Comment Sendinblue utilise Claap pour prendre des décisions plus rapidement sur 5 fuseaux horaires

Pierre Touzeau

July 20, 2022

Customer Stories

‍

‍

Profil de l'entreprise

Fondée en 2012, Sendinblue est une plateforme de marketing numérique basée sur le cloud qui aide les organisations à établir de solides relations avec leurs clients grâce à la messagerie transactionnelle, aux campagnes de marketing numérique et à l'automatisation du marketing.

Avec des employés répartis sur trois continents, Sendinblue a toujours été une entreprise distribuée de par sa conception. Mais au fur et à mesure que l'entreprise a commencé à se développer, jongler avec plusieurs fuseaux horaires a créé de nouveaux défis pour l'équipe.

Pour Alex Hudavert, responsable des solutions de commerce électronique chez Sendinblue, il s'avérait difficile de s'aligner sur les décisions clés à grande échelle, et il avait besoin d'un meilleur moyen de favoriser l'alignement de l'ensemble de l'équipe sans créer plus de réunions ou de travail pour son équipe. C'est alors qu'il a trouvé Claap.

Statistiques clés de Sendinblue :

Date de création : 2012
Emplacements des bureaux : Paris (siège), Berlin, Seattle, Toronto, Sofia et Noida, Inde
Taille de l'entreprise : plus de 600 personnes, avec des employés de 67 nationalités
Pile d'outils : Notion, Slack, Jira

‍

Lorsque j'utilise Claap, je sais que ce ne sera pas une perte de temps, je sais que quelque chose va avancer. Claap est conçu pour me permettre de passer une journée plus productive.

‍

Quand l'alignement devient un cauchemar en matière de fuseaux horaires

« Nous avons un décalage horaire de quatre heures et demie entre nos bureaux en Europe et en Inde », explique Alex. « Au moment où nous commencions à travailler le matin, notre équipe de Noida était déjà en train de déjeuner. Nous ne disposions que d'une courte période de quatre heures par jour pendant laquelle nous pouvions passer un appel. »

Jongler avec les fuseaux horaires a toujours été un défi, mais lorsque Sendinblue a ouvert de nouveaux avant-postes à Seattle et à Toronto, l'équipe a dû opérer dans cinq d'entre eux à la fois.

Les horaires conflictuels signifiaient que les décisions prenaient des jours à être prises, tandis que les réunions synchrones obligeaient les membres de l'équipe à travailler en dehors des heures de bureau. Des informations cruciales se perdaient souvent sur Slack et Notion.

« Tout le monde est toujours prêt à apporter un petit supplément pour faire avancer les projets », explique Alex. « Mais dès que nous avons eu besoin d'interagir avec des personnes en Europe, en Inde et sur la côte ouest des États-Unis en même temps, notre processus de prise de décision est devenu très complexe.

‍

Une solution rationalisée pour les équipes produit

Claap nous permet de fournir facilement le contexte supplémentaire dont les membres de l'équipe ont besoin pour laisser des commentaires précis et éclairés.

En tant que responsable des solutions de commerce électronique, Alex travaille avec une équipe interfonctionnelle de plus de 15 personnes qui comprend des chefs de produit, des concepteurs, des chercheurs en expérience utilisateur, des responsables de la qualité et des ingénieurs logiciels.

Les tâches quotidiennes incluent la révision des conceptions, la démonstration de nouvelles fonctionnalités et la résolution de bugs. L'outil de réunion asynchrone de Claap était parfaitement adapté pour aider Alex à rationaliser les flux de travail des principaux produits.

Révision du design : Dans les projets où Alex a besoin des commentaires de plusieurs parties prenantes externes, l'envoi d'un fichier de conception ne fournit pas suffisamment de contexte pour orienter la prise de décision. Alex utilise Claap pour combler les lacunes et fournir à chacun les informations dont il a besoin. « Lorsque nous devons prendre une décision en matière de design, nous utilisons Claap », déclare-t-il. « Claap nous permet de fournir facilement le contexte supplémentaire dont les membres de l'équipe ont besoin pour laisser des commentaires précis et éclairés. »

Démonstration du produit : Le déploiement de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles conceptions nécessite souvent l'adhésion des principales parties prenantes de l'entreprise, qui ont souvent des calendriers surchargés. Alex utilise un mélange de démonstrations de produits asynchrones et d'enregistrements de réunions réels pour présenter les nouveaux développements de produits et obtenir des commentaires critiques. Mais il l'utilise également pour communiquer les développements à l'ensemble de l'entreprise : « J'utilise Claap pour informer les membres de l'entreprise sur ce que je fais en général. Ces personnes seraient marquées comme « facultatives » dans une configuration de réunion traditionnelle, et elles pourraient regarder le claap et laisser des commentaires si et quand cela leur convient. »

Recherche auprès des utilisateurs : Les informations recueillies lors des recherches auprès des utilisateurs sont souvent difficiles à partager avec le reste de l'équipe. Claap aide Alex et son équipe à mener à bien un processus de découverte plus efficace en leur permettant d'enregistrer leurs appels de recherche auprès des utilisateurs et de mettre facilement en évidence les informations clés avec des commentaires et des commentaires contextuels. Pour gagner du temps, les utilisateurs peuvent accéder rapidement à la partie de l'enregistrement qui les intéresse.

Rapports de bogues et questions : « En cas de bogue, deux options s'offrent à vous », explique Alex. « Soit vous le décrivez par écrit et vous donnez au développeur les étapes à suivre pour le reproduire, soit vous pouvez enregistrer une vidéo pour lui montrer ce que vous avez fait. La première option est difficile lorsque vous avez un écart de dix heures. Claap rend ce processus plus efficace en fournissant à nos équipes d'assurance qualité et d'ingénierie tout le contexte dont elles ont besoin pour résoudre le problème. »

‍

Gagnez du temps en prenant de meilleures décisions

L'une des principales préoccupations d'Alex à la tête d'une équipe interfonctionnelle répartie sur cinq fuseaux horaires était que tout le monde perdait un temps précieux, que ce soit en raison de calendriers chargés, du suivi de fils d'informations perdus ou dans leur vie personnelle.

Mais depuis qu'Alex et son équipe ont commencé à utiliser Claap, ils ont pu prendre de meilleures décisions grâce à un contexte amélioré, à des cycles de feedback plus efficaces et à une flexibilité accrue grâce à l'élimination d'une partie de l'accumulation de calendriers. Ils sont également plus susceptibles de s'appuyer sur une communication asynchrone plutôt que d'attendre la synchronisation

« Le Claap nous donne beaucoup plus de flexibilité dans la manière dont nous interagissons », explique Alex. « Avec la communication synchrone comme les réunions ou les méthodes écrites comme Slack ou Notion, il peut être difficile de trouver le contexte exact dans lequel une décision a été prise. De plus, les réunions se terminaient parfois sans que nous soyons en mesure de prendre une décision finale en raison de contraintes de temps ou parce que quelqu'un devait passer un autre appel. »

« Mais lorsque je reçois des applaudissements, je sais que je connais le contexte complet d'une décision ou d'un projet grâce à des vidéos et à des fils de commentaires, et je peux facilement partager mes commentaires sans avoir à faire de va-et-vient pénibles », ajoute-t-il. « Les membres de mon équipe peuvent prendre leur temps pour recueillir leurs idées et laisser des commentaires, pendant que nous pouvons ensuite échanger avec les autres parties prenantes. Ce que nous avons dit lors de la réunion est une source unique de vérité : les membres de notre équipe peuvent rejouer autant de fois qu'ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. »

En fin de compte, Claap a également aidé l'équipe distribuée à économiser sur la seule ressource qui lui manquait. Aligner les calendriers pour faire participer les parties prenantes à la même réunion impliquait parfois d'attendre une place deux à trois jours à l'avance. Mais avec Claap, les décisions peuvent être prises en un instant. Les résultats sont plus clairs, l'appropriation est définie et les processus de prise de décision et les prochaines étapes sont visibles, pour tous.

« Claap nous aide à prendre de meilleures décisions plus rapidement », explique Alex. « Les processus qui prenaient auparavant plus de 30 minutes peuvent désormais être résolus en cinq à dix minutes, sans même compter le temps nécessaire pour les planifier. Nous pouvons interagir plus efficacement, de manière à structurer notre conversation et à prendre des décisions plus rapidement. Claap a démocratisé la circulation de l'information au sein de notre équipe.

« Quand j'utilise Claap, je sais toujours que je vais en profiter. Je sais que ce ne sera pas une perte de temps et que quelque chose va avancer. Claap est conçu pour me permettre de passer une journée plus productive. »

‍

‍

Quelle est la prochaine étape

Alors que Sendinblue continue de se développer, l'organisation devra faire face à la complexité croissante du lancement de nouveaux produits, de l'adressage de nouveaux segments de marché et de l'intégration au sein d'une équipe distribuée à l'échelle mondiale. Le passage de l'entreprise à la communication asynchrone est devenu un outil clé pour accélérer la prise de décision.

« Claap nous a aidés à passer à une méthode de travail davantage axée sur l'asynchrone », explique Alex. « Nous sommes au début d'un changement culturel asynchrone au sein de notre organisation, mais il aurait été impossible de passer directement à une communication purement écrite à court terme. Claap nous aide à naviguer dans cette transition. Il y a encore bien d'autres choses que nous pouvons faire. Ce n'est que le début de notre aventure et nous découvrons chaque jour de nouveaux cas d'utilisation. »

‍

Ressources pour vous aider à démarrer

Si vous avez aimé lire cet article et que vous souhaitez maintenant mettre en œuvre ces meilleures pratiques dans votre propre entreprise, voici quelques bons guides pour commencer :