5 conseils du responsable des produits d'Uberall pour éviter les réunions et engager des activités asynchrones

Uberall est une société SaaS de marketing locale qui aide les entreprises physiques à prendre soin de leur présence en ligne, de leur réputation en ligne et de leur présence sociale en ligne grâce à un outil unique sur différentes plateformes pour générer du trafic hors ligne.

Avec plus de 500 employés répartis entre l'Europe et les États-Unis, l'entreprise a dû faire face à de nombreux défis lorsqu'elle a décidé de passer d'un modèle de bureau à un modèle hybride.

Nous nous sommes donc entretenus avec Manon Hanquart, directrice des produits, pour mieux comprendre les défis auxquels ils étaient confrontés et comment ils ont réussi à mettre en œuvre une communication plus asynchrone dans leurs processus.

Lorsque les réunions consécutives mettaient à rude épreuve le bonheur et la productivité de l'équipe produit

Comme de nombreuses entreprises pendant la COVID, Uberall est passée d'une organisation où tout le monde travaillait depuis le bureau à une organisation « travaillant de n'importe où ».

Nous avons toujours un bureau, nous avons encore des personnes qui se rendent au siège, mais maintenant, la plupart des gens travaillent toujours à domicile, même si nous pouvons retourner au bureau.

Mais en lançant leur enquête interne sur le bonheur, ils se sont rendu compte que ce type d'organisation présentait de nouveaux défis auxquels ils ne s'attendaient pas : les réunions consécutives nuisaient à la productivité et à la satisfaction des équipes chargées des produits.

Nous organisons une enquête sur le bonheur au niveau de l'entreprise deux fois par an, au cours de laquelle les personnes évaluent leur degré de satisfaction et différents critères en fonction de leur bonheur. Ensuite, chaque équipe examine ses résultats. Une chose qui revenait sans cesse au sein de l'équipe produit, c'était le trop grand nombre de réunions. La charge de travail était trop lourde et le trop grand nombre de réunions les a empêchés de se concentrer réellement sur ce qui, selon eux, apporterait de la valeur.

Manon était directrice des opérations produits à l'époque. Elle était donc chargée de mettre en œuvre une communication plus asynchrone dans les processus de l'équipe pour résoudre ce défi.

5 conseils pour favoriser la communication asynchrone et réduire la durée des réunions

Leur parcours avec la communication asynchrone a débuté au cours d'une équipe hors site où l'accent a été mis sur la mise en œuvre de la communication asynchrone.

Nous avons invité l'animatrice du podcast Remote First, Daphne Laforest, qui nous a aidés à identifier comment intégrer davantage de travail asynchrone à notre routine quotidienne. Lorsque nous avons décidé d'établir des routines de réunion asynchrones, nous avons décidé que Claap serait l'outil qu'il nous fallait. Huit mois plus tard, nous avons réduit le nombre de réunions que nous avons.

Après quelques mois d'itération, Manon donne quelques conseils sur les meilleures façons de procéder.

Mieux définir les périmètres et les attentes en matière d'alignement

Lorsqu'ils ont essayé pour la première fois de mettre en œuvre une communication asynchrone, ils ont examiné les réunions récurrentes qu'ils organisaient et se sont demandé s'ils pouvaient les rendre asynchrones ou non.

Alors qu'ils essayaient de mettre en œuvre des processus asynchrones pour 3 des 5, ils se sont rendu compte qu'au-delà des outils, l'essentiel était de mieux définir les domaines d'application et qui devait être au courant de quoi.

Nous avons découvert que l'asynchrone ne rendait pas certaines réunions plus intéressantes en termes de portée. Je pense donc que le problème était en premier lieu la portée. Lorsque vous formez une équipe de 20 personnes, vous ne pouvez pas vraiment vous attendre à savoir sur quoi tout le monde travaille et c'est normal. Et vous n'avez pas vraiment besoin de passer du temps à découvrir ce sur quoi tout le monde travaille. C'est en partie la découverte qui nous a permis d'améliorer certains formats de réunion.

Déplacer certaines révisions et réunions de manière totalement asynchrone

Si vous travaillez au sein d'équipes de produits, les sessions de révision de conception sont l'une des réunions les plus chronophages et les résultats que vous obtenez sont souvent peu exploitables : il est difficile d'inclure tout le monde, les commentaires sont éparpillés et vous devez souvent organiser différentes sessions pour aligner tout le monde.

Pour cela, Manon et son équipe ont décidé de synchroniser complètement les révisions de conception avec Claap.

Celui-ci fonctionne très bien. C'est celui où les gens sont les plus engagés. Les gens adorent le fait que vous puissiez facilement enregistrer leur travail, suivre la discussion en parallèle et suivre la discussion.

Pour ces sessions de feedback, elle a trouvé le format beaucoup plus efficace que de simples messages vidéo ou réunions :

Je regarde la vidéo d'une autre personne et quand je veux poser une question, je peux voir dans les commentaires que la question a déjà été posée et qu'elle a déjà reçu une réponse. J'ai donc en fait l'enregistrement et l'enrichissement grâce aux questions-réponses qui ont déjà eu lieu.

Organisez certaines réunions de manière hybride

Lors de la mise en œuvre d'une communication asynchrone, on pourrait penser que vous devez choisir entre un format ou un autre. Manon et son équipe ont appris que chaque format présente des avantages uniques et que le fait de déplacer certaines réunions de manière hybride est en fait le meilleur moyen de les améliorer.

L'une des réunions qu'ils ont organisées régulièrement était Product Learn, une réunion consacrée au partage des meilleures pratiques.

Pour celui-ci, ils ont décidé de le transformer en réunions hybrides :

Lorsqu'il s'agit d'un membre de l'équipe, nous utilisons Claap pour enregistrer des vidéos et permettre aux gens de poser des questions. Lorsque nous faisons venir quelqu'un d'une autre équipe, nous préférons tenir une réunion en direct car le but est également d'avoir une interaction avec lui.

Évitez les réunions grâce à de courtes vidéos asynchrones

La plupart des réunions qui ont lieu sont en fait des réunions ad hoc destinées à répondre à des questions rapides ou à fournir des commentaires.

Pour ce type de réunion, l'équipe a constaté que l'enregistrement de courtes vidéos était un moyen très efficace de sauter des réunions

Lorsque quelqu'un vous pose une question et que vous souhaitez la lui montrer rapidement au lieu de vous lancer dans un appel. J'enregistrerais un claap.

De meilleurs processus documentaires

Comme GitLab l'explique bien dans leur célèbre manuel, vous ne pouvez pas établir de communication asynchrone sans une documentation solide. Les organisations synchrones prennent souvent des décisions au cours d'une série de réunions, ne documentant que peu ou rien en cours de route, de sorte que ceux qui interviennent à mi-parcours perdent constamment des cycles sur des missions d'enquête.

Pour mieux aider son équipe à travailler de manière asynchrone, Manon passe beaucoup de temps à améliorer et à documenter les processus. Pour ce faire, elle utilise un mélange de Confluence et de Claap pour documenter et partager ces processus :

C'est très cool de pouvoir transmettre un message de manière plus personnelle tout en étant capable de le faire à votre rythme. Par exemple, je travaille beaucoup sur la documentation des processus, et je peux y passer toute la journée. Et puis à la fin de la journée, j'enregistre une vidéo et je peux la publier. Et je n'ai pas besoin de demander aux gens de participer à une réunion. Je n'ai pas besoin de les forcer. J'ai rédigé ma documentation. J'ai enregistré une vidéo pour l'expliquer. Ils ont désormais accès à la documentation dans différents formats, en particulier à un format facile à comprendre et dans lequel ils peuvent également poursuivre la conversation et interagir.

Si vous recherchez d'autres bonnes pratiques en matière de collaboration vidéo asynchrone, consultez nos playbooks ici.

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