Maîtriser l'art des réunions de catch-up : Guide en 10 leçons

1 - Qu'est-ce qu'une réunion de catch-up ?

Une réunion de catch-up (ou "réunion de rattrapage") est une réunion de travail pour se synchroniser à 2 personnes ou plus sur un projet ou une situation - ell est plutôt informelle vs les réunions d'équipe ou les comités de pilotage projet. Elle est aussi différente d'un 1o1 managériale qui sera plutôt axé sur le développement et les feedbacks pour la personne supervisée. Une réunion de catch-up est une occasion de discuter à la fois des mises à jour sur un sujet pour que tout le monde soit aligné et ait les bonnes informations mais aussi d'aborder des blocages, difficultés, frustrations ou encore idées et actions à venir à proposer.

Les réunions de catch-up / de rattrapage sont le moyen idéal pour remettre l'humain au cœur de votre activité et ont les objectifs suivants :

• Renforcer la relation entre les personnes qui se rencontrent : Les synchronisations informelles favorisent des relations de travail positives. Elles encouragent également la camaraderie entre collègues ;
• Partager des mises à jour : Qu'il s'agisse de sujets professionnels ou plus personnels ;
• Discuter des défis : Ces réunions sont un moyen d'identifier et de résoudre des défis en petit comité ou encore d'aborder des obstacles ou des problèmes auxquels les membres de l'équipe peuvent être confrontés ;
• Donner une voix à tout le monde. Le format "catch-up" est un moment privilégié pour un membre de l'équipe qui souhaite faire entendre ses idées de manière informelle.

L'ordre du jour des réunions de catch-up est flexible, afin que chacun puisse partager ses impressions, ses commentaires et ses préoccupations.

2 - Réunions régulières ou réunions de catch-up

Les réunions régulières et les réunions de rattrapage (catch-up) sont assez différentes.

Si on devait trouver une comparaison, on pourrait dire que les réunions traditionnelles ou régulières sont comme des dîners raffinés avec costumes et étiquettes. Alors que les réunions de rattrapage ressemblent davantage à une brasserie entre amis, elles sont plus décontractées.

Les réunions traditionnelles sont généralement formelles, structurées et suivent un agenda précis. Leur contenu est relativement exhaustif. Le sujet de la réunion est bien défini et vous l'abordez de manière structurée. Pensez à vos réunions d'équipe hebdomadaires ou mensuelles par exemple ou encore à des comités de pilotage d'un projet.

C'est assez différent pour les réunions de rattrapage. Vous pourriez même prendre un café et vous détendre. Les réunions de rattrapage sont plus décontractées, courtes et spontanées que les réunions regulières même elles restent cadrées et rigoureuses. De plus, vous ne vous contentez pas de discuter de questions professionnelles, vous pouvez aussi vous concentrer sur la personne en face et sur ses sentiments.

3 - Les avantages des réunions de catch-up pour votre entreprise

Vous pensez que prendre le temps de rattraper votre retard est une perte de temps pour votre activité ? Bien au contraire...

‍

a - Replacer l'humain au cœur de l'entreprise

Les réunions de rattrapage (synchronisation informelle ou catch-up) sont un outil puissant qui permet de recentrer l'attention de votre organisation sur son atout le plus précieux : les personnes.

En se réunissant régulièrement pour discuter des progrès, des défis et des réussites, les réunions de catch-up rappellent à tous que les individus sont au cœur du succès de l'entreprise. Cela améliorera le sentiment d'appartenance et de bienveillance de vos équipes ainsi que la création de relations et discussions qui vont au-delà de mises à jour formelles sur des projets.

b - Renforcer les relations entre collègues

Les réunions de rattrapage vous donnent l'occasion d'établir et de renforcer les relations au sein de votre équipe. En encourageant une communication ouverte, ils favorisent un sentiment d'unité et de soutien mutuel.

L'objectif est de créer une atmosphère positive et collaborative dans laquelle les membres de votre équipe se sentent à l'aise de travailler ensemble.

Vous pouvez être sûrs qu'un environnement positif et une équipe soudée amélioreront certainement la qualité du travail.

c - Évaluer la santé de l'équipe en recueillant des commentaires

L'un des objectifs essentiels des réunions de rattrapage est d'évaluer le bien-être des équipes. Lors des réunions de catch-up, vos collègues peuvent exprimer leurs préoccupations et donner un aperçu de leurs expériences.

Écoutez-les attentivement. Leurs commentaires sont précieux et devraient être pris en compte dès que possible.

Votre stagiaire vous a reproché en plaisantant de ne pas partager suffisamment vos astuces Excel ? Notez cela au fond de votre esprit et suggérez une séance d'entraînement la semaine suivante.

4 - Comment organiser une réunion de catch-up efficace : un guide en 10 leçons

‍

Étape 1 : Fixez les objectifs

Une réunion de rattrapage peut avoir de nombreux objectifs différents. En voici une liste non exhaustive :

• Apprendre à connaître un nouveau collègue ;
• Vérifier la dynamique de l'équipe ;
• Comprendre les objectifs et les aspirations de vos collègues ;
• Se renseigner sur les difficultés ou les avancées d'un projet ;
• Obtenir des commentaires sur la stratégie de l'entreprise ;

Comme ces réunions sont informelles, il est facile de parler de la pluie et du beau temps... Et finalement de se perdre. Définissez à l'avance vos objectifs pour ne pas vous perdre dans des digressions (très intéressantes, on n'en doute pas).

Étape 2 : Choisissez la fréquence

La fréquence des réunions de rattrapage est flexible. Pour déterminer la bonne fréquence, vous devez prendre en compte deux facteurs :

• Les besoins de votre collègue : Écoutez attentivement. Certaines personnes préfèreront des rattrapages très réguliers. D'autres préfèreront moins de rattrapages, mais peut-être des catch-ups plus longs à chaque fois ;
• La disponibilité horaire : Les rattrapages ne devraient pas prendre toutes vos journées ni celles de vos collègues

Ainsi, en fonction de votre temps et des besoins de votre équipe, vous pouvez commencer à proposer des points de catch-up de façon hebdomadaire ou bihebdomadaire. Au fur et à mesure que vous recevez des commentaires de la part de vos collègues, vous pouvez ajuster la fréquence.

Mais gardons du bon sens : si vous pensez que l'un de vos collègues a besoin d'une discussion, n'attendez pas plus longtemps et proposez-lui de le voir dès que possible.

Étape 3 : Trouvez le bon moment et la bonne durée

A - Comment choisir le bon moment ?

Vous devez tenir compte des horaires de travail et des préférences de votre équipe.

En général, la planification de réunions de rattrapage au début ou à la fin de la journée de travail ou avant ou après le déjeuner peut être efficace car elles n'interrompent aucune activité.

Cependant, l'essentiel est de trouver un moment qui convient à chacun et qui ne perturbe pas le flux de travail. Partagez vos calendriers et choisissez le meilleur moment ensemble. N'oubliez pas de vérifier que les horaires sont adaptés à tous les fuseaux horaires si des télétravailleurs rejoignent la réunion.

B - Comment choisir la bonne durée ?

Tout dépend du nombre de personnes présentes lors du point de synchro et de la densité des problématiques à traiter.

Si vous vous adressez à une seule personne qui n'a pas nécessairement de difficulté à vous parler, environ 15 à 20 minutes suffiront.

D'un autre côté, si vous rattrapez toute une équipe de 3 ou 4 personnes qui souhaitent creuser des problématiques avancées, vous aurez peut-être besoin d'une demi-heure ou plus.

Étape 4 : Organisez la réunion

La clé d'une réunion de rattrapage réussie ? Mettez votre public à l'aise. Cela s'applique à la fois aux réunions de catch-up qui ont lieu en personne et en ligne (via visio-conférence).

A - Organisation d'une réunion de rattrapage physique

• Option 1 : Choisissez une salle de réunion confortable et calme dans votre bureau, de préférence loin des distractions. Assurez-vous que la pièce soit bien éclairée et que la disposition des sièges favorise l'interaction.
• Option 2 (notre préférée) : Demandez à la personne ou aux personnes à qui vous parlez de discuter autour d'un café. Vous pouvez vous asseoir dans un coin tranquille de la cafétéria si la configuration de votre bureau le permet. Ou rendez-vous directement au café du coin de la rue, où vous ne risquez pas de croiser tous vos collègues.

B - Configuration d'une réunion de rattrapage en ligne

Vos collègues ne travaillent pas tous au bureau ? Pas de problème, les réunions de catch-up en ligne sont la solution. Quelques conseils pour une configuration en ligne et donc à distance efficace :

• Choisissez une plateforme de visioconférence adaptée - auxquels vous et vos collègues avez accès et que vous connaissez bien ;
• Demandez à vos collègues de « lever la main » pour prendre la parole s'ils sont plus de deux. Cela évitera la cacophonie ;
• Mettez-tout le monde à l'aise avec des discussions personnelles et légères et début de réunion.

Étape 5 : Fixer l'ordre du jour (informel)

Même si elles sont informelles, les réunions de rattrapage ont besoin de leur ordre du jour pour ne pas vous perdre. L'agenda n'a pas besoin d'être très long, vous devez simplement vous assurer de couvrir les points clés pour atteindre l'objectif de la réunion.

Voici, par exemple, un modèle pour un catch-up individuel hebdomadaire :

Date : [Date]

Durée : [Heure]

Ordre du jour :

1. Mises à jour et obstacles ‍

• ‍ Permettez aux membres de votre équipe de partager des mises à jour.
• Répondez à toutes les préoccupations ou aux défis auxquels ils sont confrontés.

2. Progrès réalisés par rapport aux objectifs

• ‍ Passez en revue les progrès réalisés par rapport aux objectifs individuels.
• Discutez des réussites et des échecs mais aussi des questionnements

3. Feedback et coaching

• ‍ Fournissez des commentaires constructifs.
• Offrez des conseils et du soutien selon les besoins.

4. Éléments d'action

• Documentez les mesures à prendre si besoin
• Garantissez une responsabilisation et un suivi.

5. Opportunités de développement (facultatif)

• ‍ Identifiez les domaines de développement ou de croissance des compétences.
• Discutez des possibilités d'avancement professionnel.

Vous trouverez ici de nombreux autres conseils et modèles pour les ordres du jour de vos réunions.

Étape 6 : Discutez des sujets importants

‍

De nombreux sujets peuvent être abordés lors d'une réunion de catch-up. Parmi les plus importants figurent :

• Progrès. Discutez de l'expérience de votre collègue au sein du projet. Vous pourrez passer en revue les progrès et les difficultés ensemble.
• Sujets personnels. Partagez des mises à jour personnelles, tout en restant dans les limites du professionnalisme.
• Equilibre entre vie professionnelle et vie privée. Dans notre monde toujours connecté, il peut être difficile de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous savons tous à quel point il peut être stressant de recevoir un message disant « disponible demain à 9 h » ? Discutons » quand il est 20 h et que vous prenez un verre avec des amis.
• Objectifs et Aspirations. À court ou à long terme, comment votre collègue envisage-t-il son avenir au sein de l'entreprise ?
• Feedback. Plus d'informations à ce sujet dans le paragraphe suivant...

Étape 7 : Demandez des commentaires et retours construits

À la fin de votre réunion de rattrapage, il est important que vous demandiez de manière proactive les feedback (commentaires et retours constructifs) des membres de votre équipe.

Alors demandez simplement :

• La gestion de ce projet vous convient-elle ?
• Les outils utilisés sont-ils adaptés à vos besoins ?
• Y a-t-il trop de réunions ?
• Comment je peux mieux vous aider ?

Si vous êtes manager, c'est l'occasion d'entendre ce qui serait plus difficile à avouer dans un contexte formel. Si vous rencontrez des collègues du même niveau hiérarchique, vous serez en mesure de démontrer votre esprit d'équipe.

Étape 8 : Respectez l'agenda et la durée de la réunion

Et cela vaut pour toutes les réunions...

Étape 9 : Prenez des notes

Vous devez être capable d'écouter attentivement tout en notant les points clés de la réunion pour en faire un compte-rendu actionnable.

Si vous êtes en train d'avoir la réunion de catch-up en ligne, vous ne voulez pas que vos collègues pensent que vous êtes en train de faire autre chose alors que vous rédigez des notes... Nous vous recommandons donc d'utiliser Claap, pour enregistrer votre réunion. Claap vous fournit également des notes de réunion automatiques ou même un résumé détaillé basé sur l'IA.

Inutile de vous concentrer sur la prise de notes, vous serez concerné à 100 % par les discussions et gagneront beaucoup de temps pour partager la synthèse post-réunion.

Étape 10 : Le suivi, c'est vital

Les réunions de catch-up ne devraient pas être de simples discussions en l'air autour d'un café. Elles doivent être suivies d'actions et mesurer efficaces.

N'oubliez pas de partager vos notes dans par e-mail, via Slack ou Notion, Slack - Claap s'intègre parfaitement avec ces applications et vos outils du quotidien.

Dernière chose à faire : documenter vos décisions. Cela peut être très important pour les futurs projets qui rencontreraient des problèmes similaires.

5 - Les meilleures pratiques pour les réunions de catch-up

A- Trouvez le juste équilibre entre les sujets professionnels et personnels

En trouvant le juste équilibre entre ces sujets, votre interlocuteur se sentira plus à l'aise pour partager ses points de vue.

‍

Parler de sujets personnels vous permettra d'entretenir une meilleure relation que si vous ne parliez que de travail.

B - Impliquez votre interlocuteur ou votre équipe

Une réunion de catch-up ne doit pas être une simple formalité et rester dynamique. Pour y parvenir, impliquez activement vos interlocuteurs et encouragez-les à partager leurs idées. Voici quelques conseils :

• Commencez par un accueil chaleureux pour donner le ton et encourager vos interlocuteurs à partager des mises à jour et des réflexions ;
• Ajoutez des éléments interactifs, tels que des sujets d'introduction (ice-breakers) ou des visuels, pour susciter des premières discussions ;
• Définissez des règles de base pour que les critiques restent constructives ;
• Posez des questions ouvertes telles que « Comment améliorer cette situation ? » ou « Quelles sont vos suggestions ? » ;
• Écoutez activement pour montrer que vous appréciez leur contribution ;
• N'oubliez pas de célébrer les victoires et d'encourager les initiatives nouvelles ;

C - Recherchez des solutions immédiates

Montrez à vos interlocuteurs que le catch-up est un moyen de résoudre des problèmes immédiatement. Vos collègues comprendront qu'ils peuvent exprimer leurs préoccupations et difficultés ouvertement.

L'un de vos collègues pense que vous utilisez trop d'outils différents pour stocker les données de votre projet ? Il est temps pour tout le monde de réfléchir et de choisir un outil ensemble.

6 - Les pièges à éviter lors des réunions de rattrapage

Maintenant que nous avons vu les meilleures pratiques pour organiser une réunion de rattrapage réussie, examinons les pièges à éviter.

A - Ne négligez pas la préparation

Ce n'est pas parce que vous pouvez parler de sujets informels ou personnels dans une atmosphère détendue que vous devez vous présenter les mains dans les poches.

Les rattrapages sont généralement assez courts, vous n'avez donc pas le temps de perdre de vue les objectifs de la réunion.

Pour vous aider à gérer vos réunions de catchup en ligne et à consulter vos notes à tout moment, rangez-les au même endroit que ce soit via un outil de base de connaissance ou de bibliothèque video comme claap.io

Vous avez un entretien avec Steve à 13 heures, mais vous ne vous souvenez pas en détail de ce que Steve a dit la dernière fois lors de votre discussion en ligne ? Pas de panique, il est facile de retrouver l'enregistrement de la réunion dans votre espace de travail et vos enregistrements de réunions Claap.

B - Ne rendez pas la réunion trop officielle

Vos collègues se mettent suffisamment de pression au travail. Veillez à créer une atmosphère amicale pour mettre votre interlocuteur à l'aise pour partager des points de vue sans crainte de jugement en retour.

7 - Conseils spéciaux pour les réunions de catch-up en ligne

De nos jours, de nombreuses réunions se tiennent en ligne, vous devrez donc également organiser des points de rattrapage via visio-conférence. Et pourtant, nous le savons tous, il n'est pas toujours facile de créer du lien à travers un écran... Voyons comment réussir votre réunion de rattrapage en ligne.

• Communiquez votre agenda à l'avance aux participants ;
• Utilisez des outils que vous maîtrisez et qui rendent la discussion facile et agréable ;
• Testez votre connexion Internet et votre équipement vidéo/audio avant la réunion ;
• Mettez-vous à l'aise ;
• Assurez-vous de vous présenter à l'heure ;
• Allumez vos caméras. Nous préférons tous voir un beau sourire plutôt qu'un écran noir ;
• Enregistrez la réunion. Si l'un de vos collègues ne peut pas assister au point de synchronisation, il se fera un plaisir de regarder la vidéo ou de lire les notes.

Le dernier mot ? N'oubliez pas de profiter de ces points de catch-up ! C'est un excellent moyen de faire davantage connaissance avec vos collègues et de partager des expériences et expertises intéressantes les uns avec les autres.