7 meilleures instructions ChatGPT pour de meilleures notes de réunion

Max Gayler

February 16, 2024

Remote Works

Si vous avez déjà assisté à un argumentaire de vente, à une démonstration de produit ou à une session de brainstorming marathon, vous connaissez la marche à suivre. Vous terminez, tout le monde hoche la tête, mais une semaine plus tard, c'est comme si la moitié n'était jamais arrivée.

C'est là qu'entrent en jeu les notes de réunion. Et pas n'importe quelles notes : nous parlons de résumés intelligents, alimentés par l'IA, disponibles instantanément, complets et contenant des actions à entreprendre et des étapes à suivre. Il s'agit de faire en sorte que chaque réunion compte et de s'assurer qu'aucune idée ou tâche ne passe entre les mailles du filet.

Que sont les notes de réunion ?

Les notes de réunion constituent essentiellement le moment fort de votre réunion. Ils sont essentiels pour saisir l'essence des discussions, des décisions prises et des mesures à prendre. Considérez-les comme un outil qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, en veillant à ce que les efforts de l'équipe soient harmonisés et qu'ils avancent ensemble.

L'importance des notes de réunion dans les ventes

Les notes de réunion basées sur l'IA peuvent révolutionner le processus de vente de plusieurs manières clés, en améliorant l'efficacité, la précision et les performances globales. Voici les quatre utilisations les plus importantes de l'IA dans les notes de réunion dans un contexte de vente :

Qualification et suivi des leads: l'IA analyse les conversations pour identifier les besoins et les problèmes des prospects, aidant ainsi les équipes commerciales à adapter les suivis et à hiérarchiser les prospects de manière plus efficace.
Suivi des actions: Automatise l'extraction et le suivi des actions à effectuer lors des réunions, garantissant ainsi l'exécution des tâches et renforçant la responsabilisation de l'équipe.
Coaching et informations sur les ventes: Propose une analyse en temps réel des réunions de vente, identifiant les tactiques efficaces et les domaines à améliorer, ce qui facilite un coaching commercial personnalisé.
Collaboration d'équipe améliorée: Fournit des résumés clairs et concis des interactions commerciales pour faciliter le partage et l'intégration avec les systèmes CRM, afin de maintenir l'ensemble de l'équipe alignée et informée.

Les meilleurs types d'invites pour rédiger des notes de réunion

Pour créer l'invite parfaite, il faut comprendre les nuances qui rendent les informations précieuses et exploitables :

Concision et clarté: visez des suggestions qui résument l'essence de la réunion en informations exploitables et en conclusions claires.
Identification des mesures à prendre: Concentrez-vous sur les instructions qui extraient et répertorient les mesures à prendre, en attribuant des responsabilités et des délais clairs.
Documentation sur les décisions clés: Assurez-vous que les instructions mettent l'accent sur la capture des décisions clés prises, en fournissant un point de référence à tous les membres de l'équipe.
Inclusion de questions de suivi: Rédigez des invites qui encouragent la documentation de toutes les questions de suivi ou des domaines nécessitant des éclaircissements, améliorant ainsi l'efficacité de la réunion.
Intégration des éléments visuels et des données: utilisez des instructions qui guident l'inclusion de visuels ou de données pertinents, afin de rendre les notes plus complètes et plus utiles.
Préparation pour les prochaines étapes: Concevez des instructions qui aident à définir l'ordre du jour ou les sujets de la prochaine réunion, afin de maintenir l'élan.

Comment l'IA révolutionne les notes de réunion

Rapidité et efficacité

Les outils d'IA tels que ChatGPT offrent la possibilité de résumer rapidement les réunions, de capturer les points essentiels et les mesures à prendre en temps réel, réduisant ainsi considérablement le délai de diffusion des résultats des réunions.

Précision et exhaustivité améliorées

Grâce au traitement du langage naturel, l'IA peut garantir que les notes de réunion sont non seulement exactes mais également complètes, couvrant tous les points discutés sans biais ni omission.

Mise en évidence des mesures à prendre

L'IA excelle dans l'analyse des discussions pour mettre en évidence les mesures à prendre et les responsabilités, en indiquant clairement qui est responsable de quoi, améliorant ainsi le suivi des tâches et les taux d'achèvement.

Intégration des données et des éléments visuels

Grâce à l'IA, l'intégration de données et de visuels dans les notes de réunion est rationalisée, garantissant que toutes les informations pertinentes sont incluses pour un résumé plus informatif et engageant.

Boucle de feedback d'amélioration continue

L'IA peut faciliter une boucle de feedback en générant des invites pour les évaluations après les réunions, ce qui permet d'affiner et d'améliorer continuellement le processus et les résultats des réunions.

7 meilleures invites ChatGPT pour de meilleures notes de réunion

Vous aurez besoin de la transcription de votre réunion pour obtenir les notes de la réunion. Vous pouvez utiliser un outil tel que Claap pour enregistrez vos réunions gratuitement.

Prompt 1 : Résumé

Synthétisez rapidement des informations de haut niveau.

Rapide :

📄 Résumé : créez un résumé détaillé qui couvre :
🎯 Principaux résultats : Résumez les principaux objectifs atteints et les principales connaissances acquises.
🔄 Décisions stratégiques : documentez les décisions importantes prises et leur impact attendu sur les orientations futures.
Soyez aussi bref que possible.

Cette invite demande à ChatGPT de rédiger un résumé qui aborde non seulement les résultats et les décisions essentiels, mais qui anticipe également les stratégies futures et prend en compte les contributions des parties prenantes. Il est structuré de manière à fournir aux dirigeants et aux décideurs une vue à 360 degrés de la profondeur stratégique de la réunion.

Étape 2 : Procès-verbal de la réunion

Capturez les détails de manière exhaustive.

Rapide :

📄 Procès-verbaux de réunion : Élaborez des procès-verbaux de réunion complets comprenant :
📋 Participants : Dressez la liste de tous les participants ainsi que leurs rôles et départements.
🗣️ Points de discussion : détaillez les sujets abordés, y compris les débats ou les points de vue alternatifs.
✅ Décisions prises : Consignez toutes les décisions, y compris les personnes qui les ont prises et les raisons qui les ont motivées.
📌 Mesures à prendre : Spécifiez les tâches assignées, les personnes responsables et les délais.
📊 Données et informations : résumez toutes les données présentées ou les informations partagées qui ont influencé le déroulement de la réunion.
🔄 Suivi : prenez note des réunions de suivi ou des points de contrôle convenus.

Cette invite étendue garantit que ChatGPT capture tous les aspects critiques de la réunion, des rôles des participants aux discussions détaillées et aux décisions. Il est conçu pour ne rien négliger, fournissant un enregistrement complet qui garantit clarté et responsabilité pour toutes les personnes impliquées.

Étape 3 : Découverte des ventes

Améliorer la compréhension des clients potentiels.

Rapide :

📄 Résumé de la découverte des ventes : compilez un résumé complet qui comprend :
🎯 Besoins du client : Décrivez les besoins, les défis et les objectifs exprimés par le client.
🛠️ Solutions proposées : détaillez les solutions potentielles discutées pour répondre aux besoins du client.
🤔 Questions et clarifications : Dressez la liste des questions que le client a posées et des éclaircissements fournis.
✅ Mesures à prendre : décrivez les prochaines étapes pour l'équipe commerciale et le client, y compris les documents ou informations à échanger.
💬 Feedback : prenez note des premiers commentaires ou réactions des clients aux solutions proposées.

Cette invite invite ChatGPT à générer un résumé visant à découvrir et à comprendre les besoins du client et la manière dont l'équipe commerciale propose d'y répondre. Il est structuré de manière à garantir une voie claire à suivre avec des étapes réalisables et enregistre les commentaires des clients pour affiner les stratégies de vente.

Étape 4 : Réunion de vente

Rationalisez vos discussions sur la stratégie de vente.

Rapide :

📄 Aperçu de la réunion de vente : créez un aperçu détaillé qui englobe :
🎯 Objectifs de la réunion : Clarifiez les objectifs fixés pour la réunion de vente et déterminez s'ils ont été atteints.
📊 Informations sur les clients : documentez les informations sur le comportement, les préférences ou les commentaires des clients mentionnés lors de la réunion.
🛠️ Mises à jour des produits : résumez toutes les nouvelles fonctionnalités, mises à jour ou offres du produit discutées.
✅ Mesures à prendre : Dressez la liste détaillée des mesures à prendre pour l'équipe, en précisant les rôles, les responsabilités et les délais.
💡 Décisions : mettez en évidence les principales décisions prises concernant les stratégies, les prix ou l'approche client.
📈 Mesures de performance : passez en revue tous les indicateurs ou objectifs de performance des ventes examinés lors de la réunion.

Cette invite permet à ChatGPT de produire un résumé de la réunion commerciale qui couvre non seulement les bases, mais approfondit les informations sur les clients, les mises à jour des produits et les mesures de performance, garantissant ainsi une vision globale de la stratégie commerciale et du plan d'exécution.

Étape 5 : Réussite des clients

Suivez les stratégies d'engagement des clients.

Rapide :

📄 Informations sur la réussite des réunions avec les clients : rédigez un rapport détaillé qui inclut :
🎯 Commentaires des clients : capturez les commentaires spécifiques des clients sur les produits ou services.
🛠️ Optimisation des solutions : discutez des solutions ou des ajustements proposés pour améliorer la satisfaction des clients.
📈 Indicateurs de réussite : passez en revue les indicateurs clés ou les KPI qui mesurent le succès des clients et tout changement au fil du temps.
✅ Mesures à prendre : Énumérez les mesures à prendre pour répondre aux préoccupations des clients, y compris les parties responsables et les délais.
🔄 Plans de suivi : définissez des plans pour un engagement continu des clients, y compris des enregistrements ou des mises à jour programmés.
💡 Idées innovantes : notez toutes les nouvelles idées ou suggestions visant à améliorer l'expérience ou l'engagement des clients.

Cette invite permet à ChatGPT de saisir l'essence des réunions de réussite avec les clients, en se concentrant sur les commentaires directs, les solutions réalisables et les plans d'amélioration continue. Il est conçu pour favoriser une approche proactive de la satisfaction et de la fidélité des clients.

Invite 6 : Recherche sur les utilisateurs

Compilez des informations à partir des interactions des utilisateurs.

Rapide :

📄 Résultats de la recherche auprès des utilisateurs : Compilez un résumé complet qui couvre :
🎯 Objectifs de recherche : Indiquez les objectifs de la recherche auprès des utilisateurs et indiquez s'ils ont été atteints.
🧐 Informations clés : mettez en évidence les résultats importants concernant le comportement, les préférences et les problèmes des utilisateurs.
📊 Analyse des données : résumez les données collectées au cours de la recherche, y compris les enquêtes auprès des utilisateurs, les entretiens ou les tests d'utilisabilité.
✅ Mesures à prendre : Répertoriez les recommandations pour améliorer les produits ou les services en fonction des résultats de la recherche.
🔄 Prochaines étapes : Définissez les recherches ou les validations supplémentaires nécessaires.
💬 Commentaires des parties prenantes : incluez tous les commentaires des parties prenantes sur les résultats de la recherche et les actions proposées.

Cette invite invite ChatGPT à se concentrer sur la fourniture d'un compte rendu détaillé des activités de recherche sur les utilisateurs, des résultats et des implications pour le développement de produits. Il garantit que les informations exploitables sont clairement identifiées et alignées sur les attentes des parties prenantes.

Étape 7 : mise à jour de l'équipe

Résumez efficacement les communications internes de l'équipe.

Rapide :

📄 Résumé des mises à jour de l'équipe : créez un résumé détaillé qui inclut :
🎯 Réalisations de l'équipe : Célébrez les succès et les étapes franchies par l'équipe.
📈 Suivi des progrès : mise à jour sur les projets en cours, y compris leur état actuel et les obstacles rencontrés.
✅ Mesures à prendre : détaillez les tâches spécifiques assignées, y compris les délais et les personnes responsables.
🔄 Objectifs à venir : définissez les buts et les objectifs pour la période à venir.
💡 Idées et suggestions : encouragez le partage de nouvelles idées ou suggestions pour améliorer les performances ou les processus de l'équipe.
🤝 Feedback de l'équipe : résumez les commentaires ou les préoccupations soulevés par les membres de l'équipe et toutes les solutions proposées.

Cette invite invite ChatGPT à rédiger un résumé qui non seulement met à jour les progrès et les réalisations de l'équipe, mais favorise également un environnement de communication ouverte et d'amélioration continue en mettant en évidence les nouvelles idées et en tenant compte des commentaires.

Étape 8 : Entraînement

Décrivez les principaux points à retenir des séances de formation.

Rapide :

📄 Récapitulatif de la session de formation : Fournissez un récapitulatif complet qui englobe :
🎯 Objectifs de formation : décrivez les objectifs de la session de formation et leur degré de réussite. 📚 Contenu abordé : détaillez les concepts, compétences ou domaines de connaissances clés abordés au cours de la formation.
✅ Mesures à prendre : Attribuez des tâches de suivi ou des activités pratiques pour renforcer l'apprentissage.
📝 Évaluations : Résumez toutes les évaluations réalisées et leurs résultats.
🔄 Feedback et améliorations : Recueillez les commentaires des participants sur la session de formation et des suggestions pour les sessions futures.
📈 Prochaines étapes : Identifier les domaines à développer ou les besoins de formation à venir.

Cette invite est conçue pour permettre à ChatGPT de résumer les sessions de formation de manière exhaustive, de capturer l'essentiel de ce qui a été enseigné, d'évaluer les résultats d'apprentissage et de préparer le terrain pour un apprentissage et une amélioration continus.

Obtenez des notes de réunion instantanément avec Claap

Claap vous permet de enregistrez vos réunions et obtenez un transcription ainsi qu'un Résumé généré par l'IA. Enregistrez votre écran et votre visage, envoyez un message rapide, puis intégrez la vidéo directement dans vos e-mails, vos pages Web ou n'importe où.

Et le meilleur, c'est que vous n'avez même pas besoin d'une invite. Le générateur de résumé intégré à Claap vous permet de choisir parmi n'importe quel modèle et d'obtenir instantanément les tâches de suivi, les points clés, etc.