Qu'est-ce qu'une réunion de débriefing ? + 8 questions à poser (avec modèles gratuits)

Organiser des réunions au sujet d'autres réunions peut sembler contre-intuitif, mais lorsque vous prenez du recul sur le flux de travail de votre équipe, séparer vos objectifs en réunions distinctes peut réellement faciliter votre façon de travailler.

Une réunion de bilan (debriefing, post-mortem) peut faire toute la différence en matière de croissance à long terme. Chaque projet comporte de nouveaux apprentissages (réussites, échecs, retards, bloquages, frustrations, ...) et il est important de les documenter. Réunir vos idées ne serait-ce que pendant cinq minutes peut vous assurer d'être sur la bonne voie pour prendre du recul et essayer de vous améliorer pour de prochains projets similaires, au lieu de vous confronter aux mêmes obstacles.

1 - Qu'est-ce qu'une réunion de débriefing ?

Une réunion de débriefing (ou appelée aussi réunion de débrief) est un point structuré qui suit généralement la fin d'un projet ou d'un événement, au cours duquel les membres de l'équipe et les parties prenantes tentent de prendre du recul sur ce qui s'est passé (en bien ou en axe d'amélioration), d'analyser les résultats, les process et d'identifier des apprentissages exploitables. Un peu comme une réunion de rétrospective ou un post-mortem de projet.

Il s'agit essentiellement d'un sujet stratégique pour faire avancer la réflexion collective et l'apprentissage, favorisant ainsi une culture d'amélioration continue. Lorsqu'elle est menée avec précision, une réunion de débriefing peut transformer les expériences passées en un résumé d'enseignement pour que les projets futurs se passent encore mieux.

2 - Quels sont les avantages d'une réunion de débriefing ?

• Partage des connaissances : elles permettent aux équipes de partager leurs idées, de prendre du recul sur leurs façons de travailler et de tirer des enseignements de leurs expériences respectives.
• Communication améliorée : elles ouvrent des voies de communication et de feedbacks constructifs entre les membres de l'équipe et les départements.
• Efficacité accrue : les informations obtenues peuvent aider à améliorer les processus et donc l'efficacité et l'impact de projets futurs.
• Gestion des risques : en analysant ce qui s'est bien ou plus mal passé, les équipes peuvent réfléchir à de nouvelles façon de faire afin d'atténuer les risques et les problèmes similaires à l'avenir.
• Cohésion culturelle : des réunions de débriefing régulières peuvent favoriser une culture de transparence et de développement collectif.

Ces avantages sont encore amplifiés par des outils tels que Claap, qui permet d'enregistrer des réunions facilement, avec des transcriptions et résumés instantanés générés par IA.

3 - Quand organiser une réunion de débriefing ?

A - Après des incidents de grande envergure

Les réunions de retrospective ou post mortem sont essentielles après des incidents de grande envergure afin de comprendre en détail de ce qui s'est passé et faire que cela n'arrive plus dans le futur. Ils agissent de la même manière qu'une autopsie de l'incident, au cours de laquelle vous examinez méticuleusement les détails pour vous assurer que, (i) vous avez bien identifié d'où venait les problèmes, (ii) vous savez quelles actions mettre en place pour éviter ce genre de problèmes à l'avenir et donc éviter in fine que cela ne se reproduise.

B - Après des projets réussis

De même, les réunions de débriefing sont d'une valeur inestimable après la réussite de grands projets. Ils permettent aux équipes de décoder l'ADN de leur succès, garantissant ainsi l'identification et la diffusion des bonnes pratiques au sein de l'entreprise pour faire des projets à succès garanti !

C'est également l'occasion de célébrer la fin du projet ou ses résultats. Votre équipe s'est fixé un objectif, a travaillé d'arrache-pied et l'a atteint. Il est important de reconnaître ces efforts et de motiver encore plus votre équipe pour la suite.

C - Après des projets peu performants

Les réunions de débriefing après des projets peu performants sont tout aussi essentielles. Elles agissent comme un outil de diagnostic, identifiant les lacunes (problèmes de process, de connaissance, d'outillage, de méthodologie, de dates butoir, etc...) et créant une feuille de route pour les corriger et les éviter dans le future.

Ce n'est pas le moment de pointer du doigt quelqu'un ou de critiquer votre équipe, mais plutôt de réfléchir aux domaines dans lesquels vous pourriez contribuer davantage au projet et à la manière de mieux soutenir votre équipe : formation, suvivi, méthodologie, aide externe ou interne. Les solutions sont nombreuses quand les causes profondes d'un problème sont bien identifiées.

4 - Quand ne pas organiser une réunion de débriefing ?

Bien que les réunions de débriefing soient généralement bénéfiques, il existe des situations où elles peuvent ne pas être nécessaires ou appropriées :

• Tâches triviales : Pour les tâches quotidiennes de routine qui n'ont pas d'impact significatif sur les objectifs généraux.
• Quand il n'y a pas d'objectif clair : Une réunion de débriefing sans objectif clair peut entraîner une perte de temps.
• Lorsque les retours sont déjà clairs, indentifiés et documentés : si les résultats et les commentaires sont déjà bien compris, un nouveau compte rendu additionnel peut s'avérer superflu.

5 - Les 8 principales questions à poser lors d'une réunion de débriefing

Au cœur d'une réunion de débriefing, il est essentiel de poser les bonnes questions pour aller droit au but et rendre les apprentissages clairs, compris et partageables. Voici ce qui devrait alimenter votre ordre du jour :

• Quels étaient nos objectifs prédéfinis et les avons-nous atteints ?
• Où avons-nous excellé et où avons-nous rencontré des obstacles ?
• À quels défis imprévus avons-nous dû faire face ?
• Comment les avons-nous surmontés ?
• Comment aurions-nous pu mieux les anticiper ?
• Comment pouvons-nous améliorer la coordination et la collaboration à l'avenir ?
• Quelles leçons pouvons-nous tirer de ce projet ? Bonnes pratiques. Pièges à éviter.
• Comment pouvons-nous intégrer les enseignements de cette réunion dans nos prochains projets ?

6 - Votre modèle de réunion de débriefing

Voici un modèle de base pour vous aider à structurer votre prochaine réunion de débriefing :

• Récapitulatif des objectifs : Commencez par un rappel des objectifs du projet.
• Analyse des performances : Passez en revue ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
• Partage de retours constructifs : Discutez de commentaires internes et externes.
• Plan d'amélioration : Élaborez une stratégie pour les améliorations futures.
• Attribution des responsabilités : Déterminez qui sera responsable de quels éléments d'action.

Agenda de la réunion de debrief du Projet X (32 minutes)

Date et heure : [Insérer la date et l'heure]
Lieu : [Insérer le lieu ou le lien de l'appel vidéo]
Participants : [Liste des participants]

I. Présentation et rappel du contexte (5 minutes)

• Accueil rapide
• Récapitulatif des objectifs du projet/de l'événement

II. Aperçu des résultats & des retours collectés (10 minutes)

• Présentation des résultats finaux chiffrés et des feedbacks et premiers retours internes et externes
• Brève analyse par rapport aux objectifs initiaux

III. Principaux enseignements à tirer (10 minutes)

• Partage des réussites et des obstacles observés
• Synthèse des leçons apprises

IV. Mesures à prendre (5 minutes)

• Attribution de tâches avec des délais

V. Récapitulatif (2 minutes)

• Confirmation des mesures à prendre et des responsabilités
• Remerciement des participants et fin de la réunion
• (Potentiellement pot informel pour célébrer la fin du projet, son succès ou l'effort collectif)

Vous pouvez enregistrer la réunion de rétrospective / post-mortem avec Claap et vous aurez à dispositif une video et une synthèse des notes à partager aux participants et non participants pour partager le tout !

7 - Comment organiser efficacement une réunion de débriefing

A - Trouvez le bon moment

Choisir le bon moment pour une réunion de débriefing est un équilibre délicat. Prévoyez un délai assez rapide après le projet pour que les résultats soient bien présents à l'esprit de votre équipe, mais pas trop tôt pour avoir assez. de recul sur les chiffres, erreurs, succès et choses à faire différemment.

En règle générale, laissez quelques jours après l'achèvement d'un projet comme 1 ou 2 semaines en fonction de la durée du projet initial.

B - Assurez-vous que la réunion n'est pas trop longue

Une rétrospective est censée être concise. Les longues réunions peuvent entraîner une perte de concentration, alors limitez votre point à moins d'une heure.

Le découpage de la session en sections chronométrées permet de maintenir l'énergie et l'engagement de l'équipe. Mais n'hésitez pas à aller dans le détail des causes des problèmes pour bien identifier les raisons et façon de les éviter pour les prochains projets similaires.

C- Gardez de la place pour les questions et retours en direct

Les questions et retours en direct sont cruciaux pour un bon debrief, mais il faut rester concentrés et éviter les digressions trop longues.

Encouragez l'équipe à poser des questions et faire des retours ciblés et réfléchis. Cette orientation permettra un dialogue plus riche et pertinent.

D - Obtenez des retours quantitatifs grâce à des sondages

Complétez la discussion qualitative de votre rétrospective par des données quantitatives issues de sondages afin de rationaliser des sentiments ou commentaires généraux.

Si vous enregistrez votre réunion de débriefing avec Claap, vous pouvez même inclure sondages et des fils de discussion dans l'enregistrement pour évaluer ce que chacun ressent.

E - Prenez des notes

Désignez un responsable du compte-rendu et des notes ou mieux encore, utilisez Claap pour enregistrer la session et vous fournir un résumé intelligent automatiquement. Cela garantit un compte rendu complet, permettant à ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion de suivre les discussions détaillées, y compris toutes les nuances et les décisions prises.

Lors de chaque réunion de débriefing, n'oubliez pas de revenir à l'objectif principal de ces réunions : apprendre collectivement, vous améliorer et faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure.