5 conseils pratiques pour améliorer la transparence lors de la définition des OKR

La définition des OKR est probablement l'un des processus les plus chronophages d'une entreprise.

Nous commençons par un brainstorming au niveau de l'équipe et la collecte de données, préparons une première ébauche, la présentons aux principales parties prenantes pour obtenir leur avis, peaufinons notre projet, puis le présentons à l'ensemble de l'entreprise. Cela demande beaucoup de va-et-vient et de temps passé en réunion.

C'est également l'un des processus où nous sommes les plus susceptibles de perdre des informations en cours de route.

Lorsque chaque équipe présentera sa version finale, elle expliquera pourquoi elle a choisi ces OKR. Mais pour gagner du temps, ce sera une brève explication. Même s'ils partagent de la documentation à lire hors ligne, personne ne la lit vraiment. En l'absence de contexte, il est difficile de bien comprendre et de donner un feedback pertinent.

Le Claap résout ces problèmes.

Vous pouvez réduire la durée des réunions en enregistrant un claap pour présenter vos propositions à vos parties prenantes et leur demander des commentaires. Vous pouvez également partager votre enregistrement d'abord avec un petit groupe de personnes, puis le partager avec un public plus large.

Quel en est l'avantage ? Comme il s'agit du même enregistrement, le deuxième groupe aura accès aux discussions qui ont eu lieu auparavant, sans que rien ne se perde dans la traduction.

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À propos de l'OKR Review Playbook

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Le Playbook OKR a été conçu pour vous aider à réduire le temps nécessaire entre l'idéation et l'approbation des OKR, en garantissant que tout le monde a accès aux mêmes informations et au même contexte.

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Quand organiser une révision OKR avec Claap

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Deux types d'équipes tireront le meilleur parti d'un examen asynchrone des OKR :

• Équipes distribuées: nous savons tous à quel point il est difficile de trouver un créneau horaire pour partager des commentaires et s'aligner. Même si votre équipe se chevauche pendant quelques heures, il sera très difficile de coordonner les ordres du jour pour que tout le monde puisse se rencontrer.
• Grandes équipes : une équipe d'une entreprise de taille moyenne peut facilement atteindre 8 à 10 personnes, y compris un chef de produit, un concepteur de produits, des ingénieurs logiciels, un responsable de l'assurance qualité, des analystes de données, etc. Et nous n'incluons même pas ici les autres parties prenantes de l'entreprise. Ou présenter les OKR à l'ensemble de l'entreprise. C'est un autre niveau du calendrier Tetris.

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Comment démarrer

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Étape 1 Enregistrez votre proposition

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Commencez par relier vos objectifs aux objectifs généraux de l'entreprise. Pourquoi avez-vous choisi ces objectifs ? Comment contribuent-ils aux objectifs de l'entreprise pour le trimestre ? Expliquez ensuite les principaux résultats attendus. Qu'est-ce que vous avez pour étayer vos suppositions ? Quels projets envisagez-vous pour améliorer ces indicateurs ?

Quand enregistrement de votre claquement, nous vous recommandons d'ouvrir les pièces justificatives dans les différents onglets du navigateur. De cette façon, vous pouvez facilement changer d'onglet pendant l'enregistrement au fur et à mesure que vous parcourez votre proposition et les données qui la soutiennent.

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Commencez à enregistrer dès maintenant

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Étape 2 Demandez des commentaires aux principales parties prenantes

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Vous devez d'abord vous assurer de recueillir et d'intégrer les commentaires des principales parties prenantes de l'entreprise, avant de partager vos plans avec l'ensemble de l'entreprise. Facilitez l'envoi de commentaires : mettez en valeur les moments dans la vidéo où vous attendez des commentaires et mentionnez les bonnes personnes, afin qu'ils sachent que leur contribution est requise.

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Étape 3 Répondre aux commentaires

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Au fur et à mesure que les commentaires commencent à arriver, assurez-vous de clarifier les doutes, de répondre aux questions et de prendre des décisions. Organisez les discussions en fils de discussion pour séparer les sujets et résolvez les fils de discussion une fois qu'une décision est prise.

Si une discussion devient trop complexe pour être abordée de manière asynchrone, réservez une courte réunion. C'est la beauté de la collaboration asynchrone. Alignez-vous d'abord sur les sujets les plus simples, puis, si nécessaire, réservez une synchronisation de 15 minutes pour aborder les sujets les plus difficiles. Avec les personnes les plus pertinentes au lieu d'avoir 10 personnes dans la même pièce pendant 90 minutes.

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Étape 4 Partagez avec l'ensemble du groupe

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Une fois le premier examen terminé avec vos principales parties prenantes, partagez-le avec l'ensemble du groupe. Nous vous conseillons de partager le même enregistrement que celui utilisé à l'étape 3. Tout le monde a accès aux discussions précédentes, et vous évitez de recevoir deux fois les mêmes questions.

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Étape 5 Passer à l'exécution

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Tu l'as fait ! Vous avez créé vos OKR avec une transparence totale et vous avez veillé à ce que chacun puisse donner son avis et ses contributions.

Avant de passer à votre prochain projet, ajouter une étiquette à votre claap pour indiquer clairement que le temps de discussion est terminé et qu'il est maintenant temps de commencer à exécuter.

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