pour organiser de courtes réunions.
4. Créez de la transparence: Assurez-vous que les informations et les décisions importantes sont facilement accessibles à l'équipe. Dans notre cas, nous suivons les décisions, hébergeons des documents dans Notion et enregistrons une vidéo claap lorsque nous avons besoin d'expliquer les choses plus en détail.

💡 Lectures complémentaires : 3 conseils de vérification à distance pour faire fonctionner le travail asynchrone

Quelle est la prochaine étape ?

Ok, vous avez maintenant défini vos directives, choisi vos outils et mis en place un plan pour favoriser la responsabilisation, la transparence et le suivi des progrès. Il ne reste plus qu'à décider par où commencer avec la collaboration asynchrone. Voici 5 idées pour une transition efficace vers le travail asynchrone vous pouvez le mettre en œuvre dès aujourd'hui.