Comment réussir un appel de découverte ? [9 étapes essentielles]

After hours of sourcing and prospecting, meticulously researching potential clients and scouring through leads, you finally have a list of promising prospects at your fingertips.

The next crucial step? Picking up the phone, grabbing your sales script and launching into the discovery call. This moment marks the transition from passive research to proactive engagement. All the  success of your sales efforts hinges on your ability to navigate the intricacies of the discovery call effectively.

In the world of sales, every conversation is a stepping stone towards closing a deal. Therefore, you really need to master the art of the discovery call.

What is a discovery call?

What exactly is a discovery call? A discovery call is a strategic conversation between a salesperson and a prospective client aimed at uncovering the client's pain points, objectives, and requirements.

It's not merely a preliminary chat; rather, it's an opportunity to establish rapport, gain clarity, and lay the groundwork for a mutually beneficial partnership. 

We'll explore the nine essential steps to conducting a successful discovery call. We’ll equip you with the tools and techniques to navigate these crucial conversations with confidence to take your sales pitch to the next level.

9-steps discovery call process

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1. Prepare before the call;
2. Make a grand entrance;
3. Remind about the agenda of the call;
4. Ask questions to qualify the prospect;
5. Listen actively to your prospect;
6. Unveil pain points;
7. Share your value proposition;
8. Handle objections;
9. Set up the next steps.

Step #1: Prepare before the call

Before diving into the discovery call, thorough preparation is key to laying a solid foundation for a productive conversation. Here's how to ensure you're fully equipped for the discovery call:

Qualify Your Prospect

Begin by assessing whether the prospect is a good fit for your product or service. To do so, you can look for indicators such as their industry, company size, and pain points that align with your offering.

Organize Your Research

In order to be efficient, keep detailed notes of your research on each prospect (company background, challenges, and any previous interactions).

You can use a CRM system or a dedicated note-taking tool like Notion to centralize your research and ensure easy access during the call.

Verify Contact Information

Before calling, you should double-check contact details such as phone numbers and email addresses to ensure you're reaching out to the right person.

Don’t forget to determine if the prospect is the good point of contact. They should have the authority and budget to make purchasing decisions. This way, you ensure you're not investing time in leads that won't convert.

Craft Your Approach Strategy

First, you’ll have to define the goals you aim to achieve during the discovery call, whether it's uncovering specific pain points, qualifying the prospect, or scheduling a follow-up meeting.

Then, consider sending an email in advance of the call to propose an agenda for the discussion.

Step #2: Make a grand entrance

The opening moments of a discovery call will set the tone for the entire conversation. It’s super important to start by making an entrance that grabs the prospect's attention and establishes rapport. Here is how you can succeed:

• Begin with a warm greeting, using the prospect's name to personalize the interaction;
• Use an icebreaker;
• Share a brief but relevant tidbit of information or compliment to initiate a positive connection;
• Introduce yourself and your role, emphasizing how you can help address the prospect's needs or challenges.

Step #3: Remind about the agenda of the call

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Sharing the agenda upfront, before starting the actual conversation, serves to give everyone a roadmap.

The best thing to do at the beginning of a discovery call is to remind the agenda you proposed before the call, by email.

Step #4: Ask questions to qualify the prospect

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Now it's time to dive into the heart of the discovery call: qualifying the prospect by asking questions.

This step is about uncovering whether the prospect is a good fit for what you offer and vice versa. To do this effectively, start by asking open-ended questions that get the prospect talking about their needs, challenges, and goals.

Avoid bombarding them with too many questions right off the bat. Instead, you should focus on building rapport and gradually guiding the conversation towards qualification. Here are a few examples to get you started:

• "Can you tell me more about your [current challenge/pain point in the industry] at your company?”
• "How does your team currently handle [specific process or task]?"
• "What specific technical/practical/operational goals in the near future?"
• "What criteria are you using to evaluate potential solutions or vendors?"
• "Who else is involved in the decision-making process, and what are their priorities?"
• “What is your main priority today?”

Of course, try to keep the conversation flowing naturally and maintain a conversational tone to make the prospect feel comfortable sharing.

Step #5: Listen actively

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Active listening serves as the bedrock for meaningful communication and rapport-building with potential clients. It goes beyond merely hearing words; it involves fully comprehending and engaging with the message being conveyed.

3 steps: receiving, understanding and responding

This process encompasses three vital steps: receiving, understanding, and responding.

• Receiving: it's crucial to set aside distractions and preconceptions to truly absorb what the prospect is saying;
• Understanding: it requires interpretation of not just the content but also the speaker's emotions and intentions. This insight allows for tailoring the sales approach effectively;
• Responding: a phase where acknowledgment and understanding of the prospect's message are demonstrated. This could entail summarizing their points, seeking clarification, or expressing empathy.

Take notes

Taking notes during the call is essential to capture key information and insights.

Tools like Claap, with AI-powered summary and notes capabilities, can streamline this process. They allow sales professionals to focus fully on the conversation knowing that important details are being recorded for later review.

What’s more? Claap records all your sales calls so you can access them later in a centralized hub. This way, you can consult the meetings or their transcripts at any time to recall every detail.

Ultimately, active listening fosters a dialogue where the prospect feels valued and understood, laying a solid foundation for building successful sales relationships.

Step #6: Unveil pain points

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Uncovering the pain points or challenges faced by prospects is a crucial aspect of a discovery call. Once a pain point is identified, delve deeper to gain a better understanding of its root cause and impact. Ask follow-up questions to uncover specific details and examples.

This process must be approached delicately to ensure a positive and productive conversation.

Be supportive

After your prospect shares challenges with you, you should show empathy and understanding towards the prospect's challenges. Clearly validate their concerns by acknowledging the impact these issues may have on their business or personal goals.

Above all, be super mindful of your language and tone to avoid sounding confrontational or dismissive. For example, you can say "I understand" or "That must be challenging" to convey empathy and support.

Préparez le terrain pour vos solutions

Assurez-vous que votre prospect comprend parfaitement la gravité et l'urgence de relever les défis que vous avez identifiés ensemble. Cette prise de conscience les incitera à agir et à rechercher des solutions.

Pour ce faire, insistez sur l'impact potentiel de l'absence de solution aux problèmes, en soulignant les risques et les conséquences auxquels ils peuvent être confrontés.

Étape #7 : Partagez votre proposition de valeur

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C'est ça ! Nous avons atteint le cœur de l'appel de découverte : vous êtes sur le point d'expliquer votre proposition de valeur. Vous devrez vous positionner en tant que résolveur de problèmes en suggérant des solutions ou des stratégies potentielles pour résoudre les problèmes du prospect.

Une façon de garantir votre crédibilité est de partager des réussites ou des études de cas montrant comment des clients similaires ont surmonté des défis similaires avec votre aide. Cela peut aider à valider votre expertise et à rassurer les prospects quant aux avantages potentiels d'une collaboration avec vous.

Tirez parti des outils et du contenu multimédia

Si le contexte de l'appel le permet, n'hésitez pas à utiliser démonstrations de produits, vidéos de vente, études de cas, vidéos personnalisées, des témoignages ou des statistiques pour illustrer votre propos.

Aujourd'hui, il existe un grand nombre de logiciels pour vous aider à créer du contenu multimédia qui vous aidera à convaincre votre interlocuteur : ne manquez pas cette occasion !

Par exemple, ne négligez pas toutes les possibilités offertes par Claap pour améliorer votre processus de vente.

Comment Claap peut-il vous aider à conclure davantage de transactions ?

Claap est une plateforme vidéo tout-en-un qui dynamise vos réunions commerciales et favorise une meilleure collaboration au sein de votre entreprise, comprenant :

1. Enregistrements de réunions avec audio et transcriptions vidéo;
2. Généré par l'IA notes et résumés selon un modèle souhaité ;
3. Plateforme vidéo tout-en-un pour stocker vos vidéos de vente et collaborer avec vos équipes ;
4. Transformez les appels des clients en aperçus;
5. écran et webcam enregistrement pour votre vidéos de démonstration.

Claap vous aidera à chaque étape de votre processus de vente, de la prospection à la conclusion de transactions.

Étape #8 : Gérer les objections

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Parlons maintenant des objections. Les objections lors des appels de vente sont comme les obstacles d'une course. Avec la bonne approche, vous pouvez les dépasser et même surpasser vos concurrents si vous répondez de manière excellente.

Les objections peuvent être liées à un manque de budget, à un manque d'urgence ou même à un manque de confiance en vous ou en votre produit.

Lorsque des objections surgissent lors d'un appel de découverte (et croyez-moi, elles le feront), c'est votre chance de briller. Reste cool. Commencez par écouter attentivement ce que dit le prospect. Ensuite, plongez-vous en toute confiance, en proposant des solutions ou des alternatives qui répondent de front à leurs préoccupations.

Idéalement, vous devriez avoir rédigé à l'avance une liste des objections courantes, afin de ne jamais être pris au dépourvu.

Découvrez notre article dédié sur comment gérer les objections lors des appels de vente.

Étape #9 : Configurez les étapes suivantes

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À la fin de l'appel de découverte, ne raccrochez pas tant que vous n'avez pas défini les prochaines étapes avec votre prospect.

Qu'il s'agisse de planifier une réunion de suivi, de fournir des informations supplémentaires ou d'organiser une démonstration, vous devrez vous assurer que vous et votre prospect connaissez clairement les mesures à prendre à l'avenir.

Ce serait une erreur de gâcher les efforts de votre appel de découverte en oubliant de spécifier les prochaines étapes.

Suivi après l'appel

Après l'appel, renforcez les étapes suivantes en envoyant un e-mail de suivi en résumant les principaux points abordés au cours de la conversation et en réitérant les mesures convenues.

Cela constitue non seulement une référence utile pour le prospect, mais renforce également votre professionnalisme et votre souci du détail.

Pour un suivi ludique, personnalisé et interactif, pourquoi ne pas inclure une courte vidéo enregistrée avec Claap dans votre e-mail de suivi?