3 astuces pour faire fonctionner le travail asynchrone à distance

Le travail asynchrone est la superpuissance des organisations distribuées, car il donne aux gens la liberté de travailler pendant leur temps libre.

Cependant, une étude récente publiée par Qatalog et Gitlab a montré que le travail asynchrone est plus difficile que ce que nous avions imaginé au départ.

On pourrait penser que ceux qui travaillent de manière asynchrone ressentiront le moins de pression du présentéisme, n'est-ce pas ? C'est ce que nous pensions, mais les résultats montrent tout le contraire : 70 % de ceux qui travaillent toujours de manière asynchrone déclarent ressentir cette pression (y compris 68 % des cadres supérieurs).

Alors, comment faire fonctionner l'asynchrone... ?

Je travaille en asynchrone depuis bientôt 7 ans maintenant et voici les 3 conseils que je donne souvent aux personnes qui me posent cette question.

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1. Fixez des objectifs clairs et des résultats clés avec vos coéquipiers

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Vous ressentez de la pression lorsque vous ne savez pas ce que l'on attend de vous. Lorsque vous travaillez à distance, vous ne pouvez pas prétendre travailler. Tout dépend de l'impact que vous avez sur votre organisation.

Pour définir cela, j'utilise souvent OKR pour définir clairement les objectifs et les résultats attendus :

• Lorsque vous commencez un nouvel emploi, assurez-vous que vos objectifs sont clairs et que vous savez exactement ce que l'on attend de vous dans 1 mois et 3 mois.
• Chaque trimestre, prenez du recul pour évaluer vos OKR et en rédiger de nouveaux. Alignez-vous avec vos coéquipiers et les principales parties prenantes pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les priorités. L'absence d'impact provient souvent du fait que ce que nous faisons n'est pas nécessairement aligné avec les objectifs de l'entreprise.
• Essayez d'évaluer vos tâches hebdomadaires en fonction de ces OKR. Si vous vous rendez compte que vous passez trop de temps à travailler sur quelque chose qui ne figure pas dans vos OKR, il y a probablement un problème. Soit vous devez mettre à jour vos OKR, ce qui implique également de ne plus donner la priorité à autre chose et d'en discuter, soit arrêter ce que vous êtes en train de faire actuellement.

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2. Communiquez de manière proactive sur vos réussites et vos obstacles

Nous avons tendance à penser que les gens ne se soucient pas de ce que nous faisons, sauf ceux avec qui nous travaillons au quotidien. C'est faux. Vos coéquipiers s'intéressent à ce que vous faites et ils veulent également comprendre les obstacles auxquels vous vous heurtez. Nous avons tous du mal à accomplir certaines tâches et vos coéquipiers adorent savoir comment ils peuvent vous aider. Cela crée de la transparence et un sentiment d'appartenance lorsque les gens se sentent utiles les uns aux autres.

Chez Claap, nous avons mis en place 2 processus pour faciliter cela :

• HPFO (temps forts, progrès, incendies, objectifs) : tous les lundis, tous les membres de l'entreprise partagent leurs HPFos sur Slack & Notion (nous avons synchronisé les deux). Cela contribue à donner de la visibilité à notre travail afin de renforcer la confiance et l'empathie. Par exemple, je me concentre davantage sur les projets de commercialisation, mais je suis également intéressée de savoir que Piotr a rencontré quelques problèmes lors de l'élaboration de nos nouvelles fonctionnalités Team.

• Business Reviews : il est plus facile de travailler au quotidien quand on sait pour quoi on travaille. Tout le monde, en particulier les équipes techniques, veut savoir comment fonctionne l'entreprise. Afin de donner une visibilité totale à tous, nous partageons des mises à jour hebdomadaires avec Claap sur les domaines suivants :
• Démonstrations de produits — pour présenter les fonctionnalités qui ont été lancées
• Analyse des produits — pour présenter les indicateurs clés du produit (nouvelles inscriptions, taux d'activation, etc...)
• Expériences de croissance — nous passons en revue les prochaines expériences de croissance que nous souhaitons lancer
• CS & Pipe Review — pour faire le point sur les clients en cours d'approvisionnement, les nouveaux comptes d'électricité et les clients payants. Celui-ci a en fait été conçu pour les équipes de commercialisation, mais nous avons réalisé que la plupart de l'équipe technique le regardait 🙂

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3. Clarifiez votre processus de prise de décision

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Travailler de manière asynchrone et/ou à distance ne signifie pas travailler seul. Pour créer des organisations distribuées performantes, vous devez réussir à créer à la fois plus d'autonomie (les gens doivent se sentir habilités à prendre des décisions) et plus d'alignement en même temps : les parties prenantes doivent être conscientes de ce qui se passe et y contribuer.

Pour que cela fonctionne, vous devez disposer d'un processus d'alignement et de prise de décision clair :

• DRI: sur un projet, il y a une personne directement responsable (DRI) qui est chargée de passer l'appel final
• Feedback: la DRI doit demander l'avis des principales parties prenantes pour s'assurer que tous les points de vue sont pris en compte. C'est le meilleur moyen d'éviter les silos et de perdre 3 semaines de travail parce que vous n'avez pas eu une vision complète de votre projet au préalable.
• Décision: la DRI est chargée de prendre les décisions. Tout le monde n'est pas d'accord, mais la DRI a pu prendre cette décision en tenant compte de tout le contexte.

Chez Claap, nous utilisons 2 méthodes pour y parvenir :

• Discussions en équipe X dans Notion: chaque fois que nous devons prendre une décision impliquant de nombreuses parties prenantes, nous créons une discussion dans Notion présentant le contexte et la décision que nous voulons prendre. Les parties prenantes peuvent alors apporter leur contribution. Nous complétons souvent cette discussion par un Claap lorsque nous avons besoin de plus de contexte et d'interactions, au lieu de planifier une réunion.
• Claap: de nombreux cas d'utilisation ne fonctionnent pas bien avec la communication écrite (analyses, produits, alignement de projets, etc.), nous revenons donc au Claap lorsque c'est le cas. Cette partie vous permet également d'éviter de planifier une réunion 🙂

Donc, pour récapituler :

1. Fixez des objectifs clairs et des résultats clés avec vos coéquipiers
2. Communiquez de manière proactive sur vos réussites et vos obstacles
3. Clarifiez votre processus de prise de décision

Si vous voulez voir certains d'entre eux en action, jetez un œil à notre page de playbooks.