Comment rédiger un résumé de réunion parfait ? Conseils, modèles et exemples gratuits

Max Gayler

October 1, 2024

Remote Works

1 - Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ?

Un résumé de réunion est un document concis et bien structuré qui présente les points clés, les décisions et les actions à prendre discutés au cours d'une réunion. En d'autres termes, il s'agit d'un résumé des points les plus importants qui ont été évoqués lors ce cette réunion afin de s'assurer de l'alignement de tous sur certaines décisions mais aussi afin de garantir que les tâches à venir soient réalisées en temps et en heure et que s'il y a une réunion suivante, elle sera préparée et efficace.

2 - Quel outil utiliser pour rédiger des résumés de réunions ?

La création manuelle d'un résumé de réunion peut prendre beaucoup de temps, alors un peu d'aide peut être utile ! Claap peut vous aider à générer automatiquement des résumés de réunions. Voici comment l'utiliser :

Enregistrez vos réunions à l'aide de Claap (compatible sur Google Meet, Zoom, Microsoft Teams). Vous pouvez en direct souligner des moments clés de la réunion.
Claap génère automatiquement une transcription détaillée de la réunion (disponible en plus de 99 langues) mais aussi
Un résumé de la réunion - à l'aide des bons modèles et en se concentrant sur les points clés
Modifiez ce résumé à votre guise et partagez-le avec vos collègues ou vos clients.

L'utilisation de Claap peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous assurer que les résumés de vos réunions sont toujours bien structurés et exacts.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour l'essayer lors de votre prochaine réunion.

3 - Résumé de réunion ou notes de réunion

Avant de vous lancer dans l'art de rédiger un résumé de réunion, il est essentiel de comprendre la distinction entre un résumé de réunion, un compte-rendu de réunion et des notes de réunion.

Résumé de réunion ou Compte-rendu :

Créé APRÈS une réunion.
Concis et centré sur les points essentiels.
Facile à lire et synthétique
Met l'accent sur les actions à prendre et les décisions.
S'organise autour des points les plus importants à retenir et suivre et ne suit pas forcément le déroulé des sujets abordés pendant la réunion.

Notes de réunions (ou Procès-Verbal) :

Créé LORS d'une réunion.
Complet et détaillé.
Suit le déroulé des sujets abordés pendant la réunion.
Généralement requis pour les réunions officielles, les réunions du conseil d'administration ou à des fins juridiques pour capter toutes les discussions.

A - Quand dois-je utiliser un résumé de réunion ?

Les résumés des réunions sont votre choix de prédilection lorsque :

Vous voulez tenir votre équipe informée sans la surcharger d'informations
La réunion est relativement informelle mais l'information qui en ressort doit être structurée, comme des réunions de catch-up ou des séances de brainstorming
Vous avez besoin d'un point de référence rapide pour collecter et partager les actions à prendre et les décisions.
Votre objectif est de favoriser la collaboration et la transparence au sein de votre équipe.

B - Quand dois-je utiliser des notes détaillées de réunion ?

En revanche, optez pour un procès verbal et des notes détaillées lorsque :

La réunion implique des décisions importantes, des contrats ou des résolutions formelles.
La réunion a lieu avec des parties prenantes externes, telles que des clients ou des organismes de réglementation.
Vous êtes confronté à des exigences légales ou de conformité.
Vous voulez que les participants aient à dispositions tous les points qui ont été évoqués pendant la réunion.

4 - Pourquoi devrais-je écrire un résumé de réunion ?

La création et la distribution de résumés de réunions offrent plusieurs avantages :

Communication efficace : Les résumés des réunions vous permettent de communiquer les informations les plus importantes rapidement et efficacement, réduisant ainsi le bruit de certains détails ou sujets de second plan.

Responsabilité : En documentant les mesures à prendre et les responsabilités, les résumés des réunions aident à s'assurer de l'autonomie des membres de l'équipe dans leurs tâches.

Prise de décision améliorée : Des résumés clairs permettent de prendre et comprendre des décisions de manière plus éclairée en garantissant que tout le monde ait accès aux mêmes informations.

Gain de temps : Grâce à un résumé bien structuré, les membres de l'équipe peuvent revoir les points essentiels sans avoir à revoir ou à relire l'intégralité de la réunion.

Transparence : Les résumés des réunions favorisent la transparence au sein de votre équipe, tiennent tout le monde au courant et évitent les malentendus.

5 - Comment rédiger un résumé de réunion ?

Rédiger un résumé de réunion peut sembler intimidant au début, mais avec la bonne approche et les bons outils, cela deviendra partie intégrante de votre routine des réunions. Voici quelques sections clés :

i. Remerciements

Commencez le résumé de votre réunion en remerciant les participants pour leur participation. Un simple « Merci d'avoir participé à la réunion » donne un ton positif et reconnaît la valeur de leur temps. Inutile d'exagérer les compliments.

ii. Intégrez quelques élément de contexte

Bien que le résumé de votre réunion doive être concis, vous ne devez pas oublier les petits détails tels que la date, les participants et la durée de la réunion.

iii. Résumez les points clés

L'essentiel du résumé de votre réunion consiste à synthétiser les points essentiels abordés au cours de la réunion. Pas besoin d'inclure des éléments secondaires telles que les introductions et discussions informelles du début. Concentrez-vous sur les points suivants :

Objectif et Ordre du jour : Mentionnez brièvement le but et l'ordre du jour de la réunion.

Principaux points de discussion : Soulignez les sujets les plus importants abordés par thématiques

Décisions prises : Indiquez clairement toutes les décisions prises au cours de la réunion.

Actions à prendre : Dressez la liste des actions à prendre et des personnes responsables et délais.

N'oubliez pas que la brièveté est essentielle. Essayez de fournir un aperçu concis sans entrer dans des détails inutiles.

iv. Ajoutez des fichiers pertinents

Si des documents, des présentations, des fichiers ou des éléments visuels ont été partagés pendant la réunion, joignez-les au résumé. Les membres de l'équipe peuvent ainsi accéder facilement aux ressources dont ils ont besoin. Si vous disposez également d'un enregistrement de la réunion, c'est un excellent moyen de proposer à votre équipe différentes options pour avoir les informations clés.

v. Partagez-le

Une fois que vous avez rédigé le résumé de votre réunion, partagez-le rapidement avec toutes les parties prenantes concernées - dans la journée. Le mieux, dans les 15 minutes qui suivent ! (et pas de paniques, des outils comme Claap génèrent automatiquement des notes et résumés de réunion quelques secondes après le fin de celle-ci.

Veillez à envoyer le résumé à toutes les personnes qui ont participé à la réunion et toutes les autres personnes qui ont besoin d'être informées.

6 - Modèles de résumé de réunion GRATUITS

Vous avez toujours envie de créer le résumé de votre réunion manuellement ? Nous avons créé des modèles de résumé de réunion GRATUITS que vous pouvez copier-coller et utiliser pour vos réunions. Ces modèles suivent les meilleures pratiques décrites précédemment et peuvent servir de point de départ pour les résumés de vos réunions.

A - Modèle de compte rendu de réunion

Date de la réunion : [Date]

Durée de la réunion : [Durée]

Objectif de la réunion : [Objectif]

Participants :

[Nom 1]

[Nom 2]

[Nom 3]

...

Résumé :

Ordre du jour : Nous avons commencé la réunion en passant en revue l'ordre du jour, qui comprenait la discussion de [Thème 1], [Sujet 2] et [Sujet 3].

Principaux points de discussion :

[Sujet 1] : Nous avons discuté...

[Sujet 2] : Nous avons discuté...

[Sujet 3] : Nous avons discuté...

Décisions prises :

Nous avons décidé de...

Mesures à prendre :

[NOM] doit terminer [TÂCHE] avant le [DATE]
[NOM] doit terminer [TÂCHE] avant le [DATE]
[NOM] doit terminer [TÂCHE] avant le [DATE]

Pièces jointes :

[Joignez les fichiers ou documents pertinents ici]

Prochaine réunion : Notre prochaine réunion est prévue pour [DATE] à [HEURE]. Passez en revue les mesures à prendre et préparez-vous à discuter des progrès réalisés.

B - Modèle d'appel de découverte des ventes

Date de la réunion: [Date]
Heure de la réunion: [Heure de début]
Représentant des ventes: [Votre nom]
Prospect: [Nom du prospect/Société]

1. Reconnaissance

Merci [Nom du prospect] d'avoir pris le temps de discuter de vos besoins et de la manière dont nos services/produits peuvent potentiellement vous aider.

2. Résumé des points clés

[Résumé en catégories des besoins, des défis et des objectifs du prospect]

3. Actions de suivi

[Action 1 : par exemple, envoyer des informations supplémentaires sur le produit, fixer une date pour une démonstration]
[Action 2 : par exemple, appel de suivi prévu pour [Date]]
[...]

4. Décisions ou informations importantes

[Tous les accords ou informations clés obtenus au cours de l'appel]

5. Pièces jointes et ressources supplémentaires

[Joignez ou créez un lien vers toutes les fiches produits, études de cas ou ressources supplémentaires fournies ou référencées lors de l'appel]

C -Modèle de résumé de réunion de vente

Date de la réunion: [Date]
Heure de la réunion: [Heure de début]
Participants: [Liste des membres de l'équipe commerciale présents]

1. Remerciements

Un grand merci à tous les membres de l'équipe pour leur précieuse contribution et leur participation active à la réunion de vente d'aujourd'hui.

2. Résumé des points clés

[Résumez les principaux sujets abordés, tels que les performances commerciales, les tendances du marché, les commentaires des clients, etc.]

Exemple : évaluation des performances commerciales du premier trimestre par rapport aux objectifs.
Exemple : discussion de nouvelles opportunités de marché dans [Région/Segment].

3. Actions de suivi pour l'équipe commerciale

[Action 1 : par exemple, atteindre des clients potentiels dans l'industrie X]
[Action 2 : par exemple, préparer un rapport détaillé sur les performances du produit Y]
[...]

4. Décisions importantes prises

[Décision 1 : par exemple, mise en œuvre d'un nouvel outil CRM]
[Décision 2 : par exemple, ajuster les objectifs de vente pour le prochain trimestre]
[...]

5. Pièces jointes et ressources supplémentaires

[Joignez ou créez un lien vers des rapports sur les données de vente, des analyses de marché, des diapositives de réunion, etc., discutés lors de la réunion]

D - Modèle de résumé de réunion clients

Date de la réunion: [Date]
Heure de la réunion: [Heure de début]
Participants: [Liste des membres présents]

1. Remerciements

Merci à tous pour votre dévouement et vos efforts afin d'assurer le succès et la satisfaction de nos clients.

2. Résumé des points clés

[Résumez les principaux sujets abordés, tels que les commentaires des clients, les stratégies d'assistance, les indicateurs de réussite, etc.]

Exemple : évaluation des commentaires issus de la récente enquête de satisfaction des clients.
Exemple : discussion de nouvelles stratégies pour l'intégration des clients.

3. Actions de suivi pour l'équipe chargée de la réussite clients

[Action 1 : par exemple, mettre à jour la section FAQ en fonction des demandes récentes des clients]
[Action 2 : par exemple, organiser une session de formation sur les nouvelles fonctionnalités du produit pour l'équipe]
[...]

4. Décisions importantes prises

[Décision 1 : par exemple, introduction d'un nouveau programme de fidélisation de la clientèle]
[Décision 2 : par exemple, mise en œuvre d'un appel d'enregistrement hebdomadaire avec les clients prioritaires]
[...]

5. Pièces jointes et ressources supplémentaires

[Joignez ou créez un lien vers les rapports de commentaires des clients, les supports de formation, les mises à jour des politiques, etc., abordés lors de la réunion]

E - Modèle de résumé de réunion de recherche sur les utilisateurs

Date de la réunion: [Date]
Heure de la réunion: [Heure de début]
Facilitateur: [Nom du facilitateur]
Participants: [Liste des participants]

1. Remerciements

Merci à tous les participants pour leurs précieuses informations et leurs contributions à nos efforts de recherche sur les utilisateurs.

2. Principaux résultats de la recherche

[Résumez les principaux résultats des recherches menées auprès des utilisateurs, tels que leurs comportements, leurs préférences, leurs points faibles, etc.]

Exemple : problèmes d'utilisabilité courants identifiés dans l'interface de notre application.
Exemple : préférences utilisateur collectées pour les implémentations de nouvelles fonctionnalités.

3. Prochaines étapes et mesures à prendre

[Action 1 : par exemple, affiner la personnalité des utilisateurs en fonction des données collectées]
[Action 2 : par exemple, planifier une étude de suivi pour tester les modifications de conception proposées]
[...]

4. Décisions et conclusions

[Toutes les conclusions tirées ou les décisions prises concernant le développement de produits, les modifications de conception, etc.]

5. Pièces jointes et ressources supplémentaires

[Joignez ou créez un lien vers des données de recherche, des transcriptions d'entretiens, des résultats d'enquêtes, etc.]

F -Modèle de mise à jour de l'équipe

Date de la réunion: [Date]

1. Réalisations et points forts de l'équipe

[Résumez brièvement les récentes réalisations de l'équipe, l'avancement du projet, les étapes importantes, etc.]

2. Objectifs à venir

[Décrire les principaux objectifs pour la période à venir]

3. Défis et points d'attention

[Identifiez les défis rencontrés par l'équipe et les domaines nécessitant une attention particulière]

4. Annonces et rappels

[Incluez toutes les annonces importantes, les rappels concernant les délais, les événements à venir, etc.]

G - Modèle de résumé de session de formation

Date de la réunion: [Date]
Heure de la réunion: [Heure de début]
Formateur: [Nom du formateur]
Participants: [Liste des participants]

1. Aperçu de la formation et remerciements.

Merci à tous les participants d'avoir assisté à la session [Nom de la formation]. Votre engagement et votre volonté d'apprendre sont grandement appréciés.

2. Principaux sujets abordés et apprentissages validés

[Énumérez les principaux sujets ou compétences abordés lors de la formation]

Exemple : présentation d'un nouveau logiciel de gestion de projet.
Exemple : techniques avancées de service client.

3. Actions de suivi pour les participants

[Action 1 : par exemple, mettre en pratique les nouvelles compétences acquises à l'aide des exercices fournis]
[Action 2 : par exemple, terminer l'évaluation après la formation avant le [Date]]
[...]

4. Ressources et matériaux supplémentaires