5 idées pour une transition efficace vers le travail asynchrone

Angela Guedes

November 4, 2022

Remote Works

Qu'est-ce que la collaboration asynchrone ? Quelle est la différence entre un travail asynchrone et un travail synchrone ? Et surtout, lequel est le meilleur ?

Lorsque nous avons commencé à présenter Claap et l'idée de la collaboration vidéo asynchrone, voici quelques-unes des questions qui nous ont été posées. Comme pour toute nouvelle technologie, processus ou rituel, nous avons tendance à voir les choses en noir ou en blanc. Le bon et le mauvais. L'ancien et le nouveau. Pourtant, cela n'est pas loin de la vérité lorsqu'il est question de collaboration asynchrone.

Commençons donc par l'éléphant dans la pièce : les réunions. Être d'abord asynchrone ne signifie pas uniquement asynchrone. Il existe une place pour les réunions sur le lieu de travail et elles sont absolument nécessaires lorsque vous travaillez à distance. Ce que nous préconisons, c'est de suivre d'abord la voie asynchrone et, si nécessaire, ensuite seulement, vous planifiez une réunion ou participez à un chat en direct.

Le problème est que le concept de travail asynchrone par rapport au travail synchrone est encore un peu abstrait et qu'il est difficile pour les entreprises et les équipes de savoir comment et par où commencer. De plus, ils veulent s'assurer que l'alignement et la collaboration entre les équipes ne sont pas interrompus lors de la transition vers l'asynchrone.

Alors, comment pouvez-vous faire en sorte que la transition vers la collaboration asynchrone fonctionne ? Voici cinq rituels qui nous ont été utiles chez Claap

1. HPFO

Chaque semaine, tous les participants, y compris les ingénieurs logiciels, partagent leur HPFO, qui signifie Highlight, Priorities, Fire et Objectives :

☀️ Faits saillants : partagez ici le meilleur moment de votre dernière semaine, les réalisations dont vous êtes le plus fier !

💡 Priorités : listez ici vos principales priorités pour la semaine à venir

🔥 Incendie : présentez les sujets, les problèmes que vous avez rencontrés et les projets pour lesquels vous n'avez pas réussi. Cette partie est utile pour demander de l'aide.

🚦 Objectifs — Concentrez-vous sur les objectifs. Répartissez-les entre ceux du passé et ceux de la semaine prochaine. Utilisez un point coloré 🔴/🟠/🟢 devant chaque objectif pour indiquer son statut. Mentionnez les personnes susceptibles d'être touchées.

Ce système a véritablement changé la donne depuis que nous l'avons mis en œuvre afin de créer plus de concentration et de transparence. Vous pouvez accéder à notre modèle ici.

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2. Examens hebdomadaires des KPI

Chaque lundi également, chaque responsable de département enregistre une vidéo pour partager des mises à jour sur ses principaux KPI. Pour Product, il s'agit d'une revue Sprint combinée à une démonstration des dernières versions du produit. Pour les ventes, il s'agit d'un examen du pipeline, tandis que Customer Success se concentre sur la fourniture d'informations sur les clients en cours d'intégration, sur le point de renouveler leur contrat ou ceux qui risquent de perdre leur abonnement. Dans les grandes organisations, cela peut s'étendre à chaque responsable d'unité commerciale partageant son bilan d'activité hebdomadaire. C'est exactement ce qu'a fait Revolut et nous avons écrit un article de blog avec leur cas d'utilisation, vous pouvez le trouver ici.

Il y a un gros avantage à faire cette critique en un clin d'œil. La vidéo est puissante pour expliquer les choses avec clarté et comme nous montrons également notre écran, il est facile pour les autres de suivre la présentation et les tableaux de bord que nous affichons. Et s'il y a des questions, vous pouvez également les poser de manière asynchrone, directement sur la vidéo, en utilisant l'une de nos fonctionnalités préférées : l'annotation vidéo.

Et c'est là que les gens demandent « attends... mais tu ne te rencontres jamais ? Comment coacher et aider les gens s'ils ne sont pas performants ? ». Bien sûr que nous le faisons. C'est pourquoi nous avons dit qu'être d'abord asynchrone n'est pas la même chose qu'être uniquement asynchrone. Ce qui nous amène à l'idée numéro 3.

3. Hebdomadaire (en direct) 1/1

Organiser des réunions régulières entre les managers et les subordonnés directs est très important, même pour nous. Spécialement pour nous. Et comme ces réunions ont lieu après avoir lu le HPFO et regardé la revue des affaires, elles sont beaucoup plus productives. La plupart des questions-réponses ont déjà été abordées dans la vidéo. Au lieu de perdre du temps à donner des mises à jour, nous nous concentrons sur la recherche de solutions aux problèmes les plus complexes. Les 1/1 ne servent donc pas à partager ce sur quoi nous travaillons, mais à trouver des solutions aux problèmes et à coacher notre équipe lorsqu'elle se sent bloquée ou a besoin d'aide pour améliorer ses performances.

4. Toutes les deux semaines, toutes les deux semaines

Nous tenons toujours des réunions générales toutes les deux semaines, pour nous assurer de nous réunir tous de temps à autre. La principale différence par rapport aux entreprises dans lesquelles nous avons travaillé est que l'ordre du jour n'est pas rempli, chaque département fournissant des mises à jour sur son travail. Nous l'utilisons plutôt pour nous aligner sur la stratégie de l'entreprise, partager les décisions de commercialisation ou accueillir de nouveaux membres de l'équipe. Les sujets ne sont jamais les mêmes et toute mise à jour importante est partagée à l'avance afin que les gens aient le temps de digérer et de profiter de la réunion en direct pour poser des questions.

Et le meilleur ? Vous pouvez enregistrer ces réunions avec Claap. Parfait pour que ceux qui n'ont pas pu être présents puissent toujours être au courant de ce qui a été discuté (et le regarder à une vitesse 1,6x 🏎). Et ne vous inquiétez pas si vous les enregistrez directement sur votre plateforme de visioconférence. Vous pouvez également les télécharger sur Claap 😉

5. Le filtre Claap, c'est-à-dire « cela devrait-il être une réunion ? »

C'est la partie la plus importante. Toutes les réunions ne sont pas nécessaires. Qui plus est, certaines réunions nous font avancer plus lentement, sont moins productifs et aggravent le décalage. Pourquoi ?

Pour y parvenir, vous devez trouver un créneau disponible sur les calendriers de chacun, afin de prendre plus de temps pour partager votre travail et obtenir des commentaires
Les réunions sont sujettes à des interruptions, à des conversations annexes et au manque de temps. Combien de fois avez-vous dû effectuer un suivi pour prendre une décision ou obtenir l'adhésion à votre idée ?
En raison des deux premiers points, de nombreuses décisions sont prises sans inclure toutes les personnes qui devraient être entendues. Donc, soit vous prenez des décisions avec des données incomplètes, soit vous devez revenir sur une décision et repartir de zéro.

Alors, comment pouvez-vous décider de ce que doit être une réunion ? Entrez le Filtre Claap.

Avant de planifier votre prochaine réunion ou d'accepter cette invitation, posez-vous la question suivante : quel est l'objectif ?

Si l'objectif est d'obtenir des commentaires sur votre travail ou de transmettre des commentaires à d'autres personnes, envoyez plutôt un claap. La vitesse et la qualité des commentaires sont en fait meilleures lorsqu'elles sont effectuées de manière asynchrone. D'une part, vous n'avez pas besoin d'attendre le prochain créneau du calendrier alors que tout le monde est disponible et la plupart d'entre nous font du mauvais travail lorsqu'il s'agit de donner des commentaires sur place.

Un autre exemple est lorsque vous présentez un nouveau projet ou la dernière version d'un produit. Laissez tout le monde regarder vos claquements et posez des questions directement dans la vidéo. La plupart des questions-réponses se dérouleront de manière asynchrone et s'il y a un point que vous et votre équipe ne savez pas comment aborder, planifiez une courte réunion. Sans parler de l'ensemble du projet, que vous avez fait de manière asynchrone. Mais réfléchir à des solutions pour ce point complexe.

Conclusion : envoyez d'abord un claap. S'il reste des points à discuter, alors seulement, planifiez la réunion. En fin de compte, il ne s'agit pas de l'un ou de l'autre, mais du juste équilibre entre les deux.

Autres ressources pour vous aider à passer à la collaboration asynchrone