Maîtriser l'art des réunions de catch up | Guide en 10 leçons

Qu'est-ce qu'une réunion de rattrapage ?

Une réunion de rattrapage est une réunion décontractée et flexible de deux personnes ou plus au travail. C'est une occasion informelle de discuter à la fois de problèmes commerciaux et, surtout, de sentiments personnels.

Nous vivons dans un monde en évolution rapide, où les relations commerciales sont trop souvent dictées par des impératifs de performance. Les réunions de rattrapage sont le moyen idéal pour reprendre le souffle et remettre l'humain au cœur de votre activité.

Les objectifs d'une réunion de rattrapage sont les suivants :

• Renforcer la relation entre les personnes qui se rencontrent. Les rattrapages favorisent des relations de travail positives. Ils encouragent également la camaraderie entre collègues ;
• Partagez les mises à jour. Qu'il s'agisse de problèmes professionnels ou de questions plus personnelles ;
• Discutez des défis. Ces réunions sont un moyen d'identifier et de résoudre les défis, les obstacles ou les problèmes auxquels les membres de l'équipe peuvent être confrontés ;
• Donnez une voix à tout le monde. Le rattrapage est un moment privilégié pour un membre de l'équipe qui souhaite faire entendre ses idées de manière informelle.

L'ordre du jour des réunions de rattrapage est flexible, afin que chacun puisse partager ses impressions, ses commentaires et ses préoccupations.

Réunions régulières ou réunions de rattrapage

Les réunions régulières et les réunions de rattrapage sont des styles distincts de réunions sur le lieu de travail.

Si je devais trouver une comparaison, je dirais que les réunions traditionnelles sont comme des dîners raffinés avec costumes et étiquette. Alors que les réunions de rattrapage ressemblent davantage à des hamburgers entre amis, elles sont décontractées et décontractées.

Les réunions traditionnelles sont généralement formelles, structurées et suivent un calendrier régulier. Leur contenu est relativement exhaustif. Le sujet de la réunion est bien défini et vous l'abordez de manière structurée. Pensez à vos réunions d'équipe hebdomadaires ou mensuelles par exemple.

C'est différent pour les réunions de rattrapage. Prenez un café et détendez-vous. Les réunions de rattrapage sont beaucoup plus décontractées, courtes et spontanées que les réunions ordinaires. De plus, vous ne vous contentez pas de discuter de questions commerciales. Vous vous concentrez principalement sur la personne en face de vous et sur ses sentiments.

Les avantages des réunions de rattrapage pour votre entreprise

Vous pensez que prendre le temps de rattraper votre retard est une perte de temps pour votre activité ? Bien au contraire... Laissez-moi vous prouver que vous avez tort.

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Replacer l'humain au cœur de l'entreprise

Les réunions de rattrapage sont un outil puissant qui permet de recentrer l'attention de votre organisation sur son atout le plus précieux : les personnes.

En se réunissant régulièrement pour discuter des progrès, des défis et des réussites, les réunions de rattrapage rappellent à tous que les individus sont au cœur du succès de l'entreprise. Cela améliorera le sentiment d'appartenance de vos équipes.

Renforcer les relations entre collègues

Les réunions de rattrapage vous donnent l'occasion d'établir et de renforcer les relations au sein de votre équipe. En encourageant une communication ouverte, ils favorisent un sentiment d'unité et de soutien mutuel.

L'objectif est de créer une atmosphère positive et collaborative dans laquelle les membres de votre équipe se sentent à l'aise de travailler ensemble.

Vous pouvez être sûr qu'un environnement positif et une équipe soudée amélioreront certainement la qualité du travail.

Évaluer la santé de l'équipe en recueillant des commentaires

L'un des objectifs essentiels des réunions de rattrapage est d'évaluer le bien-être des équipes. Lors des réunions de rattrapage, vos collègues peuvent exprimer leurs préoccupations et donner un aperçu de leurs expériences.

Écoutez-les attentivement. Leurs commentaires sont précieux et devraient être pris en compte dès que possible.

Votre stagiaire vous a-t-il reproché en plaisantant de ne pas partager suffisamment vos astuces Excel ? Notez cela au fond de votre esprit et suggérez une séance d'entraînement la semaine suivante.

Comment organiser une réunion de rattrapage efficace : un guide en 10 leçons

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Étape 1 : Fixez les objectifs, vous devez

Une réunion de rattrapage peut avoir de nombreux objectifs différents. En voici une liste non exhaustive :

• Apprenez à connaître un nouveau collègue ;
• Vérifier la dynamique de l'équipe ;
• Comprenez les objectifs et les aspirations de vos collègues ;
• Se faire une idée de la courbe de progression ;
• Renseignez-vous sur les difficultés du projet ;
• Obtenez/fournissez des commentaires sur la gestion.

Comme ces réunions sont informelles, il est facile de parler de mauvais temps... Et finalement de se perdre. Définissez à l'avance vos objectifs de rattrapage pour ne pas vous perdre dans vos digressions (très intéressantes, je n'en doute pas).

Étape 2 : La fréquence, à vous de choisir

La fréquence des réunions de rattrapage est flexible. Pour déterminer la bonne fréquence, vous devez prendre en compte deux facteurs :

• Les besoins de votre collègue : Écoutez attentivement. Certaines personnes préfèreront des rattrapages très réguliers. D'autres préfèreront moins de rattrapages, mais peut-être des rattrapages plus longs à chaque fois ;
• Disponibilité horaire : Les rattrapages ne devraient pas prendre toutes vos journées.

Ainsi, en fonction de votre temps et des besoins de votre équipe, vous pouvez commencer à proposer des réunions de rattrapage hebdomadaires ou bihebdomadaires. Au fur et à mesure que vous recevez des commentaires de la part de vos collègues, vous pouvez ajuster la fréquence.

Mais ne perdons pas notre bon sens : si vous pensez que l'un de vos collègues a besoin d'une discussion, n'attendez pas plus longtemps et proposez-lui de le rattraper.

Étape 3 : Trouvez le bon moment et la bonne durée, vous devriez

Comment choisir le bon moment ?

Vous devez tenir compte des horaires de travail et des préférences de votre équipe.

En général, la planification de réunions de rattrapage au début ou à la fin de la journée de travail ou avant ou après le déjeuner peut être efficace car elles n'interrompent aucune activité.

Cependant, l'essentiel est de trouver un moment qui convient à chacun et qui ne perturbe pas son flux de travail. Partagez vos calendriers et choisissez le meilleur moment ensemble. N'oubliez pas de vérifier que les horaires sont adaptés à tous les fuseaux horaires si des télétravailleurs rejoignent la réunion.

Comment choisir la bonne durée ?

Tout dépend du nombre de personnes présentes lors du rattrapage et de la densité des problématiques à traiter.

Si vous vous adressez à une seule personne qui n'a pas nécessairement de difficulté à vous parler, environ 15 minutes suffiront.

D'un autre côté, si vous rattrapez toute une équipe de 3 ou 4 personnes qui souhaitent déposer une plainte, vous aurez peut-être besoin d'une demi-heure ou plus.

Étape 4 : Organisez la configuration, vous allez

La clé d'une réunion de rattrapage réussie ? Mettez votre public à l'aise. Cela s'applique à la fois aux réunions de rattrapage en personne et en ligne.

Organisation d'une réunion de rattrapage physique

• Option 1 : Choisissez une salle de réunion confortable et calme dans votre bureau, de préférence loin des distractions. Assurez-vous que la pièce est bien éclairée et que la disposition des sièges favorise l'interaction.
• Option 2 (ma préférée) : Demandez à la personne ou aux personnes à qui vous parlez de discuter autour d'un café. Vous pouvez vous asseoir dans un coin tranquille de la cafétéria si la configuration de votre bureau le permet. Ou rendez-vous directement au café du coin de la rue, où vous ne risquez pas de croiser tous vos collègues.

Configuration d'une réunion de rattrapage en ligne

Vos collègues ne travaillent pas tous au bureau ? Pas de problème, les réunions de rattrapage en ligne sont la solution. Vous n'avez plus besoin d'égaler le nombre de jours que vous passez sur place. Quelques conseils pour une configuration en ligne efficace :

• Choisissez une plateforme de visioconférence auxquels vous et vos collègues avez accès et que vous connaissez bien ;
• Demandez à vos collègues de « lever la main » sur l'estrade pour prendre la parole s'ils sont plus de deux. Cela évitera la cacophonie ;
• Mets-toi à l'aise.

Étape 5 : Fixer l'ordre du jour (informel), vous allez

Même si elles sont informelles, les réunions de rattrapage ont besoin de leur ordre du jour pour ne pas vous perdre. Un agenda n'a pas besoin d'être très long. Vous devez simplement vous assurer de couvrir les points clés pour atteindre l'objectif de la réunion.

Voici, par exemple, un modèle pour un rattrapage individuel hebdomadaire :

Date : [Date]

Durée : [Heure]

Ordre du jour :

1. Mises à jour et obstacles ‍

• ‍ Permettez aux membres de votre équipe de partager des mises à jour.
• Répondez à toutes les préoccupations ou aux défis auxquels ils sont confrontés.

2. Progrès réalisés par rapport aux objectifs

• ‍ Passez en revue les progrès réalisés par rapport aux objectifs individuels.
• Discutez des réussites et des échecs.

3. Feedback et coaching

• ‍ Fournissez des commentaires constructifs.
• Offrez des conseils et du soutien selon les besoins.

4. Éléments d'action

• ‍ Documentez les mesures à prendre pour le responsable et l'employé.
• Garantir la responsabilisation et le suivi.

5. Opportunités de développement (facultatif)

• ‍ Identifiez les domaines de développement ou de croissance des compétences.
• Discutez des possibilités d'avancement professionnel.

Vous trouverez ici de nombreux autres conseils et modèles pour les ordres du jour de vos réunions.

Étape 6 : Discutez de sujets importants, vous allez

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De nombreux sujets peuvent être abordés lors d'un rattrapage. Parmi les plus importants figurent :

• Bilan des progrès. Discutez de l'expérience de votre collègue au sein de l'entreprise/du projet. Vous pourrez passer en revue les progrès et les difficultés ensemble. Vous pouvez également parler de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, lui demander s'il se sent bien dans l'entreprise et lui demander des commentaires. Attention ! Ce rattrapage n'est pas une évaluation officielle des performances.
• Sujets personnels. Partagez des mises à jour personnelles, tout en restant dans les limites du professionnalisme. Par exemple, votre collègue vient d'acheter un appartement. Il est important que vous sachiez tous les deux qu'elle devra gérer le travail de peinture pendant quelques semaines ;
• L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Dans notre monde toujours connecté, il peut être difficile de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous savons tous à quel point il peut être stressant de recevoir un message disant « c'est gratuit demain à 9 h » ? Discutons » quand il est 20 h et que vous prenez une bière avec des amis. Discutez donc avec votre collègue de son approche de ce problème afin de trouver les meilleurs arrangements possibles.
• Objectifs et aspirations. À court ou à long terme, comment votre collègue envisage-t-il son avenir au sein de l'entreprise ?
• Feedback. Plus d'informations à ce sujet dans la prochaine leçon...

Étape 7 : Demandez des commentaires, vous devez

À la fin de votre réunion de rattrapage, il est important que vous demandiez de manière proactive les commentaires des membres de votre équipe.

Alors n'hésitez pas et demandez simplement :

• La gestion de ce projet vous convient-elle ?
• Les outils utilisés sont-ils adaptés à vos besoins ?
• N'y a-t-il pas trop de réunions ??
• Comment puis-je mieux vous aider ?

Si vous êtes manager, c'est l'occasion d'entendre ce qui serait plus difficile à avouer dans un contexte formel. Si vous rencontrez des collègues du même niveau hiérarchique, vous serez en mesure de démontrer votre esprit d'équipe.

Étape 8 : Respectez le calendrier, vous devez

Et cela vaut pour toutes les réunions...

Étape 9 : Prenez des notes, n'oubliez jamais de

L'idée n'est pas de n'avoir d'yeux que pour votre stylo et votre papier, bien entendu. Mais vous devez être capable d'écouter attentivement tout en notant les points clés de la réunion. Découvrez comment rédiger efficacement un procès-verbal de réunion.

Si vous êtes en train de rattraper votre retard en ligne, vous ne voulez pas que vos collègues pensent que vous êtes en train de faire autre chose pendant que vous rédigez des notes... Nous vous recommandons d'utiliser Claap, qui enregistre votre réunion. Il vous fournit également notes de réunion automatiques ou même détaillé Résumé basé sur l'IA des principaux points abordés.

Inutile de vous concentrer sur la prise de notes, vous serez concentré à 100 % sur la discussion.

Étape 10 : Le suivi, c'est vital

Les réunions de rattrapage ne devraient pas être de simples mots lancés en l'air autour d'un café. Elles doivent être suivies de mesures efficaces. Votre collègue vous a dit mardi dernier qu'il ne se sentait pas assez impliqué dans les rendez-vous clients ? Demandez-lui comment lui donner l'avantage sur certains lancers.

N'oubliez pas de partager vos notes dans Notion, Slack ou par e-mail - Claap s'intègre parfaitement avec ces applications. Il vous permet de suivre les actions afin de garantir leur bonne exécution.

Dernière chose à faire : documenter vos décisions. Cela peut être très important pour les futurs projets qui rencontrent des problèmes similaires à ceux que vous avez rencontrés, par exemple

Meilleures pratiques pour les réunions de rattrapage

Trouvez le juste équilibre entre les sujets professionnels et personnels

En trouvant le juste équilibre entre ces sujets, votre interlocuteur se sentira plus à l'aise et plus à l'aise pour partager ses sentiments.

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Parler de sujets personnels vous permettra d'entretenir une meilleure relation que si vous ne parliez que de travail.

Impliquez l'équipe

Une réunion de rattrapage ne doit pas être une simple formalité. Ce ne peut pas être l'heure de la sieste non plus. Au contraire, les réunions de rattrapage doivent être dynamiques. Pour y parvenir, impliquez activement vos équipes et encouragez-les à partager leurs idées.

Vous devez créer une atmosphère agréable et interactive, un peu comme si vous organisiez un dîner amusant. Voici quelques conseils :

• Commencez par un accueil chaleureux pour donner le ton et encourager les membres de l'équipe à partager des mises à jour et des réflexions ;
• Ajoutez des éléments interactifs, tels que brise-glaces ou des visuels, pour susciter des discussions ;
• Définir des règles de base pour que les critiques restent constructives ;
• Posez des questions ouvertes telles que « Comment améliorer cette situation ? » ou « Quelles sont vos suggestions ? » ;
• Varier les formats de réunion ;
• Écoutez activement pour montrer que vous appréciez leur contribution ;
• N'oubliez pas de célébrer les victoires ;
• Maintenez une ambiance positive et encourageante tout au long de la journée.

Comme lors d'une grande fête, l'objectif est que chacun passe un bon moment et repart en se sentant entendu et apprécié.

Rechercher (Trouver ?) des solutions immédiates

Montrez à vos équipes que le rattrapage est un moyen de résoudre les problèmes immédiatement. Cela vous permettra de rattraper votre retard : vos collègues comprendront qu'ils peuvent faire la différence en exprimant leurs préoccupations.

L'un de vos collègues pense que vous utilisez trop d'outils différents pour stocker les données de votre projet ? Il est temps pour tout le monde de réfléchir et de choisir un outil ensemble.

À ce sujet précis, je ne peux m'empêcher de demander à votre collègue de se renseigner Claap, un espace de travail vidéo tout-en-un. Tout ce que l'équipe a à faire c'est testez Claap gratuitement pendant 14 jours avec toutes ses fonctionnalités premium (aucune carte de crédit requise) et débriefing lors de la prochaine réunion de rattrapage !

Surmonter les obstacles lors des réunions de rattrapage :

Maintenant que nous avons vu les meilleures pratiques pour organiser une réunion de rattrapage réussie, examinons les obstacles à éviter.

Ne négligez pas la préparation

Ce n'est pas parce que vous pouvez parler de sujets personnels dans une atmosphère détendue que vous devez vous présenter à votre entretien les mains dans les poches.

Les rattrapages sont généralement assez courts, vous n'avez donc pas le temps de perdre de vue les objectifs de la réunion. D'autre part, vous aborderez souvent des sujets plus personnels. Veillez à ne pas confondre les sujets les uns des autres, sinon vous aurez l'air un peu idiot.

Pour vous aider à gérer vos réunions de rattrapage en ligne et à les consulter à tout moment, rangez-les au même endroit dans la vidéo de Claap wiki.

Vous avez un entretien avec Steve à 13 heures, mais vous ne vous souvenez pas en détail de ce que Steve a dit la dernière fois lors de votre discussion en ligne ? Pas de panique, il est facile de retrouver l'enregistrement de la réunion dans l'espace de travail du Claap.

Ne rendez pas la réunion trop officielle

Vos collègues se mettent suffisamment de pression au travail. Il n'est pas nécessaire de les encombrer de la perspective d'un rattrapage ou d'une évaluation.

Veillez à créer une atmosphère amicale pour mettre votre interlocuteur à l'aise. Une réunion de rattrapage devrait être un endroit sûr pour partager des impressions sans crainte de jugement en retour.

Conseils spéciaux pour les réunions de rattrapage en ligne

De nos jours, de nombreuses réunions se tiennent en ligne. Vous devrez donc également organiser des rattrapages en ligne. Et pourtant, nous le savons tous, il n'est pas toujours facile de créer du lien à travers un écran... Voyons comment réussir votre réunion de rattrapage en ligne.

• Communiquez votre agenda à l'avance aux participants ;
• Utilisez des outils que vous maîtrisez et qui rendent la discussion facile et agréable ;
• Testez votre connexion Internet et votre équipement vidéo/audio avant la réunion ;
• Mettez-vous à l'aise ;
• Assurez-vous de vous présenter à l'heure ;
• Allume tes appareils photo. Nous préférons tous voir un beau sourire plutôt qu'un écran noir, surtout lorsque vous parlez de vos vacances en Italie ;
• Enregistrez la réunion. Si l'un de vos collègues ne peut pas assister à la séance de rattrapage, il se fera un plaisir de la regarder ou de lire les notes.
• Assurez-vous que le matériel et le contenu sont accessibles à tous les participants. Avec Claap, vous trouverez tous vos contenus multimédia (enregistrement de réunion, formation vidéo, enregistrement d'écran pour la démonstration de votre produit, etc.) en un seul endroit.

Le dernier mot ? N'oubliez pas de profiter de ces réunions de rattrapage ! C'est un excellent moyen de faire connaissance avec vos collègues et de partager des expériences intéressantes les uns avec les autres.

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