Comment améliorer vos réunions

Si nous posons cette question (comment améliorer les réunions), la plupart des réponses seront centrées sur ces quatre idées : créer un ordre du jour clair, envoyer des documents justificatifs avant la réunion, n'inviter que les personnes qui doivent y assister et terminer la réunion en définissant clairement les prochaines étapes.

Autant de bonnes idées qui amélioreront certainement vos réunions. Mais nous pensons toujours qu'ils sont insuffisants et qu'ils ne résolvent pas le principal problème des réunions et de la mauvaise réputation qu'elles obtiennent : faire des réunions le canal par défaut pour partager le travail et obtenir des commentaires.

Avant d'appuyer sur le bouton de Google Agenda, posez-vous la question suivante : une réunion est-elle vraiment le meilleur moyen d'atteindre mon objectif ? Nous pensons que ce n'est pas le cas dans la plupart des situations. Le meilleur moyen d'en être sûr ? Par défaut, collaboration asynchrone.

Qu'est-ce que la collaboration asynchrone ?

La collaboration asynchrone se produit lorsque deux personnes ou plus travaillent sur le même projet sans que celui-ci ne se déroule en temps réel. Chacun peut contribuer, partager des idées et des commentaires à son rythme, sans avoir à planifier une réunion ou à participer à un chat en direct.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils de communication écrits, tels que les e-mails, les documents Google ou des outils de partage de connaissances tels que Notion. Mais vous vous rendez vite compte que certaines choses sont difficiles à mettre par écrit ou peuvent être facilement mal comprises. Dans ces situations, enregistrez une vidéo et effectuez un partage d'écran rapide. La vidéo est puissante pour donner du contexte et expliquer les choses avec clarté. Et grâce au partage d'écran, vous pouvez facilement guider votre équipe dans votre travail.

L'avantage supplémentaire est que votre équipe aura le temps de réfléchir aux commentaires qu'elle souhaite donner et aux questions qu'elle souhaite poser, au lieu de se faire une opinion sur place. Cela améliore donc également la qualité des commentaires que vous recevez par rapport aux commentaires partagés lors d'une réunion.

C'est exactement pour cela que nous construisons Claap. Notre fonction d'annotation vidéo vous permet de dessiner à l'écran pour ajouter des commentaires comme si vous le pointiez du doigt. En activant un discussion asynchrone, la plupart des questions-réponses se déroulent de manière asynchrone. En fin de compte, vous pourriez vous rendre compte que vous n'avez plus rien à discuter et qu'une réunion n'est pas nécessaire.

4 avantages de la collaboration vidéo asynchrone

Les principaux avantages de la collaboration vidéo asynchrone par défaut sont les suivants :

1. Vous serez en mesure de restez sur le sujet et expliquez vos points sans interruption. C'est très difficile à faire lors d'une réunion car vous serez interrompu et d'autres entameront des conversations parallèles. Mais en vidéo, votre équipe ne peut pas changer de sujet et est obligée de se concentrer sur ce qu'elle voit.
2. Votre équipe sera en mesure de réfléchir aux commentaires qu'elle souhaite donner. Au lieu de se faire une opinion sur place et d'être interrompus, ils peuvent structurer leurs pensées et vous donner des commentaires réfléchis.
3. Laissez vos collègues poser des questions, directement dans la vidéo. C'est la beauté de notre fonctionnalité la plus appréciée : l'annotation vidéo. Arrêtez la folie qui consiste à poser des questions dans Slack ou, pire encore, à les faire participer à la réunion et à perdre un temps précieux.
4. Tout le monde gagnera du temps. Vous faites une présentation en 10 minutes ou moins, votre équipe en dépense 10 minutes supplémentaires pour vous faire part de ses commentaires, et comme vous n'avez pas à attendre des jours pour réserver une réunion, les projets avanceront plus rapidement.

Quand une réunion est-elle nécessaire ?

Dans certaines situations, une réunion est inévitable et constitue en fait la meilleure option. Ce sont les situations dans lesquelles vous devez résoudre des problèmes complexes, réfléchir et favoriser les liens humains. Les réunions 1/1 en sont un bon exemple. Ils sont essentiels dans une relation manager/subordonné direct, pour fournir du coaching, travailler sur le développement de carrière et renforcer l'engagement. Pourtant, nous les complétons avec des mises à jour de projets et des rapports sur les KPI. C'est là que l'envoi d'une vidéo claap pour la première fois vous aide à améliorer votre réunion 1/1. Lorsque vous vous rencontrez, tout le monde dispose d'un contexte complet et vous pouvez vous concentrer sur les points les plus complexes.

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