Un guide pour une collaboration asynchrone efficace et engageante

Pierre Touzeau

July 28, 2022

Remote Works

Ce guide s'adresse aux personnes qui ont du mal à convaincre leurs collègues de passer à la communication asynchrone.

Au cours des dernières années, j'ai souvent eu l'occasion de discuter avec des personnes qui souhaitaient mettre en place une collaboration plus asynchrone avec leurs coéquipiers. La plupart d'entre eux avaient un problème principal : ils s'efforçaient de communiquer de manière asynchrone avec leurs coéquipiers, mais ils n'obtenaient jamais de réponse de leur part. Et ils se retrouvent une fois de plus par un appel rapide.

Avant Claap, j'ai eu l'opportunité de travailler dans une autre entreprise technologique (360Learning) qui privilégiait l'asynchrone. En fait, nous n'avions même pas de réunion lorsque je suis arrivée. J'ai donc dû intégrer de nombreuses personnes à cette nouvelle façon de communiquer.

Voici les choses que j'ai apprises en cours de route et qui pourraient être utiles si vous êtes le premier à essayer dans votre organisation.

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Étape 1 - Cela fonctionne si vous atteignez votre objectif

Qu'il s'agisse de partager une mise à jour, de demander des commentaires ou de prendre une décision, votre objectif doit être clair lorsque vous commencez à utiliser la communication asynchrone. Quelle est la seule chose qui, si vous l'accomplissez, vous permettra de dire « OK, ça marche, je n'ai pas besoin de réunions »

Voici quelques exemples :

Partager une mise à jour: Je veux m'assurer que les gens l'ont vu.
Demandez des commentaires: obtenir des commentaires/réponses de la part des gens
Former mes coéquipiers: mes coéquipiers ont compris
Prendre des décisions: Je sais quelles sont nos prochaines étapes et comment nous en sommes arrivés là

Les étapes suivantes maximisent vos chances d'atteindre ces objectifs.

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Étape 2 - Rendez votre message très précis

Une chose dont nous ne nous rendons souvent pas compte, c'est qu'il est facile d'être paresseux lorsque vous faites une présentation lors d'une réunion. Bien entendu, les personnes pointues sortent du lot, mais si on ne vous a jamais dit comment présenter vos idées de manière concise, vous pouvez toujours compter sur vos collègues pour poser des questions et animer votre présentation.

Cela ne fonctionne pas de manière asynchrone. Que ce soit par le biais d'une communication écrite ou vidéo, il vaut mieux être précis.

Bonne nouvelle, il existe de nombreux cadres et techniques pour vous aider à le faire.

L'une des techniques consiste à commencer par de courtes vidéos. Si vous avez une question rapide, vous pouvez par exemple enregistrer un claap.

J'ai surtout découvert quelques cadres qui m'ont vraiment aidée à présenter mes idées de manière concise. Les voici :

Lorsque vous présentez une recommandation:

Utiliser les principes des pyramides:

Commencez par la réponse (c'est-à-dire la solution d'un problème, une action suggérée, une information clé)
Regroupez et résumez vos arguments à l'appui
Organisez logiquement vos idées de support

Commencez par pourquoi: similaire à ce qui précède mais je le trouve un peu plus simple et direct dans certains autres cas

Pourquoi : présentez l'objectif
Comment : présentez le plan (comment vous voulez y parvenir)
Quoi : allez dans les détails de chaque section

Formuler un problème ou une question, j'utilise souvent celui-ci :

Contexte : expliquez la situation actuelle avec les éléments clés nécessaires pour vraiment comprendre le problème
Problème : expliquez la complication à laquelle vous faites face
Question : une fois que vous avez présenté le problème, vous souhaitez formuler une hypothèse et poser une question
Options : la fin consiste à formuler une hypothèse.

Voici un exemple concret, si vous voulez voir à quoi cela ressemble :

Robin souhaitait obtenir des commentaires sur la refonte de notre système de commentaires. Il a donc utilisé certains des conseils ci-dessus pour faciliter le visionnage de la vidéo :

Donnez un nom à votre enregistrement pour qu'il soit facile de saisir le contexte
Présenter le contexte avec l'objectif à l'aide d'une description
Mettez en surbrillance les différentes sections à l'aide de commentaires :
Présentation du contexte
Présentation du périmètre
Présentation de la solution avec questions

De cette façon, n'importe qui peut facilement scanner la vidéo et comprendre ce qu'elle contient.

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Étape 3 - Encouragez les gens à contribuer

Une erreur que nous commettons souvent lorsque nous travaillons de manière asynchrone est de ne pas dire clairement ce que nous attendons des autres. Lorsque vous êtes dans la même pièce, cela peut être plus implicite. Vous pouvez arrêter de parler si vous voyez quelqu'un lever un sourcil, si vous posez des questions, si les gens peuvent facilement vous interrompre, etc...

J'ai souvent vu des gens écrire de très longs messages ou enregistrer de très longues vidéos sans dire très clairement ce que l'on attend de vous.

Donc, si vous communiquez un message de manière asynchrone, expliquez clairement ce que vous attendez des autres.

Pour ce faire, vous avez quelques astuces que vous pouvez utiliser :

Avec la communication écrite asynchrone : surlignez votre question dans votre message ou votre note. Comprenez-vous ?
Si vous utilisez la collaboration vidéo asynchrone, mettez en évidence les moments où vous attendez des commentaires à l'aide de commentaires. Il sera plus facile pour vos coéquipiers de s'arrêter à ce moment et de laisser leurs commentaires.

Dans cet exemple, Robin utilise les commentaires pour mettre en évidence les moments où il attend des commentaires de la part des parties prenantes. Cette vidéo a été envoyée à des personnes internes et externes. Vous pouvez également laisser les internautes commenter directement la vidéo, mais il est utile de souligner ces moments si vous souhaitez agréger ces commentaires.

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Étape 4 - Aligner et prendre des décisions

Au-delà des commentaires, l'idée principale de la communication asynchrone est de vous aider à vous aligner et à prendre des décisions avec vos coéquipiers.

Afin de ne pas nous sentir coincés dans des fils de discussion interminables, nous avions défini quelques principes directeurs dans mon ancienne entreprise :

Mentionner des personnes: lorsque vous êtes en réunion, vous regardez la personne dont vous attendez une réponse. Pour la collaboration asynchrone, cela ne fonctionne pas. Nous avons donc dû définir un autre système : si vous mentionnez directement une personne (@angela par exemple), cela signifie que j'attends une réponse d'Angela. Si c'est juste pour info @angela, cela signifie que je veux lui souligner quelque chose mais je n'attends aucune réponse.
Utilisez des puces pour être concis: si vous commencez à expliquer des choses complexes, utilisez des puces. Cela vous aidera à structurer votre message.
Utilisez les votes/réactions pour des réponses rapides, un accusé de réception (et une limitation des notifications) : lorsque vous communiquez de manière asynchrone, vous pouvez avoir l'impression de ne pas être écouté. Afin de réduire ce sentiment, utilisez des réactions telles que 👀 pour indiquer à quelqu'un que vous avez vu son message.
Nommez un DRI (personne directement responsable) qui prend la décision: l'un des avantages d'une réunion est qu'elle est limitée dans le temps. Vous devez, espérons-le, prendre une décision après 1h car la réunion est terminée. Pour éviter d'interminables débats asynchrones, il est important de fixer une date d'échéance mais surtout de nommer un propriétaire chargé de prendre la décision.

Par exemple, chez Claap, nous introduisons constamment de nouvelles fonctionnalités pour faciliter l'alignement et la prise de décision :

Informations sur les spectateurs : vous pouvez facilement contrôler le visionnage de votre vidéo par vos collègues
Mentions avec notifications : mettez en évidence quelque chose d'important pour l'un de vos coéquipiers
Réactions : reconnaissez rapidement quelque chose
Votes : recueillez des commentaires à grande échelle ou forcez une décision

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Étape 5 - Créer de la transparence

Les gens veulent connaître les résultats, mais ils n'ont pas accès à tout. Ils sont rassurés lorsque des décisions sont prises afin de pouvoir se concentrer sur l'exécution.

Lorsque vous aurez terminé, n'oubliez pas de clore la discussion et d'informer tout le monde des résultats.

Que ce soit sur Notion, Slack, Trello, Claap, etc..., nous avons souvent tendance à le mettre à jour avec les éléments suivants :

Mettez à jour votre description ou votre premier message avec une courte somme d'exécution
Si vous utilisez des balises, marquez-les comme fermées
Enregistrez vos décisions dans un tableau/tableau (peut être Notion, Trello, Claap...) accessible à tous.