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Un hub central pour les connaissances, les commentaires et les décisions : pourquoi OpenClassrooms est passé à Claap
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Jeremy Deramchi est responsable principal de la conception de produits chez OpenClassrooms, l'une des plus grandes plateformes d'enseignement et de formation en ligne d'Europe, présente en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis.
Avec plus de 500 employés, l'équipe produit est aussi complexe que vous pouvez l'imaginer. Organisée en couches, la première est la Tribe centrée sur un domaine d'activité. Chaque tribu compte de 2 à 5 escouades et chaque escouade est composée d'un chef de produit, d'un concepteur de produits, d'un ingénieur qualité, d'un responsable des solutions et d'ingénieurs logiciels.
L'un des principaux problèmes auxquels l'équipe de conception des produits était confrontée était de disposer d'une intelligence collective pour aligner tout le monde et intégrer de nouveaux collaborateurs.
Comment s'assurer que tout le monde a participé aux discussions et donner suffisamment de visibilité sur ce que nous voulons faire, pourquoi nous voulons le faire et comment nous envisageons de le faire.
Un autre problème était lié à une troisième couche organisationnelle, les chapitres, qui est transversale à toutes les équipes. Comme le chapitre sur le design qui réunit tous les concepteurs de produits, les chercheurs utilisateurs, les concepteurs de contenu, les concepteurs d'opérations et de services. Près de 20 personnes !
Dans ces chapitres, nous avons eu des problèmes de partage des connaissances et de cohérence entre les différentes expériences que nous créons. Et un certain décalage dû à la communication également.
Adopter de nouveaux outils sans changer ses habitudes
OpenClassrooms est une entreprise entièrement à distance. Elle souhaite donc conserver certains rituels qui permettent aux membres de l'équipe de se voir et de passer du temps ensemble. Comme les postes de critique de design lorsqu'un concepteur de produit demande l'avis d'autres designers sur son travail. Jeremy sait que ces rituels prennent du temps, mais il n'est pas encore prêt à les abandonner.
Pour faciliter la transition de la synchronisation à l'asynchrone, ils ont commencé par utiliser Claap comme compagnon de réunion. L'un des premiers cas d'utilisation a été l'enregistrement de leurs réunions (à distance) avec Claap. Le principal avantage était la possibilité d'inclure d'autres parties prenantes qui ne faisaient pas partie de l'équipe principale participant à la réunion.
Nous utilisons Claap pour enregistrer la réunion et donner de la visibilité sur le projet aux équipes à l'intérieur et à l'extérieur du chapitre Design (équipes chargées des produits, du marketing ou de la formation). Claap devient ainsi l'endroit où centraliser les connaissances en matière de conception de produits. Cela nous permet de communiquer, cela nous permet de recueillir des commentaires en même temps, pour encourager la réaction des autres.
Plus ils ont commencé à utiliser Claap, plus ils ont pris conscience de la valeur de la collaboration vidéo asynchrone. Lentement mais sûrement, les réunions ont commencé à être remplacées par le Claap.
Rester dans le sujet
Le principal avantage du remplacement progressif des réunions par des applaudissements était de forcer les gens à rester sur le sujet, ce qui est très difficile lors d'une réunion. Comme le souligne Jeremy, lors des réunions, vous commencez par un sujet que vous souhaitez présenter ou vous voulez exprimer votre opinion, mais vous ne pouvez pas parce que d'autres vous interrompent et divergent vers d'autres sujets. Dans une vidéo en claap, les spectateurs ne peuvent pas diverger sur le sujet. Ils sont contraints de se concentrer sur ce qu'ils voient.
Claap a mis l'accent sur les discussions.
Faire respecter l'engagement grâce à un système de vote
Lorsque le concepteur du produit est prêt à commencer à travailler sur la solution, il doit suivre deux étapes : la première se concentre sur l'expérience utilisateur et la seconde sur l'interface utilisateur. À la fin de chaque session, le concepteur du produit enregistrera un claap de 5 minutes pour expliquer tout ce qu'il a fait jusque-là. L'objectif est de recueillir des commentaires et de susciter l'engagement du reste de l'équipe.
C'est là que des problèmes se sont produits.
Nous avons réalisé qu'il pouvait arriver que la solution fasse l'objet de nombreux commentaires — « c'est bien », « nous pourrions la modifier » — mais en fait, nous n'avions aucun engagement, aucune validation de la part de l'équipe ou des parties prenantes.
Jeremy a résolu ce problème avec le système de vote de Claap.
Les votes ont plutôt bien fonctionné. Vous applaudissez, il y a un sondage et, en gros, en tant que partie prenante, vous vous engagez ou non. Oui ou non. Tout à coup, tout le monde a joué le jeu et les projets peuvent avancer rapidement.
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« Dans Claap, il y a une histoire »
Nous avons demandé à Jeremy comment l'équipe gérait les commentaires dans plusieurs outils puisqu'un claap est normalement lié à un fichier Figma. Il a partagé avec nous les directives qu'il donne à son équipe :
Dans un claap, il y a une histoire et un objectif derrière cette histoire, il y a le contexte. Par conséquent, les réactions attendues dans le cadre de ce clap doivent être liées à cet objectif. Dans Figma, il n'y a pas d'histoire. Ce ne sont que des éléments qui sont posés — il peut y avoir des prototypes — mais il s'agit plutôt d'une analyse d'éléments.
Jeremy va encore plus loin en disant que pour les designers, la communication est la principale compétence non technique des grands designers. La meilleure solution au monde doit être présentée. S'il est mal présenté, il ne passera pas.
Monter de niveau
L'amélioration des compétences de chacun est si importante chez OpenClassrooms qu'ils ont même créé un objectif à cet égard. Comme le souligne Jeremy, « vous pouvez élever le niveau général de l'équipe ». Ils ont donc lancé des masterclasses, comme celle de narration, réalisée en Claap.
C'est cool car cela permet d'enregistrer facilement et très rapidement, mais aussi d'autoriser et d'inviter d'autres personnes à publier des commentaires, à poser des questions, le tout de manière asynchrone.
Ils ont également pour objectif de faire en sorte que les responsables du marketing des produits puissent être plus autonomes dans la conception de pages centrées sur le contenu. L'équipe Design Ops fournit donc de nouveaux composants et de nouveaux modèles pour les PMM.
Ce que nous faisons, c'est documenter ces composants du système de conception, en expliquant comment le composant fonctionne, dans quels cas l'utiliser et dans quels cas il ne doit pas être utilisé. Nous complétons donc la documentation écrite en un claap.
La création de ce centre de connaissances au sein de Claap facilite également l'intégration des nouveaux employés.
Tout à coup, cela nous ramène un peu à ce que nous faisons chez OpenClassrooms : cette notion d'éducation où nous mélangeons du contenu vidéo et textuel.
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Réunir tout cela
À la fin de l'entretien, Jeremy résume les avantages du Claap :
Une réduction des efforts, une concentration sur l'essentiel et une collaboration plus rapide pour maximiser notre impact.
Ressources pour vous aider à démarrer
Si vous avez aimé lire cet article et que vous souhaitez maintenant mettre en œuvre ces meilleures pratiques dans votre propre entreprise, voici quelques bons guides pour commencer :
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