3 choses que vous pouvez faire pour intégrer de nouveaux employés à distance

L'intégration de nouveaux employés peut contribuer à la réussite ou à l'échec de l'hypercroissance des organisations.

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Pour de nombreuses entreprises sortant de la série A, voici ce qui se passe généralement une fois qu'elles ont levé leur dernier cycle de financement :

• Phase 1 - Embauche : nous recrutons un grand nombre de personnes le plus rapidement possible (c'est un autre problème, dans 50 % des cas, vous n'avez pas besoin d'embaucher autant et les champs d'application ne sont pas bien définis)
• Phase 2 - Intégration : nous recrutons de nouvelles personnes. La montée en puissance peut prendre jusqu'à 6 mois (voire plus si vous êtes un chargé de compte dont le cycle de vente est long)
• Phase 3 - Oups, c'est cassé : vous vous êtes rendu compte que vos équipes n'exécutent pas aussi vite que vous l'imaginiez. En fait, c'est encore pire, car vos meilleurs contributeurs individuels sont trop occupés à intégrer de nouveaux employés qui ne fournissent pas le même niveau de performance.
• Phase 4 - Consolidation : vous commencez à réduire la vitesse d'embauche. Les personnes qui n'ont pas réussi à s'adapter partent. Les gens aiment les qualifier de « peu performants », mais honnêtement, dans 80 % des cas, ce n'est pas de leur faute. Ils n'étaient pas prêts à réussir lorsqu'ils se sont joints à nous.

J'ai personnellement vécu ces phases et il ne m'a fallu qu'une minute sur Linkedin pour trouver de nombreux exemples de telles entreprises.

Alors, que peux-tu y faire ? Comment intégrer les employés plus rapidement sans interrompre l'exécution ?

Il y a 2 défis à résoudre ici :

• Comment donner aux nouveaux employés l'accès à la formation dont ils ont besoin pour réussir
• Comment s'assurer que vos meilleurs contributeurs individuels continuent à exécuter et à transférer leurs connaissances plus rapidement en même temps 🤯

3 idées que nous avons mises en œuvre au Claap pour y parvenir 👇

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Créez des programmes d'intégration mêlant documentation écrite et contenu vidéo

Pour tous les nouveaux arrivants, nous créons un tableau spécifique dans Notion avec leur mission, leurs objectifs pour les 4 premières semaines et les choses qu'ils doivent apprendre.

Voici comment nous structurons généralement ce tableau :

• Colonne 1 - Pré-intégration : tout ce dont votre nouveau coéquipier a besoin pour commencer
• Colonne 2 - Objectifs : expliquez la mission de votre coéquipier (la raison pour laquelle il rejoint l'entreprise) et son plan d'intégration avec les objectifs qu'il devra atteindre
• Colonne 3 - Premier jour : Je trouve qu'il est plus facile de gérer lorsque le premier jour est bien structuré avec les éléments clés qu'ils doivent savoir en premier.
• Colonnes 4 et 5 - Semaine 1 et 2 : il s'agit ici de la formation qu'ils doivent suivre. En général, je préfère me concentrer davantage sur la première semaine à fournir beaucoup de contexte sur l'entreprise, sa mission, les champs d'application, etc. La deuxième semaine est davantage liée au champ d'action de cette personne avec l'objectif final d'avoir une ébauche d'OKR prête d'ici la fin de la semaine 2.

Chaque colonne est composée des informations qu'ils ont besoin de savoir.

Pour certains sujets spécifiques, tels que la découverte rapide de qui est qui ou l'explication d'un processus complexe, nous préférons intégrer des vidéos ou des sujets claap dans Notion.

En effet, nous intégrons souvent un Claap présentant la stratégie de l'entreprise avec les dernières mises à jour telles que les OKR et les actualités sur les produits sur une page Notion. Cela permet de garder tout le monde au même endroit tout en fournissant plus de contexte sur des sujets importants.

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Faciliter la création de tutoriels ad hoc

Dans de nombreuses entreprises, les programmes d'intégration sont très bien structurés et organisés. Cependant, les connaissances évoluent très rapidement et il y a toujours de nouvelles choses à prendre en compte.

Ainsi, vos contributeurs individuels finissent souvent par répondre à des questions ad hoc en direct aux nouveaux arrivants, sans s'appuyer sur celles-ci.

Pour résoudre ce problème, nous utilisons Claap pour permettre à chacun d'enregistrer facilement des vidéos de formation et de les centraliser sur des sujets spécifiques que tout le monde peut visionner.

Par exemple, l'équipe technique a créé un sujet dans l'espace de travail de Claap pour centraliser tout son matériel de formation ad hoc. Tous les nouveaux arrivants peuvent y accéder rapidement et comprendre ce qui est important.

Vous pouvez également vous assurer que vos coéquipiers le comprennent bien en les laissant poser des questions.

Afin de faciliter la diffusion de ces connaissances, nous avons également intégré ce sujet à une chaîne Slack dédiée afin que tout le monde soit informé de la publication d'une nouvelle vidéo.

Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez le anatomie d'un excellent cours d'intégration.

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Faciliter le coaching 1-1

La réussite de l'intégration repose souvent sur la qualité de la relation entre les participants et les nouveaux arrivants. Cependant, en tant qu'onboarder, il est difficile de se rendre disponible car vous devez continuer à gérer d'autres projets en même temps. Et en tant que participant à l'intégration, vous n'êtes pas sûr à 100 % du bon moment pour poser des questions. Vous finirez donc probablement par manquer des informations importantes pour bien faire votre travail.

Idéalement, vous devriez établir un appel d'au moins 30 minutes par jour pendant le premier mois, mais honnêtement, cela ne suffit pas.

Pour faciliter le coaching 1-1, nous utilisons Claap pour créer des sujets 1-1 où les participants et les participants peuvent poser des questions et créer des vidéos explicatives rapides.

Voici comment procéder :

• Créez une section 1-1 dans Claap
• Créez un sujet privé avec vous et votre participant
• Chaque fois que vous avez une question qui ne peut pas être résolue sur Slack et que vous n'êtes pas disponible en même temps, partagez un claap pour expliquer votre problème.

Si vous voulez en savoir plus, nous avons également rédigé un playbook à ce sujet.

Bien sûr, nous sommes encore en train d'essayer, mais j'ai découvert que ces 3 éléments nous ont vraiment aidés à faciliter le processus d'intégration, en particulier dans une entreprise entièrement à distance.

Je suis heureuse de connaître votre opinion et j'espère qu'elle vous plaira !