Vous naviguez sur les mers agitées de la communication moderne en entreprise ? Vous êtes-vous déjà demandé s'il existait un moyen de naviguer de manière plus fluide, plus efficace et d'éviter les réunions inutiles ? Explorons les possibilités des "réunions asynchrones", découvrons ce qu'elles sont et comment les entreprises en plein essor les utilisent pour garder les équipes alignées tout en évitant de perdre des heures en réunions chaque semaine.
Qu'appelle-t-on les réunions asynchrones ?
Une réunion asynchrone, c'est comme ce collègue cool et efficace que nous aimerions tous être. Au lieu de réunir tout le monde à une heure précise (souvent de manière non flexible), les réunions asynchrones permettent aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer ensemble sans avoir à être simultanément dans la même pièce ou la même visio-conférence en ligne .
C'est comme envoyer un e-mail, mais avec plus de personnalité, de style et de clarté. Imaginez que vous envoyez votre message par vidéo et que d'autres personnes puissent le visionner, répondre et collaborer à leur rythme.
Quelle est la différence entre les réunions synchrones et les réunions asynchrones ?
Réunions synchrones
Pensez à ces réunions de synchronisation comme les réunions traditionnelles.
Tout le monde est là, à la même heure, assis autour d'une table ou participant à un appel visio.
C'est en temps réel, c'est interactif, mais cela peut aussi être aussi ennuyeux (si on n'a pas grand chose à dire ou à apprendre de la réunion) et cela demande beaucoup de temps à tout le monde - et donc de l'argent à l'entreprises (salaires x nombre d'heures passées en réunions inutiles)
Elles peuvent également être enregistrées, transformées en vidéos asynchrones et envoyées à votre équipe à l'aide d'outils tels que Claap.
Réunions asynchrones
C'est un peu un nouveau concept ! Les réunions asynchrones vous permettent d'enregistrer votre message ou votre point de discussion par vidéo, de l'envoyer aux membres de l'équipe concernés et de leur permettre de visualiser, de répondre ou d'agir quand cela leur convient.
Tout est question de flexibilité et de respect du temps individuel. Ce sont des réunions qui croient sincèrement que les « fuseaux horaires » ne devraient pas être des « prisons temporelles ».
Quand dois-je organiser des réunions asynchrones ?
1. Fuseaux horaires variés
Les équipes de votre entreprise peuvent être dispersées géographiquement. Avec des membres allant de New York à New Delhi, la coordination d'une heure de réunion mutuelle peut être un cauchemar.
Les réunions asynchrones transcendent les fuseaux horaires, garantissant que tout le monde reçoit le message, peu importe où il se trouve.
Un rapport d'analyse de l'environnement de travail mondial suggère que le travail à distance a augmenté de 140 % depuis 2005, ce qui rend les méthodes asynchrones encore plus pertinentes.
2. Explications détaillées
Les aides visuelles changent la donne en matière d'apprentissage. En fait, selon le réseau de recherche en sciences sociales, 65 % d'entre nous sommes des apprenants visuels.
Les démonstrations et explications par vidéo permettent une dynamique de lecture, de pause et de retour en arrière, garantissant qu'aucun détail n'est oublié et que les explications sont visuelles et pas juste conceptuelles.
Imaginez que vous essayez de décrire un flux de travail, une idée créative ou même un graphique de donnés - c'est fastidieux et ennuyeux de le faire que par du texte alors qu'une vidéo peut clarifier le tout en quelques secondes ou minutes !
3. Boucles de feedback
Il est crucial de fournir des commentaires, mais les réactions immédiates ne sont pas toujours les plus réfléchies. Les réunions asynchrones permettent aux membres d'équipes de gagner du temps.
Ils peuvent réfléchir, faire des recherches et répondre avec des informations précieuses, favorisant ainsi une culture de commentaires et feedbacks constructifs.
Quand ne pas organiser de réunions asynchrones ?
1. Des décisions urgentes sont nécessaires
Les scénarios de prise de décision en temps réel, tels que la gestion de crise, nécessitent des réunions synchrones.
Les projets urgents pour lesquels un feedback immédiat est crucial entrent également dans cette catégorie. Selon Forbes, des décisions immédiates peuvent parfois accélérer les projets.
2. Des sujets sensibles
Tous les sujets ne sont pas adaptés à l'enregistrement vidéo.
Les questions confidentielles, personnelles ou chargées d'émotions doivent être traitées avec soin. Dans de tels cas, des discussions en face à face ou en temps réel sont souvent plus appropriées.
Quels sont les principaux avantages des réunions asynchrones ?
- Gagnez du temps : L'expression « le temps, c'est de l'argent » n'a jamais été aussi vraie. En éliminant le besoin de jongler avec les réunions qui s'enchaînent, les réunions asynchrones permettent de libérer d'innombrables heures. Comme mentionné précédemment, les employés ont souvent plus de 35 % de leur temps consacré aux réunions. Maintenant, imaginez un monde où ce temps serait réduit de moitié, voire plus !
- Augmentez la productivité : Avec moins de perturbations au cours de la journée, les membres de l'équipe peuvent approfondir les tâches, améliorant ainsi leur concentration et leurs résultats. Des nombreuses études montrent que de longues périodes de travail ininterrompu entraînent une augmentation de la productivité.
- Flexibilité : Tout le monde travaille différemment. Certains sont des noctambules, d'autres sont des lève-tôt. Les réunions asynchrones respectent les rythmes de travail individuels, permettant aux membres de l'équipe d'interagir au moment où ils sont au mieux de leur forme.
- Communication plus claire : Grâce à la possibilité d'enregistrer, de mettre en pause et de rejouer, les risques de mauvaise communication sont considérablement réduits. L'élément visuel des aides à la conduite vous permet de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Comment organiser des réunions asynchrones efficaces ?
1. Décidez ce que vous allez dire à l'avance
Comme pour toute présentation ou réunion, la préparation est essentielle. Au lieu d'improviser, décrivez vos pensées en avance. Cela garantit non seulement la clarté, mais aussi le respect du temps du destinataire. Selon Mindtools, des communications bien préparées peuvent accroître l'engagement et la compréhension.
2. Choisissez le bon outil d'enregistrement : Claap
Il existe plusieurs outils, mais Claap est le seul à pouvoir enregistrer votre écran, enregistrer vos réunions et les stocker au même endroit - tout en vous connectant à tous vos outils préférés.
Il ne s'agit pas simplement d'un outil vidéo ; c'est un wiki vidéo intelligent adapté à l'ère moderne. En proposant des vidéos asynchrones, ainsi que des résumés et des transcriptions basés sur l'IA, Claap facilite la communication asynchrone.
N'oubliez pas que l'efficacité des réunions asynchrones dépend largement des outils que vous utilisez. Par conséquent, si vous souhaitez envoyer une vidéo rapide à votre équipe au lieu de la faire participer à une réunion d'une heure.
Partagez la réunions asynchrone avec votre équipe
Une fois que votre vidéo est prête, partagez-la sur vos canaux de communication : emails, teams. Mais n'oubliez pas que le partage ne se limite pas à l'envoi d'un lien. Il s'agit de garantir l'accessibilité, la compréhension et de susciter l'action. Des plateformes comme Slack ou Notion peut s'intégrer parfaitement à des outils tels que Claap, facilitant ainsi le processus de partage.
Collaborez : commentez, réagissez et prenez des décisions - toujours en asynchrone !
La puissance de l'asynchrone ne se limite pas au partage ; elle s'étend à la collaboration. Les commentaires, les discussions et les prises de décision peuvent tous se dérouler de manière asynchrone. Une fois que la discussion a atteint sa conclusion naturelle, il est essentiel de la clore en résumant les points clés et les mesures à prendre. Cela garantit que les réunions mènent à des résultats réalisables.
Avec Claap, votre équipe peut laisser des commentaires, créer des fils de discussion ou créer des sondages pour prendre des décisions concrètes. Ils peuvent même rattraper leur retard en utilisant le résumé généré par l'IA ou lire la transcription pour étudier des parties spécifiques de la vidéo.
Combien de temps puis-je gagner en utilisant les réunions asynchrones ?
Pour es cadres intermédiaires, c'est 35 % de leur temps consacré aux réunions. Pour les cadres supérieurs, on atteint plus de 50 % !
Avec les réunions asynchrones, vous pouvez réduire considérablement ce temps - le diviser facilement par 2. Imaginez tout ce que vous pourriez faire avec tout ce temps gagné.
Claap propose même une version d'essai gratuite pour vous permettre de démarrer dès maintenant et de voir comment les réunions asynchrones s'intègrent au flux de travail de votre équipe.
En conclusion, le monde des réunions asynchrones est vaste, passionnant et promet de faciliter notre vie professionnelle !
