Réunions : quand enregistrer, quand ne pas les enregistrer, quand les remplacer

En tant qu'entreprise développant une solution de collaboration asynchrone, vous pourriez penser que nous détestons les réunions. Cela ne pourrait pas être plus faux. Les réunions restent l'un des outils les plus puissants à l'œuvre pour établir des relations et explorer des solutions à un problème complexe. Mais une surcharge de réunions nous fait oublier cela. Surtout lorsque nous sommes pris au piège de réunions longues et fastidieuses, alors que cinq minutes seulement étaient pertinentes pour nous. UNE étude récente de Microsoft montrent le stress que nous nous infligeons lorsque nous participons à des réunions consécutives sans interruption.

Alors, comment créer une meilleure culture des réunions et réduire les réunions inutiles ? Nous proposons un cadre en 3 étapes pour une meilleure culture des réunions.

Décidez ce que doit être une réunion

La toute première étape consiste à créer des directives de communication interne. C'est essentiel lors de la création d'une organisation axée sur l'asynchrone. Créez une matrice dans laquelle vous cartographiez les canaux de communication avec les objectifs de communication. Cela seul vous aidera à réduire le nombre de réunions afin que vous puissiez vous concentrer sur ceux que vous aimez. Nous vous recommandons de commencer par définir une hiérarchie claire des canaux de communication. Voici à quoi ressemble le nôtre :

Niveau 1 : communication écrite

Nous organisons les discussions dans Notion ou dans les différents outils d'équipe (Linear, Figma, Github,...) plutôt que Slack pour les communications non immédiates, afin (i) d'éviter d'interrompre le travail de Claapers si cela n'est pas nécessaire et (ii) de fournir plus de contexte.

Niveau 2 : collaboration vidéo asynchrone

Il existe un moyen rapide de savoir s'il vaut mieux enregistrer un Claap qu'un message écrit :

• Sinon, si le contexte est difficile à saisir (signe : vous commencez à écrire un très long message)
• S'il est difficile d'obtenir des commentaires (signe : vous commencez à être bloqué dans des fils de discussion interminables)

Niveau 3 : réunions en direct

Dans certaines situations, une réunion reste l'outil le plus puissant. Par exemple, il peut s'agir d'organiser un appel de découverte avec des clients et des prospects, de mener des recherches auprès des utilisateurs ou de réunir tout le monde lors d'une réunion générale. Mais n'oubliez pas que... un grand pouvoir s'accompagne de grandes responsabilités 🕸️. Donc, avant de planifier votre prochaine réunion, sachez si une réunion est la meilleure option.

Nous avons consacré un article de blog complet à ce sujet →

Enregistrez les réunions importantes

L'un des principaux problèmes liés aux réunions est de les traiter comme le canal par défaut pour partager des informations. Lorsque c'est le cas, nous voulons participer au plus grand nombre de réunions possible. Parce que nous avons peur que si nous ne sommes pas là, nous pourrait manquez quelque chose d'important. Même si cela implique de passer 45 minutes à réaliser qu'à la fin, nous aurions dû l'ignorer.

La solution ? Une fois que vous avez remplacé les réunions inutiles par des outils asynchrones, l'étape suivante consiste à enregistrer les réunions qui doivent avoir lieu. Cela garantit que vous n'invitez que les personnes qui ont besoin de participer et vous permet de partager l'enregistrement avec tout le monde. Un autre avantage est d'éviter les réunions répétitives. Combien de fois avez-vous fait la même présentation deux ou trois fois simplement pour tenir compte de différents fuseaux horaires ou parce que personne ne pouvait y assister ? L'enregistrement d'une réunion est la solution. Lorsque l'enregistrement des réunions devient la norme, vous renforcez la transparence, vous favorisez le partage des connaissances et vous économisez des milliers d'heures par jour en tâches improductives.

Dans certains cas, l'enregistrement d'une réunion augmente sa valeur :

• Recherche auprès des utilisateurs: De nombreuses équipes discutent régulièrement avec les clients, qu'il s'agisse des ventes, de la réussite client, des concepteurs de produits et de l'UX. En enregistrant ces réunions, vous centralisez vos recherches sur les utilisateurs et pouvez facilement partager des informations clés avec votre équipe. Plus d'informations à ce sujet ici.
• Entraînement: intégrer de nouveaux membres de l'équipe à grande échelle et favoriser une culture du partage. Éloignez-vous de la nécessité de répéter la même réunion en direct et laissez les collègues participer à la discussion et poser des questions pendant leur temps libre.
• Démonstration du produit: mettez vos démonstrations de produits en direct à la disposition de tous et tenez votre équipe informée des dernières versions. Renforcez l'habilitation en regroupant tout au même endroit. Nous entrons plus en détail dans cet article.
• Toutes les mains: maintenez l'alignement de votre équipe en centralisant toutes vos compétences, afin que tout le monde sache clairement ce qui lui tient à cœur.

Transformez les réunions en actions

La dernière étape consiste à transformer les réunions en étapes suivantes. Il ne sert à rien d'enregistrer une réunion d'une heure si personne ne veut la regarder. La façon de s'en assurer est de le rendre digestible. Pour ce faire, vous pouvez le faire de plusieurs manières avec Claap :

• utiliser les commentaires pour créer des sections comme vous le feriez dans une présentation
• prenez des notes et mettez en évidence les moments clés pendant l'enregistrement
• attirez l'attention des autres personnes qui doivent agir avec @mention

Lorsque vous enregistrez et partagez vos réunions avec tout le monde, vous augmentez la transparence et l'alignement. Vous facilitez également le suivi des discussions et des prochaines étapes de manière asynchrone, sans avoir à planifier une autre réunion de débriefing. Et sa beauté ? Votre équipe peut rattraper son retard sur les réunions en quelques minutes, car elle peut regarder des vidéos deux fois plus vite ou simplement passer aux moments clés.