Organisez des réunions moins nombreuses, plus rapides et ciblées grâce à des vidéos explicatives, comme 360Learning

Si vous souhaitez améliorer l'efficacité des réunions, vous avez probablement déjà entendu parler de la méthode Silent Meeting d'Amazon. Pour remplacer les présentations PowerPoint, Bezos a créé une nouvelle façon de tenir des réunions : les réunions commencent lorsque chaque participant est assis et lit en silence un « mémo narratif de six pages » pendant environ les 30 premières minutes de la réunion.

Ce à quoi nous ne nous attendions pas en discutant avec Taoufik Limami, chef de produit senior chez 360Learning, c'est comment ils ont réussi à améliorer et à appliquer cette méthode grâce à la collaboration vidéo.

Allons y plonger !

Rituels dans un contexte où le télétravail est d'abord

360Learning, une plateforme d'apprentissage collaboratif, est une entreprise qui privilégie le télétravail et regroupe des collaborateurs en Europe et aux États-Unis. Comme Taoufik nous l'a expliqué, l'entreprise préconise depuis longtemps le travail asynchrone afin de minimiser le nombre de réunions. Afin d'éviter tout changement de contexte et d'encourager un travail approfondi, la plupart des discussions se déroulent de manière asynchrone dans Trello.

Mais cela peut aussi s'accompagner de certains défis. Et Taoufik et ses coéquipiers ont réussi à trouver un équilibre sain entre la communication écrite, les vidéos asynchrones et les réunions occasionnelles afin de favoriser une collaboration efficace.

Chez 360Learning, nous utilisons principalement Trello pour communiquer. Cela oblige tout le monde à communiquer de manière pyramidale et à être très synthétique, mais ce n'est pas toujours adapté à toutes les situations. Certaines discussions nécessitent davantage de contexte et d'interactivité, et la communication écrite n'est pas la meilleure solution pour cela. Par exemple, certains commentaires doivent être formulés dans leur contexte et la vidéo apporte ce contexte. Dans certains autres cas, des réunions sont nécessaires pour prendre contact avec vos coéquipiers et discuter de certains problèmes.

L'un des rituels dont nous avons discuté lors de notre appel était sa réunion d'équipe hebdomadaire.

Des réunions silencieuses à des réunions silencieuses « pas si » avec le Claap

Afin de maintenir des liens sains au sein de son équipe, Taoufik a décidé très tôt de mettre en place des rituels avec son équipe pour communiquer et discuter de problèmes sur une base hebdomadaire.

L'un des rituels les plus importants est la mise à jour hebdomadaire de leur équipe qui a lieu tous les lundis. En suivant les principes d'Amazon, Taoufik souhaitait définir une structure claire que ses coéquipiers pourraient suivre chaque semaine.

Nous avons une carte Trello dans laquelle je liste mes cinq principales priorités de la semaine, quelques éléments contextuels pour chaque élément et le récapitulatif de ce que j'ai fait la semaine dernière. Je demande à mon équipe d'utiliser le même modèle et de me faire part de ses cinq principales priorités afin que nous puissions nous aligner sur celle-ci.

Cependant, comme il utilisait déjà Claap dans son travail quotidien, il s'est rendu compte que cette préparation était devenue beaucoup plus efficace lorsqu'il a enregistré une courte vidéo pour expliquer sa mise à jour.

J'ai réalisé que je passais beaucoup de temps à écrire beaucoup de choses sur la carte Trello pour ajouter plus de contexte et qu'au final, il était facile de perdre la vue d'ensemble. J'ai donc commencé à enregistrer des vidéos pour expliquer la carte. La voix off permet de donner beaucoup de contexte et me fait gagner beaucoup de temps.

L'équipe a donc décidé d'intégrer des vidéos dans ses mises à jour hebdomadaires pour la rendre plus efficace. Désormais, chaque membre de l'équipe partage sa vidéo avant la réunion hebdomadaire. Ils ont ensuite 20 minutes d'observation silencieuse pour démarrer la réunion. C'est le moment où tout le monde regarde les différentes vidéos et les commente. L'équipe utilise ensuite les commentaires pour mettre en évidence certains problèmes et isoler les sujets dont elle doit discuter au cours de la réunion.

Nous passons le reste des réunions à approfondir certains sujets spécifiques au lieu de passer autant de temps à parler de nos priorités de la semaine. C'est très efficace. Cela nous permet d'économiser au moins une ou deux autres réunions car certaines questions sont déjà résolues à la fin de la réunion.

Améliorez vos rituels hebdomadaires grâce à la communication asynchrone

Si vous envisagez d'améliorer les mises à jour hebdomadaires de votre équipe, Taoufik propose une autre approche que vous pouvez essayer avec votre équipe.

Nous avons récemment abordé ce sujet avec deux autres clients :Revolut et Uberall, et nous avons découvert que même si les formats peuvent varier, ces 4 éléments restent toujours vrais :

• Assurez-vous que le format est très clair—que vous le fassiez en direct ou de manière asynchrone, vous devez clairement définir la structure de cette réunion et ce que vos coéquipiers doivent rapporter.
• Gardez un peu de temps de synchronisation—ce rituel est important pour créer des liens entre coéquipiers et discuter de sujets d'actualité. La communication asynchrone vous permet de mieux les isoler à l'avance. ****
• Disposer d'un processus clair et reproductible—faites en sorte qu'il soit très facile à suivre et à suivre sur une base hebdomadaire
• Encouragez vos coéquipiers à contribuer—vos coéquipiers seront invités à partager des mises à jour s'ils le jugent utile. Encouragez tout le monde à contribuer et à participer pour renforcer l'engagement.