Comment rédiger l'ordre du jour de réunion parfait (+ exemples gratuits)

Les réunions sans ordre du jour sont comme des voyages en voiture sans cartes : vous pourriez vous retrouver quelque part, mais ce ne sera pas nécessairement là où vous voulez être.

C'est là qu'intervient la magie d'un ordre du jour de réunion bien conçu.

‍

Les avantages d'un ordre du jour de réunion

Réunions—que vous les aimiez ou non, ils font partie intégrante de la vie professionnelle. Mais sans programme clair, ils finissent par être une perte de temps colossale.

Pourquoi ? Parce qu'ils n'ont pas de direction.

Un ordre du jour de réunion correctement structuré est votre arme secrète pour transformer ces trous noirs fastidieux en rassemblements efficaces et exceptionnels. Voici pourquoi :

1. La clarté est reine

Vous êtes-vous déjà rendu à une réunion où vous vous êtes demandé : « Pourquoi sommes-nous ici ? » L'ordre du jour de la réunion énonce le but et les objectifs. Plus de devinettes.

2. Le temps c'est de l'argent

Les réunions imprévues et sinueuses font perdre un temps précieux. Avec un ordre du jour, vous définissez des limites de temps pour chaque point de l'ordre du jour. Cela revient à dire : « Allons droit au but, les gars ! »

3. Règles de responsabilité

Les ordres du jour précisent clairement les rôles de chacun. Lorsque vous attribuez des éléments à des membres spécifiques de l'équipe, responsabilité passe par le toit. Plus besoin de « Je pensais que tu faisais ça ».

4. Les décisions sont prises

Les réunions concernent souvent prise de décisions. Les ordres du jour permettent de maintenir les discussions sur la bonne voie, vous permettant de tirer des conclusions et de réaliser des progrès.

5. Faites taire les Chatterbox

Vous avez un collègue qui aime trop le son de sa voix ? Un ordre du jour permet de concentrer les discussions. Tangents, partez !

6. Utilisation efficace de la puissance cérébrale

Le temps est précieux, tout comme l'intelligence de votre équipe. Un agenda maximise les deux. Les participants peuvent préparez-vous à l'avance, ce qui signifie des contributions plus pertinentes.

7. Des participants heureux

Lorsque les réunions sont structurées et efficaces, tout le monde repart avec l'impression que son temps a été bien dépensé. C'est ainsi que vous remontez le moral et que vous gardez l'équipe motivée.

‍

Principaux éléments de l'ordre du jour d'une réunion

Créer un ordre du jour de réunion n'est pas une mince affaire. C'est un peu comme assembler les pièces d'un puzzle. Voici le détail de ce dont vous avez besoin :

1. Titre et date de la réunion

Faites en sorte que ce soit simple et clair. Le titre doit indiquer aux participants le contenu du menu. N'oubliez pas la date, sinon vous risquez une confusion.

2. Atteindre les objectifs/les buts

Demandez-vous : « Quel est l'intérêt de cette réunion ? » Énoncez vos objectifs ou vos buts dans un langage clair. Assurez-vous que tout le monde est au courant de l'enjeu.

3. Points de l'ordre du jour assortis d'un temps imparti

C'est le cœur de votre agenda. Dressez la liste des sujets que vous allez aborder et attribuez des délais à chacun d'entre eux. Soyez réaliste ; ne vous attachez pas trop à une seule réunion.

4. Présentateur ou partie responsable

Fini les devinettes. Désignez quelqu'un pour diriger chaque point de l'ordre du jour. C'est le capitaine de ce navire qui dirige la discussion.

‍

Comment rédiger un modèle d'ordre du jour de réunion

Créer des modèles d'ordre du jour de réunion revient à configurer l'échafaudage pour des réunions efficaces. Voici comment procéder :

1. Comprendre les types de réunions

Avant de vous lancer, renseignez vous sur les différents types de réunions organisées par votre équipe. Chacun peut avoir besoin d'une structure unique. S'agit-il d'une séance de brainstorming, d'une mise à jour du projet ou d'une réunion de prise de décision ?

2. Définir les sections standard

Identifiez les sections récurrentes que la plupart des réunions incluront. Commencez par des notions de base telles que « Titre de la réunion », « Date » et « Participants ». Ce sont les éléments constitutifs de vos modèles.

3. Adaptez les sections à la réalisation des objectifs

À présent, personnalisez vos modèles. Ajoutez des sections qui répondent aux besoins spécifiques de chaque type de réunion. Par exemple, une session de brainstorming peut nécessiter une section « Points à l'ordre du jour », tandis qu'une réunion de mise à jour du projet peut nécessiter une section « Rapport d'avancement ».

4. Définir les allocations de temps

Estimez le temps que chaque section devrait idéalement prendre. Cela permet de maintenir les réunions sur la bonne voie. Les sessions de remue-méninges pourraient nécessiter plus de temps pour les discussions, tandis que les mises à jour de l'état d'avancement pourraient être plus brèves.

5. Conception et mise en forme

Rendez vos modèles visuellement attrayants et faciles à lire. Utilisez des en-têtes, des puces et des espaces pour plus de clarté. Un modèle clair et organisé donne le ton pour une réunion bien structurée.

6. Testez et itérez

Testez vos modèles lors de réunions réelles. Recueillez des commentaires et ajustez-les si nécessaire. L'objectif est d'affiner vos modèles à la perfection.

‍

Exemples de modèles d'ordre du jour de réunion

Prêt à démarrer ? Voici quelques modèles d'ordre du jour pour différents types de réunions :

1. Réunions ouvertes à tous

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Bienvenue et présentation [x minutes]

• Commencez la réunion par un accueil chaleureux.
• Présentez le but de la réunion.

2. Mises à jour de l'entreprise [x minutes]

• Partagez des mises à jour et des réalisations de haut niveau.
• Mettez en lumière les récents succès et les événements marquants.

3. Mises à jour de l'équipe et du département [x minutes]

• Permettez à chaque équipe ou département de présenter ses progrès.
• Soulignez les initiatives clés et les projets à venir.

4. Questions-réponses et discussion ouverte [x minutes]

• Encouragez les questions et un dialogue ouvert.
• Répondez à toutes les préoccupations ou demandes des participants.

5. Annonces et reconnaissance [x minutes]

• Reconnaissez les réalisations ou les contributions exceptionnelles.
• Annoncez les événements à venir ou les dates importantes.

2. Réunion d'équipe hebdomadaire

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Mises à jour et progrès de l'équipe [x minutes]

• Partagez des mises à jour spécifiques à l'équipe.
• Soulignez les réalisations et les jalons.

2. Principales réalisations [x minutes]

• Reconnaissez les réalisations exceptionnelles d'une personne ou d'une équipe.

3. Défis et obstacles [x minutes]

• Discutez des obstacles qui entravent la progression.
• Réfléchissez à des solutions et attribuez des mesures à prendre.

4. Mesures à prendre et responsabilités [x minutes]

• Passez en revue les mesures à prendre lors de la réunion précédente.
• Attribuez des responsabilités pour les tâches à venir.

5. Objectifs de la semaine prochaine [x minutes]

• Définissez les buts et les objectifs pour la semaine à venir.
• Garantissez l'alignement avec les objectifs généraux de l'équipe.

6. Questions diverses (AOB) [x minutes]

• Ouvrez la parole à d'autres sujets.
• Résolvez les problèmes urgents ou les nouveaux développements.

3. Tête-à-tête hebdomadaire

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Mises à jour et obstacles‍

• ‍Permettez aux membres de votre équipe de partager des mises à jour.
• Répondez à toutes les préoccupations ou aux défis auxquels ils sont confrontés.

2. Progrès réalisés par rapport aux objectifs

• ‍Passez en revue les progrès réalisés par rapport aux objectifs individuels.
• Discutez des réussites et des échecs.

3. Feedback et coaching

• ‍Fournissez des commentaires constructifs.
• Offrez des conseils et du soutien selon les besoins.

4. Éléments d'action

• ‍Documentez les mesures à prendre à la fois pour le responsable et pour l'employé.
• Garantir la responsabilisation et le suivi.

5. Opportunités de développement (facultatif)

• ‍Identifiez les domaines de développement ou de croissance des compétences.
• Discutez des possibilités d'avancement professionnel.

4. Lancement du projet

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Aperçu et objectifs du projet [x minutes]
2. Rôles et responsabilités [x minutes]
3. Portée et résultats attendus [x minutes]
4. Chronologie et jalons [x minutes]
5. Risques et mesures d'atténuation [x minutes]
6. Questions et éclaircissements [x minutes]

5. Mise à jour du projet

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Progrès et réalisations [x minutes]
2. Enjeux et défis [x minutes]
3. Mesures à prendre et prochaines étapes [x minutes]
4. Ajustements de la chronologie (si nécessaire) [x minutes]
5. Feedback des parties prenantes [x minutes]
6. Questions diverses (AOB) [x minutes]

6. Séance de remue-méninges

Titre de la réunion: Séance de remue-méninges

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Brise-glace [x minutes]
2. But et objectifs [x minutes]
3. Génération d'idées [x minutes]
4. Discussion et évaluation des idées [x minutes]
5. Plan d'action [x minutes]
6. Étapes de suivi [x minutes]
7. Récapitulation de la réunion [x minutes]

‍

Conseils pour des ordres du jour de réunion efficaces

Créer un ordre du jour de réunion est une chose, mais en élaborer un efficace est une toute autre affaire. Voici quelques conseils d'experts qui vous aideront à atteindre vos objectifs :

1. Restez concentré

Coupez les peluches. Contenez-vous en à l'essentiel. Assurez-vous que chaque point de votre ordre du jour contribue directement aux objectifs de la réunion. Si ce n'est pas le cas, il n'a pas sa place.

2. Des délais réalistes

Ne vous préparez pas à l'échec. Attribuez des délais réalistes à chaque point de l'ordre du jour. Les discussions précipitées sont source de frustration et de tâches inachevées.

3. Distribuez à l'avance

Envoyez l'ordre du jour de votre réunion bien à l'avance. Cela donne aux participants l'occasion de se préparer et de se préparer à apporter une contribution significative.

4. Prioriser les points de l'ordre

Commencez par les éléments les plus critiques. Cela garantit que si le temps presse, vous avez déjà abordé les questions les plus importantes.

5. Soyez précis

Les points vagues de l'ordre du jour donnent lieu à de vagues discussions. Soyez clairs et concis dans vos descriptions. Par exemple, au lieu de « Mise à jour du projet », utilisez « Mise à jour du statut du projet X ».

6. Éléments d'action et propriétaires

Assignez des mesures à prendre au cours de la réunion et indiquez clairement qui est responsable de chacune d'entre elles. Cela élimine la confusion et responsabilise les membres de l'équipe.

7. Suivi des mesures prises dans le passé

Consacrez une section à l'examen des mesures prises lors des réunions précédentes. Ce contrôle de responsabilité garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

8. Restez flexible

Parfois, les discussions prennent des tournures inattendues. Soyez suffisamment flexible pour adapter l'ordre du jour à la volée en cas de problème critique.

9. Encourager la participation

Incluez des opportunités de discussion ouverte ou de questions-réponses dans votre ordre du jour. Les participants engagés sont plus susceptibles de quitter la réunion satisfaits.

10. Réviser et réfléchir

Après la réunion, évaluez dans quelle mesure l'ordre du jour a atteint son objectif. Est-ce que tous les objectifs ont été atteints ? Les délais étaient-ils réalistes ? Utilisez les commentaires pour améliorer continuellement vos agendas.

‍

Utiliser Claap pour une meilleure gestion des réunions

Maintenant que vous avez appris les tenants et aboutissants de l'élaboration d'ordres du jour de réunion efficaces, voyons comment Claap peut rationaliser vos réunions.

Claap simplifie le processus de enregistrement, en transcrivant et en résumant les réunions, en veillant à ce que chaque action et chaque responsabilité soient suivies et gérées efficacement.

Voici comment fonctionne le Claap :

Étape 1 : démarrer l'enregistrement ou importer les enregistrements de vos réunions existants

Que vous soyez un passionné de Google Meet, un passionné de Zoom ou application de bureau passionné, Claap a ce qu'il vous faut, fabriquant enregistrement les réunions sont un jeu d'enfant.

Pas besoin de configurations complexes ni d'outils supplémentaires : Claap s'occupe de tout.

Étape 2 : Laissez Claap transcrire et résumer

Une fois votre réunion enregistrée, Claap's Alimenté par l'IA la magie entre en jeu. C'est automatiquement transcrit vos discussions dans votre langue parlée.

Mais ce n'est que le début. Les modèles personnalisables de Claap vous permettent de créer des résumés alimentés par l'IA et adaptés à votre type de réunion, qu'il s'agisse d'un appel de découverte crucial ou d'une session de brainstorming créative.

Étape 3 : Collaborez et partagez

Partagez vos enregistrements, vos résumés et vos informations sans effort. Tenez votre équipe informée et alignée en quelques clics.

Et si vous êtes un utilisateur de Notion, Claap a un cadeau spécial pour vous. Transférez facilement vos enregistrements et vos résumés dans une base de données Notion dédiée ou intégrez-les où vous le souhaitez. Toutes les informations relatives à votre réunion sont regroupées dans un seul endroit bien rangé.

Essayez Claap aujourd'hui et dites adieu à la confusion qui règne après la réunion

‍