Les 8 meilleurs prompts ChatGPT pour de notes de réunion optimales

Si vous avez déjà assisté à une réunion d'équipe, à une discussion commerciale, à une démonstration produit ou encore à une session de brainstorming, vous connaissez la musique : vous terminez la réunion, tout le monde hoche la tête, mais une semaine plus tard, c'est comme si la moitié des sujets discutés et actés avaient été oubliés.

C'est là qu'entre en jeu l'importance des notes de réunion. Et pas n'importe quelles notes : des résumés concis, clairs et directifs, alimentés par l'IA, disponibles instantanément après chaque réunion, et contenant les plans d'actions validées et les étapes à suivre. Il s'agit de faire en sorte que chaque réunion compte t serve à quelque chose et de s'assurer qu'aucune idée ou tâche ne parte aux oubliettes !

Les dernières tendances des notes de réunion

Les notes de réunion constituent un point essentiel de votre réunion. Elles permettent de saisir l'essence des discussions, de collecter l'ensemble des décisions prises et des actions futures validées et engagées. Considérez-les comme un outil qui permet à tout le monde de rester aligné de manière efficace.

L'importance des notes de réunion pour les équipes commerciales

Les notes de réunion basées sur l'IA peuvent révolutionner le processus de vente de plusieurs manières clés, en améliorant la collection de toutes les discussions prospects et clients, de ne rien rater des échanges et étapes à suivre pour améliorer la relation client et le suii du cycle de vente. Voici 4 exemples d'utilisation de l'IA pour les notes de réunion dans un contexte de vente :

• Qualification et suivi des leads : l'IA analyse les conversations pour identifier les besoins et les problèmes des prospects, aidant ainsi les équipes commerciales à adapter les suivis ou relances et à prioriser leurs prospects de manière plus efficace.
• Suivi des actions : Automatise le suivi des actions à effectuer post-réunions, garantissant ainsi l'exécution des tâches et renforçant le suivi client.
• Coaching et informations sur les ventes : Propose une analyse en temps réel des réunions de vente, identifiant les éléments qui parlent aux prospects et les domaines à améliorer, ce qui facilite un coaching commercial personnalisé.
• Collaboration d'équipe améliorée: Fournit des résumés clairs et concis des interactions commerciales pour faciliter le partage et l'intégration avec les systèmes CRM, afin de maintenir l'ensemble de l'équipe alignée et informée de l'avancée du pipe commercial ou de la relation avec tel ou tel prospect.

Les spécificités des prompts pour rédiger des notes de réunion via IA

Pour créer un prompt parfait, il faut comprendre les critères qui rendent les informations de réunions précieuses et exploitables :

• Concision et clarté : visez des suggestions qui résument l'essence de la réunion avec des conclusions claires.
• Identification des mesures à prendre : Concentrez-vous sur les instructions qui extraient et répertorient les actions à prendre, en attribuant des responsabilités et des délais.
• Documentation sur les décisions clés : Assurez-vous que les instructions mettent l'accent sur la capture des décisions clés prises lors de la réunion.
• Inclusion de questions de suivi : Rédigez des prompts qui encouragent des questions de suivi ou des domaines nécessitant des éclaircissements, améliorant ainsi l'impact de la réunion et la préparation de la suivante.
• Intégration d'éléments visuels et de données : utilisez des prompts qui demandent l'inclusion de visuels ou de données pertinentes, afin de rendre les notes plus complètes et plus utiles.
• Préparation pour les prochaines étapes : Concevez des instructions qui aident à définir l'ordre du jour ou les sujets de la prochaine réunion, afin de maintenir la dynamique.

Comment l'IA révolutionne les notes de réunion ?

Rapidité et efficacité

Les outils d'IA tels que ChatGPT offrent la possibilité de résumer rapidement les réunions, de capturer les points essentiels et les actions à prendre - et cela en temps réel, réduisant ainsi considérablement le délai de diffusion des synthèses de réunions.

Précision et exhaustivité

Grâce au traitement du langage naturel, l'IA peut garantir que les notes de réunion sont non seulement exactes mais également complètes, couvrant tous les points discutés.

Liste des actions et prochaines étapes

L'IA excelle dans l'analyse des discussions pour mettre en évidence les actions à effecter et les responsabilités, en indiquant clairement qui est responsable de quoi et pour quand.

Intégration de données et d'éléments visuels

Grâce à l'IA, l'intégration de données et de visuels dans les notes de réunion est optimale, garantissant que toutes les informations pertinentes sont incluses pour un résumé informatif et aussi engageant.

Boucles de feedback et d'amélioration continue

L'IA peut faciliter une boucle de feedback pour les évaluations après les réunions, ce qui permet d'affiner et d'améliorer continuellement le processus de création de notes de réunions.

Les 8 meilleures prompts ChatGPT pour des notes de réunion

Vous aurez besoin de la transcription de votre réunion pour obtenir les notes de la réunion. Vous pouvez utiliser un outil tel que Claap pour enregistrer et retranscrite vos réunions.

Prompt 1 : Synthèse ou Executive Summary - "Exec Sum"

Synthétisez rapidement des informations pour des managers.

Prompt :

📄 Synthèse ou Executive Summary

Crée un résumé détaillé qui couvre :
🎯 Les Principaux Résultats : Résume les principaux objectifs atteints et les insights majeurs tirés de la réunion.
🔄 Les Décisions Stratégiques : Mets en avant les décisions importantes prises, ainsi que leur impact prévu sur les stratégies futures.

Contraintes
- Rédige un résumé clair et concis, permettant de saisir l'essentiel de la réunion en moins de 2 minutes de lecture.
- Adopte une structure visuelle, comme des bullet points ou des sections bien définies, pour faciliter la lecture.
- Intègre les données pertinentes discutées lors de la réunion pour étayer les analyses, décisions et étapes suivantes.

Ce prompt demande à ChatGPT de rédiger un résumé qui peut être partagé à des leaders ou un Comex - qui couvre les résultats essentiels et les décisions prises. Il est conçu pour offrir une vue d'ensemble stratégique et approfondie de la réunion, adaptée aux dirigeants et décideurs.

Prompt 2 : Compte-Rendu de Réunion - "Minutes"

Capturez les détails échangés de manière exhaustive.

Prompt :

📄 Compte-Rendu de Réunion
‍
Rédige un compte-rendu détaillé de la réunion incluant :
📋 Participants : Liste tous les participants, avec leurs rôles et départements.
🗣️ Points de discussion : Résume les sujets abordés, y compris les débats ou points de vue divergents.
✅ Décisions prises : Note les décisions adoptées, qui les a validées ainsi que les arguments utilisés pour les prendre
📌 Actions à Mener : Précise les tâches à faire après la réunion avec les responsables de ces actions et les échéances attendues.
📊 Données et informations : Mets en avant les données présentées ou les insights partagés ayant influencé les échanges.
🔄 Suivi : Mentionne les réunions de suivi ou points de synchronisation convenus.

Ce prompt garantit que ChatGPT capture chaque aspect essentiel de la réunion, des rôles des participants aux discussions approfondies et décisions prises. Il est conçu pour fournir un enregistrement complet, favorisant clarté et responsabilisation pour toutes les parties concernées.

Prompt 3 : Réunion Commerciale de Découverte - "Discovery"

Améliorez la compréhension des problématiques des clients potentiels.

Prompt :

📄 Résumé pour les appels de Découverte Client
‍
Rédige un résumé complet incluant :
🎯 Besoins du client : Décrivez les besoins, défis et objectifs exprimés par le client.
🛠️ Solutions proposées : Détaille les solutions potentielles discutées pour répondre aux besoins du client.
🤔 Questions et clarifications : Liste les questions posées par le client et les éclaircissements apportés.
✅ Actions à prendre : Définit les prochaines étapes pour l'équipe commerciale et le prospect, y compris les documents ou informations à échanger.
💬 Feedback : Note les premières réactions ou retours du client sur les solutions proposées.

Ce prompt guide ChatGPT pour générer un résumé axé sur l'identification des besoins du client et sur la manière dont l'équipe commerciale prévoit de les aborder. Il garantit une approche structurée en incluant des étapes concrètes, en enregistrant les retours du client et en offrant une voie claire pour avancer. Il est conçu pour résumer efficacement tout appel de découverte. Vous pouvez également trouver ici les meilleurs prompts pour des scripts d'appels à froid.

Prompt 4 : Réunion Commerciale ou Démo

Simplifiez vos discussions stratégiques tout au long du cycle de vente.

Prompt :

📄 Résumé de Réunion Commerciale ou Démo

Rédige un compte-rendu détaillé comprenant :
🎯 Objectifs de la réunion : Précise les objectifs fixés pour la réunion commerciale et s’ils ont été atteints.
📊 Informations sur les clients : Documente les informations sur les préférences ou les retours des clients partagés pendant la réunion.
🛠️ Bénéfices et fonctionnalités produits : Résume les fonctionnalités, mises à jour ou offres produits abordées et les bénéfices attendus.
💬 Feedback : Note les retours initiaux des clients sur la démo ou les discussions.
✅ Actions à prendre : Définit les prochaines étapes pour l'équipe commerciale et le prospect, y compris les documents ou informations à échanger.
💡 Décisions : Mets en avant les décisions clés prises sur les stratégies, les tarifs ou les approches clients.
📈 Mesures de performance : Passe en revue les métriques ou objectifs d'impact discutés avec le client.

Ce prompt permet à ChatGPT de produire un résumé de réunion commerciale qui approfondit les discussions clients, les bénéfices et fonctionnalités produits qui attirent le plus et les métriques de performance, garantissant une vue d'ensemble pour le cycle de vente. Vous pouvez également essayer gratuitement notre outil "Résumés IA pour les Réunions Commerciales" ou consulter ici les meilleurs prompts pour des scripts de démo commerciale.

Prompt 5 : Réunion de Suivi Client

Monitorez l'engagement des clients, leur utilisation de vos services et leur niveau de satisfaction.

Prompt :

📄 Résumé de Réunion de Suivi Client - Customer Success :

Rédige un rapport détaillé comprenant :
🎯 Retours clients : Recueille les retours spécifiques de la part des clients sur les produits ou services.
🛠️ Optimisation des solutions : Synthétise les solutions ou ajustements proposés pour améliorer la satisfaction des clients.
📈 Indicateurs de succès : Passe en revue les indicateurs clés (KPIs) mesurant le succès pour le client et leurs évolutions au fil du temps.
✅ Actions à prendre : Énumére les actions à entreprendre pour répondre aux préoccupations ou demandes des clients, en précisant les responsables et les délais.
🔄 Plans de suivi : Définit les points de synchronisation ou les nouvelles réunions planifiées.
💡 Idées innovantes : Note toute nouvelle idée ou suggestion pour améliorer l'expérience ou l'engagement client.
🤔 Changements stratégiques : Liste les changements au sein de l'organisation du client, dans sa stratégie Go-to-Market ou ses performances, qui pourraient constituer un contexte important pour les prochains suivis, des opportunités commerciales ou des risques.

Ce prompt permet à ChatGPT de saisir l'essentiel des réunions Customer Success, en mettant l'accent sur les retours directs, les solutions concrètes et les plans d'amélioration. Il est conçu pour encourager une approche proactive de la satisfaction et de la fidélisation des clients, tout en identifiant des opportunités de ventes additionnelles ou des risques de désabonnement.

Prompt 6 : Recherche Utilisateurs - "User Research"

Compilez les enseignements issus des recherches utilisateurs.

Prompt :

📄 Résultats de la recherche utilisateurs 

Rédige un résumé complet incluant :
🎯 Objectifs de recherche : Indique les objectifs de la recherche utilisateur et précise s’ils ont été atteints.
🧐 Enseignements clés : Souligne les principaux enseignements sur le comportement des utilisateurs, leurs préférences ou encore leurs points de friction.
📊 Analyse des données : Résume les données collectées lors de la recherche, telles que les questions utilisateurs ou les tests d’utilisabilité.
✅ Actions à mener : Liste les recommandations pour améliorer le produit ou le service en fonction des résultats de la recherche.
🔄 Prochaines étapes : Définit les recherches ou validations supplémentaires nécessaires - s'il y en a.

Ce prompt oriente ChatGPT vers une synthèse détaillée des activités de recherche utilisateur, des conclusions et de leurs implications pour le développement produit. Il garantit que des insights exploitables sont clairement identifiés et alignés sur les attentes des personnes interrogées.

Prompt 7 : Réunion d'équipe

Résumez efficacement les échanges au sein de votre équipe après une réunion hebdomadaire.

Prompt :

📄 Résumé de la réunion d'équipe :

Crée un résumé détaillé qui inclut :
🎯 Réalisations de l'équipe : Mets en avant les succès et les étapes importantes atteintes par l'équipe.
📈 Suivi des avancées : Fournis une mise à jour sur les projets en cours, y compris leur statut actuel et les difficultés rencontrées.
✅ Actions à mener : Liste les tâches spécifiques assignées à des personnes de l'équipe, avec les échéances définies.
🔄 Objectifs à venir : Décris les objectifs pour la prochaine période. - s'il y en a.
🤝 Feedback de l'équipe : Résume les nouvelles idées, suggestions, retours ou préoccupations exprimés par les membres de l'équipe et les résolutions proposées.

Ce prompt guide ChatGPT pour créer un résumé qui non seulement informe sur les progrès et réalisations de l'équipe, mais favorise également un environnement de communication ouvert en mettant en avant les nouvelles idées et les retours de l'équipe.

Étape 8 : Formation ou Coaching

Résumez les points clés, les apprentissages et les conseils tirés des sessions de formation.

Prompt :

📄 Notes de session de formation :

Fournis un récapitulatif détaillé qui inclut :
🎯 Objectifs de formation : Décris les objectifs de la session et évalue si ceux-ci ont été atteints.
📚 Contenu abordé : Mets en avant les concepts, compétences ou connaissances clés discutés ainsi que les contenus ou ressources liées.
✅ Actions à mener : Attribue des tâches ou activités de suivi pour renforcer les compétences et les apprentissages.
📝 Évaluations : Synthétise les évaluations ou tests réalisés et leurs résultats - s'il y en a eus.
🔄 Feedback et améliorations : Collecte les retours des participants sur la session et leurs suggestions d'amélioration.
📈 Prochaines étapes : Identifiez les domaines nécessitant un développement ultérieur ou les besoins de formation futures.

Ce prompt est conçu pour permettre à ChatGPT de résumer de manière exhaustive les sessions de formation, en capturant de ce qui a été enseigné, en évaluant les résultats des apprentissages, et en préparant le terrain pour un apprentissage et un suivi futur.

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