Compte rendu d'entretien : votre modèle à réutiliser

Qu'est-ce qu'un compte rendu d'entretien ?

Imaginez ceci : vous venez de terminer l'entretien avec un employé potentiel. À présent, l'équipe de débriefing se prépare à renverser le thé sur le candidat : c'est l'heure du compte rendu de l'entretien. Un entretien compte rendu est une réunion synchronisée ou asynchrone au cours de laquelle tous les participants à cet entretien (le responsable du recrutement, le recruteur et les autres intervieweurs) discutent de ce qui s'est passé pendant l'entretien.

Il ne s'agit pas simplement d'une discussion informelle ; c'est une réunion cruciale au cours de laquelle vous documentez vos pensées, vos opinions et vos idées sur le candidat. Grâce au débriefing, vous serez en mesure de déterminer les prochaines étapes, qu'il s'agisse de poursuivre avec le même candidat ou d'explorer d'autres options.

Il ne s'agit pas de prendre une décision instantanée, mais de vous assurer que vous et les membres de votre équipe êtes tous sur la même longueur d'onde quant à la position du candidat dans le processus de recrutement. Habituellement, cela prend environ 30 minutes à une heure après un modèle de compte rendu d'entretien.

Les comptes rendus d'entretien aident votre organisation à prévenir les problèmes de communication et à vous assurer de recruter les bonnes personnes pour le poste. Que ce soit un rapide synchroniser ou une approche plus décontractée, l'essentiel est de consacrer le temps dont vous avez besoin pour bien faire les choses.

Qu'est-ce qu'un modèle de compte rendu d'entretien ?

Un modèle de compte rendu d'entretien est un document structuré ou un ensemble de directives utilisé par vos équipes de recrutement pour évaluer et discuter des performances d'un candidat après un entretien. Le modèle comprend généralement des sections sur des aspects clés tels que les compétences techniques, l'adéquation culturelle, le style de communication et les impressions générales.

Un modèle de compte rendu d'entretien sert de cadre pour garantir que l'équipe couvre les points essentiels pendant le débriefing et contribue à un processus d'évaluation cohérent et approfondi. Cet outil permet de rationaliser la communication, de rester concentré et de prendre des décisions éclairées quant à l'adéquation du candidat au poste.

Il est également très important de remplir un modèle de compte rendu d'entretien afin de conserver une trace écrite de l'entretien et des discussions qui l'ont suivi.

Pourquoi mettre en place des débriefs systématiques après chaque entretien ?

La mise en place de comptes rendus systématiques après chaque entretien est un moyen pour vous d'améliorer votre processus de recrutement. L'embauche n'est plus une routine mais une décision stratégique, ces comptes rendus jouent un rôle central.

Au cours de la dernière décennie, le paysage du recrutement a évolué, passant du simple fait de pourvoir les postes à la sélection des bonnes personnes pour le poste. Grâce à un compte rendu systématique après chaque entretien, vous offrez à votre équipe un moment pour se réunir et partager des points de vue, des notes et des idées.

Dans un monde où le temps est une denrée précieuse, en prendre un peu après chaque entretien peut avoir un impact significatif sur vos choix d'embauche. Ces comptes rendus sont l'antidote aux problèmes d'embauche cycliques, aux problèmes de communication au sein de l'équipe et garantissent une qualité d'embauche de premier ordre.

Les comptes rendus d'entretien favorisent la collaboration et l'alignement entre les membres de l'équipe impliqués dans le processus de recrutement

En fournissant un forum structuré pour discuter de chaque candidat, il garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les forces, les faiblesses et l'adéquation globale du candidat au poste.

Cette approche collaborative réduit le risque de mauvaise communication et favorise un processus de prise de décision unifié.

Les comptes rendus des entretiens contribuent à une évaluation plus objective des candidats

Ils fournissent une plate-forme permettant de partager diverses perspectives et idées, contribuant ainsi à atténuer les biais susceptibles d'influencer les évaluations individuelles. Cette objectivité est essentielle pour prendre des décisions d'embauche éclairées en fonction du mérite et de facteurs liés à l'emploi.

De plus, le fait de suivre le même modèle uniformise le débriefing et garantit que tous les candidats sont traités de manière égale.

Le processus de débriefing facilite l'amélioration continue des pratiques de recrutement de votre organisation

En réfléchissant à l'expérience de l'entretien et en discutant de ce qui a bien fonctionné ou qui pourrait être amélioré, vous pouvez affiner votre approche au fil du temps. Ce processus itératif permet à votre équipe de tirer les leçons de chaque entretien, d'adapter ses stratégies et, en fin de compte, d'optimiser l'efficience et l'efficacité de vos efforts de recrutement.

Les comptes rendus d'entretien contribuent à une expérience positive pour les candidats

Lorsque les candidats perçoivent un processus d'évaluation bien coordonné et réfléchi, cela renforce votre marque employeur et votre réputation. Un débriefing respectueux et organisé témoigne de professionnalisme et de considération, laissant aux candidats une impression favorable de votre organisation, quel que soit le résultat du recrutement.

Les comptes rendus des entretiens constituent une documentation précieuse pour référence future.

Le fait de remplir un modèle de compte rendu d'entretien après chaque entretien vous permet de conserver une trace écrite de vos entretiens.

Le fait de disposer d'un compte rendu clair des discussions et des décisions d'embauche contribue à maintenir la cohérence, à suivre les progrès des candidats et à garantir la conformité à vos politiques et réglementations.

Comment faire un débriefing après un entretien ? [7 étapes à suivre]

Étape 1 : prenez le temps d'une réflexion individuelle immédiate après l'entretien

Prenez quelques instants pour une réflexion individuelle juste après l'entretien. Notez vos impressions immédiates, vos points marquants et vos préoccupations éventuelles. Cette étape vous permet de capturer des pensées fraîches et non filtrées.

Étape 2 : Rassemblez l'équipe chargée du débriefing ou choisissez un outil asynchrone pertinent

Réunissez les principales parties prenantes impliquées dans le processus d'entretien. Cela inclut généralement les responsables du recrutement, les recruteurs et tous les membres de l'équipe qui ont interagi avec le candidat.

Nous savons que le temps est précieux dans votre entreprise. Il vous est également possible de réunir votre équipe asynchrone. Vous devrez tirer parti des bons outils numériques tels que Claap et des canaux de communication pour permettre aux membres de contribuer à leur propre rythme au débriefing.

Étape 3 : Créez une atmosphère positive

Commencez le compte rendu sur un ton positif, en insistant sur l'objectif d'évaluer de manière collaborative l'adéquation du candidat au poste. Encouragez une communication ouverte et honnête, en insistant sur l'importance de la diversité des points de vue.

Cela vaut également pour asynchrone débriefing. Vous devez définir des règles de communication de base (respectueuses, avec des détails et des exemples) et encourager l'exhaustivité des commentaires.

Étape 4 : Ayez une discussion structurée, sur la base d'un modèle à suivre

Dirigez la discussion à l'aide d'un format structuré. Commencez par un bref aperçu de l'entretien, y compris le rôle et les compétences clés. Ensuite, donnez la parole aux membres de l'équipe pour qu'ils partagent leurs réflexions, en mettant l'accent sur des aspects spécifiques tels que les compétences techniques, l'adéquation culturelle et le style de communication. Sans utiliser de modèle, la discussion partirait dans toutes les directions.

Chaque membre de l'équipe doit partager ses impressions et ses préoccupations éventuelles. Vous devriez les encourager à ajouter des détails et des exemples pour étayer leurs arguments.

Si vous avez a enregistré l'interview vidéo et choisissez de débriefer de manière asynchrone, vous pouvez même annoter directement la vidéo et ajouter vos commentaires sur les moments clés, grâce aux fonctions d'annotation de Claap. Vos collègues peuvent ensuite consulter vos commentaires et ajouter les leurs, au même endroit.

Étape 5 : Régler les désaccords de manière diplomatique

En cas d'opinions divergentes, abordez les désaccords de manière diplomatique. Encouragez les membres de l'équipe à fournir un contexte supplémentaire et à explorer les raisons sous-jacentes de leurs évaluations.

Si vous avez enregistré la vidéo, vous pouvez même rejouer certains moments clés de l'entretien pour mieux démontrer vos arguments et comprendre les impressions de vos collègues. Vous pouvez ensuite discuter avec eux directement sur l'interview enregistrée, grâce aux fonctions de commentaire et de fil de discussion de Claap.

Étape 6 : Résumez et documentez les principaux points de la discussion

Au fur et à mesure de l'évolution de la discussion, résumez les principaux points soulevés par les membres de l'équipe. Cela permet de consolider les informations et de mettre en évidence les domaines de consensus ou de divergence.

Il est également important de documenter les principales décisions et idées issues de la séance de débriefing. Cette documentation sert en effet de référence pour les prochaines étapes du processus de recrutement et garantit transparence et responsabilité.

Et si vous n'êtes pas un magicien des résumés, Claap vous aidera à rédiger le meilleur résumés grâce à la puissance de l'IA.

Étape 7 : Identifier les prochaines étapes

Sur la base de la discussion et de ses résultats, identifiez les mesures de suivi ou les informations supplémentaires nécessaires. Déterminez si le candidat doit passer à l'étape suivante du processus d'embauche ou si d'autres évaluations sont nécessaires.

Lorsqu'une décision a été prise, l'une des prochaines étapes nécessaires consiste à fournir des commentaires constructifs au candidat. Cela contribue à une expérience positive pour les candidats, quel que soit le résultat.

Pourquoi utiliser un modèle de compte rendu d'entretien ?

Discuter avec des recrues potentielles et discuter de vos impressions avec l'équipe ne doit pas être un casse-tête.

Un peu de préparation est nécessaire pour rationaliser le processus de recrutement et faire un débriefing efficace. Par conséquent, l'utilisation d'un modèle de compte rendu d'entretien est un moyen de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde quant à ce qui fait un bon candidat (et à ce qui ne l'est pas).

La structure du modèle rationalise le processus de débriefing, aidant l'équipe à se concentrer sur les domaines cruciaux sans oublier les points clés. Il favorise également les évaluations objectives, en réduisant les biais et en mettant l'accent sur les facteurs liés à l'emploi.

Ce n'est pas seulement de la paperasse ; c'est un dossier utile pour les références futures, les comparaisons et le maintien de la conformité. En termes simples, le modèle de compte rendu d'entretien vous permet de prendre des décisions d'embauche plus fluides, plus justes et plus efficaces.

Votre modèle de compte rendu d'entretien à copier-coller

Informations sur les candidats :

• Nom :
• Poste pour lequel vous avez postulé :
• Date de l'entretien :
• Intervieweurs :

1. Compétences techniques :

• Points forts :

• Domaines à améliorer :

2. Compétences en communication :

• Clarté de l'expression :

• Écoute active :

3. Adéquation culturelle :

• Harmonisation avec les valeurs de l'entreprise :

• Potentiel de collaboration :

4. Impressions générales :

• Aspects positifs :

• Préoccupations ou signaux d'alarme :

5. Commentaires supplémentaires :

‍

Prochaines étapes :

• Recommandation :

• Passez à l'étape suivante
• Une évaluation plus approfondie est nécessaire
• Ne convient pas

Conclusion :

• Résumé de la décision :

Conseils pour organiser des comptes rendus d'entretien efficaces

Encourager la réflexion initiale individuelle avant le débriefing

Encouragez les membres de l'équipe à réfléchir individuellement juste après l'entretien et avant le débriefing. La réflexion initiale permet de saisir les pensées et les impressions immédiates.

Qu'il s'agisse de notes rapides ou de résumés mentaux, cette réflexion initiale préserve de nouvelles idées, garantissant que le compte rendu capture les commentaires bruts et non filtrés avant qu'ils ne s'estompent. Il ouvre la voie à une discussion de groupe plus dynamique et plus engagée, en exploitant l'authenticité des points de vue individuels.

Encourager un dialogue ouvert pendant le débriefing

Vous devez toujours souligner l'importance d'une communication honnête, en vous assurant que les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager des points de vue et des opinions variés. Cette ouverture enrichit non seulement la discussion, mais favorise également une atmosphère de collaboration où les idées et les commentaires peuvent être librement échangés.

Et si vous n'avez pas du tout aimé le candidat, mais que votre collègue l'a adoré, vous devriez pouvoir en discuter ouvertement et comparer vos points de vue.

Approfondissez les points de désaccord

Vous devez chercher à aborder les opinions contradictoires de manière diplomatique lors des comptes rendus des entretiens. De cette façon, les opinions divergentes seront explorées sans tension.

Encouragez les membres de l'équipe à partager des informations contextuelles supplémentaires, à trouver un terrain d'entente et à comprendre les points de vue. C'est un peu comme réunir tout le monde autour de la même table, en veillant à ce que la diversité des points de vue enrichisse la conversation au lieu de provoquer des frictions.

Une façon de résoudre les désaccords avec la diplomatie est de laisser deux personnes (ou plus) ayant des opinions divergentes les exprimer sans être interrompues. Après la première série d'opinions exprimées, vous pouvez demander aux membres de l'équipe de remettre en question les points de vue de chacun et d'engager un dialogue.

Documentez soigneusement les décisions et les commentaires

La documentation du compte rendu de l'entretien implique l'enregistrement des principaux points à retenir et des actions convenues au cours du débriefing.

Une documentation claire aide votre organisation à garantir la transparence, facilite les références futures et maintient la responsabilité dans le processus de recrutement.

Des outils tels que Claap, dotés de fonctionnalités telles que des notes alimentées par l'IA et un espace de travail vidéo tout-en-un, simplifient la documentation. Claap facilite ainsi le suivi des décisions et la tenue d'un enregistrement complet pour référence future.

Utilisez Claap pour tirer le meilleur parti de vos comptes rendus d'entretien

Claap, une vidéo innovante wiki, transforme la façon dont vous collaborez. Voici pourquoi le Claap change la donne pour vos comptes rendus d'entretien :

• Vidéos asynchrones : Enregistrez et partagez des vidéos d'entretiens à la convenance de votre équipe, en garantissant un accès facile aux informations vitales ;
• Enregistrements des réunions : Capturez les réunions synchrones (qu'il s'agisse de l'entretien ou du compte rendu lui-même) de manière exhaustive avec Claap, en préservant chaque détail pour référence future. Vous pouvez même épingler les moments clés des réunions pour les mettre en valeur et y revenir plus tard ;
• Services de transcription : Claap propose des offres automatiques transcription, transformant les mots parlés en texte écrit pour faciliter la recherche et la référence ;
• Résumés de l'IA : Tirez parti de Claap Récapitulatif basé sur l'IA pour transformer les réunions en informations exploitables. Améliorez l'efficacité et la collaboration sans effort ;
• Espace de travail vidéo tout-en-un : Vous pouvez accéder à toutes les vidéos que vous avez enregistrées en un seul endroit. Avant tout, chaque équipe peut avoir la sienne wiki de l'équipe sur lesquels il peut collaborer. Par exemple, vous pouvez débriefer les entretiens dans le wiki RH, dans la section dédiée aux entretiens et/ou à leurs débriefs.

Vous pouvez utiliser le Claap pour les comptes rendus de votre entretien, que vous l'ayez enregistré ou non.

Si vous n'avez pas enregistré l'entretien

Même si vous n'avez pas enregistré l'entretien, vous pouvez utiliser Claap pour le compte rendu synchronisé de l'entretien.

Réunissez-vous et enregistrez la réunion de débriefing. Discutez des points énumérés sur votre modèle d'entretien de compte rendu afin d'orienter la discussion.

Grâce aux outils d'intelligence artificielle de Claap, vous n'avez pas à vous occuper de la prise de notes : Claap s'en charge. Vous pouvez donc vous concentrer à 100 % sur le compte rendu de la discussion. Une fois le débriefing terminé, Claap générera des notes, voire un résumé du débriefing, en fonction du modèle que vous avez choisi. Par exemple, vous pourriez demander à Claap de remplir le modèle de la section précédente avec ce qui a été dit lors de votre débriefing.

Vous pouvez ensuite conserver l'enregistrement du débriefing dans un seul endroit sur un wiki vidéo dédié, et accédez-y où et quand vous le souhaitez. Ce contenu est très important pour garantir un processus de recrutement cohérent pour votre organisation.

Si vous avez enregistré l'entretien

Si vous avez a enregistré l'interview vidéo, vous bénéficiez non seulement de toutes les possibilités de synchronisation des réunions de Claap répertoriées dans la section précédente, mais également de tous ses avantages pour collaboration asynchrone.

Tout d'abord, vous pouvez rejouer les vidéos de l'interview à votre convenance au cas où vous auriez oublié quelque chose. Vous pouvez même comparer les réponses de votre candidat aux questions d'entretien avec celles d'un autre candidat. C'est possible puisque vous aurez stocké tous les enregistrements des interviews au même endroit sur un wiki vidéo.

Mais surtout, vous pouvez annoter la vidéo de l'interview directement en pointant vers l'écran et en écrivant votre commentaire. Il ne vous reste plus qu'à attendre la réponse de l'équipe de débriefing. Avec Claap, vous serez en mesure de vous assurer que tout le monde est en ligne avec les fils de discussion, les réponses vidéo, les sondages et les analyses vidéo.

Enfin et surtout, vous aurez un accès pratique à tous les enregistrements de toutes les interviews menées au même endroit, en quelques clics.

Vous disposez maintenant d'un modèle de compte rendu d'entretien, de nos meilleurs conseils pour le débriefing des entretiens et vous savez que le Claap est un outil essentiel pour des débriefings réussis. N'hésitez pas à essayer Claap grâce au Essai gratuit de 14 jours (aucune carte de crédit requise, accès à tous les outils premium).

Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour choisir les bonnes personnes pour le poste !