Manuel de partage des connaissances

Vue d'ensemble

Avez-vous déjà essayé d'organiser une session de formation pour expliquer un nouveau processus ou un nouvel outil ? Cela prend beaucoup de temps et nécessite souvent plusieurs sessions et des conversations individuelles ad hoc pour clarifier les sujets. Et avouons-le. Au sein d'équipes nombreuses ou distribuées, coordination des horaires peut être un vrai casse-tête. L'une des options consiste à tirer parti de la communication écrite, comme Trello ou Notion. Cela résout le problème d'évolutivité, mais certains sujets peuvent être difficiles à expliquer et à comprendre dans un document. Une autre limite est que ces outils n'ont pas la touche personnelle qui permet aux équipes distantes de rester connectées.

Et si nous vous disions qu'il existe une meilleure solution ? Entrez dans la collaboration vidéo asynchrone. Votre équipe peut apprendre à son rythme et dans le confort de son domicile ou de son bureau. De plus, c'est beaucoup plus engageant et efficace puisque la vidéo donne l'impression d'être dans la même pièce.

Dans ce manuel, nous allons détailler les avantages de l'utilisation de la vidéo et vous expliquer étape par étape comment l'implémenter. Alors, attachez votre ceinture et préparez-vous à faire passer votre programme d'entraînement au niveau supérieur.

À propos du manuel de partage des connaissances

Nous avons élaboré ce manuel pour devenir votre fidèle acolyte, en vous guidant tout au long du processus de partage des connaissances à grande échelle sans sacrifier la qualité. Que vous soyez un novice en matière de formation vidéo ou un professionnel chevronné, notre guide étape par étape vous aidera à chaque étape. Allons-y.

Quand utiliser ce manuel

Nous avons identifié trois scénarios dans lesquels vous tirerez le meilleur parti de l'utilisation de notre approche :

1. Déploiement d'un nouveau tutoriel. Enregistrez une fois, partagez pour toujours. Avec Claap, vous pouvez animer vos sessions de formation et répondre aux questions de manière asynchrone, tout en les rendant facilement accessibles dans une rubrique dédiée. Inutile de vous répéter 10 fois !
2. Clarifier un processus ou un outil. Lorsqu'un collègue a des questions, il suffit d'enregistrer une courte vidéo et de la partager avec le reste de l'équipe. Il y a de fortes chances que d'autres se posent la même question.
3. Partager une nouvelle vision. Avez-vous eu un moment « ah » en travaillant sur un projet ? Ne le gardez pas pour vous, partagez-le avec votre équipe de manière amusante et engageante, sans réserver une autre réunion ou envoyer un e-mail long et ennuyeux.

Grâce à ce manuel, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre programme de formation vidéo et de tenir votre équipe informée et engagée.

Comment démarrer

Très bien, passons aux choses sérieuses de la création d'un programme de formation vidéo génial. Voici votre guide étape par étape :

Préparez vos supports de formation

Qu'il s'agisse d'un diaporama ou d'instructions écrites dans Notion, assurez-vous de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour dispenser votre formation. Il est important de prendre le temps de vous assurer que votre contenu est organisé, que les visuels sont placés de manière stratégique et que tous les documents pertinents sont liés pour fournir un contexte supplémentaire. Vous effectuerez ensuite un enregistrement d'écran, alors faites attention au flux et à la présentation du matériel que vous enregistrez. Cela vous permettra de suivre et de comprendre facilement votre formation.

C'est l'heure d'enregistrer !

La vidéo est un moyen efficace d'expliquer des concepts complexes avec plus de détails et de contexte que les instructions écrites à elles seules. De plus, vous pouvez montrer votre personnalité et impliquer votre public, ce qui rend la formation plus agréable et plus facile à retenir. La vidéo est également un excellent outil pour renforcer les points clés, car les visuels peuvent aider à illustrer les concepts et à les rendre plus mémorables. Lors de l'enregistrement, n'hésitez donc pas à zoomer sur les détails, notamment lorsque vous expliquez les processus et les flux de travail. Votre équipe vous en sera reconnaissante.

Conseil de pro : pour donner l'impression d'une Masterclass, commencez en mode caméra uniquement pour présenter la formation et son importance, puis passez en mode écran+caméra.

Soulignez les moments clés

À quoi bon enregistrer une formation d'une heure si personne ne veut la regarder ? La façon dont vous la partagez joue un rôle important pour vous assurer qu'ils le font (nous y reviendrons plus loin), mais la façon dont vous structurez votre vidéo est également importante. Vous pouvez le faire de plusieurs manières avec Claap :

• utiliser les commentaires pour créer des sections comme vous le feriez dans une présentation
• attirez l'attention des autres avec @mention

Cela garantit que l'enregistrement s'arrête automatiquement, obligeant votre équipe à accorder une attention particulière et à poser des questions en cas de doute. Pour les formations plus longues, vous permettez également aux spectateurs de suivre plus facilement et de passer directement aux parties qui les intéressent. En outre, vous pouvez également créer des liens vers des documents pertinents et des pages de connaissances connexes.

Partagez-le avec votre équipe

Maintenant, le meilleur moment est de diffuser cette formation pour que votre équipe puisse la voir. Pour ce faire, vous pouvez procéder de deux manières, en fonction de votre objectif :

Entraînement de groupe

Si vous enseignez quelque chose de nouveau à votre équipe, il est important de vous assurer que tout le monde peut accéder au matériel maintenant et à l'avenir. La structure est essentielle ! 🔑

L'une des options consiste à intégrer votre vidéo dans un système de documentation tel que Notion, Slite ou Confluence. Nous vous recommandons de combiner des instructions écrites avec une vidéo explicative pour répondre aux différents styles d'apprentissage, tout en conservant tout au même endroit.

Vous pouvez également utiliser Claap pour créer la structure. Grâce à l'organisation de notre espace de travail, vous pouvez centraliser tous vos didacticiels vidéo en un seul endroit, afin que votre équipe sache exactement où les trouver. De plus, si vous utilisez Slack, vous pouvez améliorer la visibilité des nouvelles formations disponibles. Connectez simplement votre sujet à une chaîne Slack et toute vidéo ajoutée sera automatiquement envoyée à la chaîne ! 🤩

Dans les deux cas, encouragez vos collègues à annoter la vidéo et à poser toutes leurs questions. Tous les membres de l'équipe ont accès à la vidéo, de sorte que tout le monde peut intervenir et répondre à toutes les questions qui s'affichent. Votre équipe peut même adresser des questions à des personnes spécifiques avec des mentions. Il n'est pas nécessaire d'attendre que la personne qui a enregistré la vidéo soit disponible. C'est une question de travail d'équipe et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Entraînement 1/1

Être performant nécessite souvent une excellente relation entre le manager et ses subordonnés directs, mais il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre disponibilité et interruptions constantes. Et même si vous avez une session hebdomadaire 1/1, cela ne peut toujours pas suffire. C'est pourquoi nous vous recommandons vivement d'inclure également des sessions de coaching asynchrones. Avec Claap, vous pouvez créer un sujet privé 1-1 où le responsable et les subordonnés directs peuvent poser des questions, donner leur avis sur le travail en cours et créer des vidéos explicatives rapides.

Conclusion

En tirant parti de la puissance de la collaboration vidéo asynchrone, vous pouvez facilement développer vos formations internes et doter votre équipe des compétences et des connaissances dont elle a besoin pour réussir. Grâce à un meilleur accès aux supports de formation et à une approche plus pratique de l'apprentissage, votre équipe peut se développer et rester connectée, quelle que soit la distance.

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