Comment rédiger un ordre du jour de réunion parfait (+ exemples gratuits)

Les réunions sans ordre du jour sont comme des voyages en voiture sans cartes ou sans GPS : vous allez vous retrouver quelque part, mais ce ne sera pas nécessairement là où vous vouliez être initialement.

C'est là qu'intervient la magie d'un ordre du jour de réunion bien conçu. Tout comme les objectifs d'une réunion, définir un ordre du jour en amont et le partager aux participants, vous permettra de mieux préparer tout le monde au sujet de la réunion, à garder le cap tout au long des débats et discussions ainsi qu'une concentration maximale autour des sujets clés.

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1 - Les avantages d'un ordre du jour de réunion

Les réunions — que vous les aimiez ou non, font partie intégrante de la vie professionnelle. Mais sans programme clair (aussi appelé "ordre du jour" ou "agenda"), elles finissent par être une perte de temps considérable pour tout le monde.

Pourquoi ? Parce qu'elles n'ont pas de direction. Parce qu'on n'y discute pas des sujets clés. Parce qu'on n'y prend pas de décisions ou d'actions claires.

Un ordre du jour de réunion correctement structuré est votre arme secrète pour transformer ces risques en points de synchronisation pertinents. Voici pourquoi :

1. La clarté est essentielle

Vous êtes-vous déjà rendu à une réunion où vous vous êtes demandé : « Pourquoi sommes-nous ici ? » ou encore « C'était quoi le sujet déjà ? » L'ordre du jour de la réunion énonce le but et les objectifs. Plus de place à l'improvisation.

2. Le temps c'est de l'argent

Les réunions qui tournent en rond et que ne sont pas utiles sont une perte de temps et d'argent considerable pour votre entreprise ainsi qu'une perte de crédibilité pour l'animateur. Avec un ordre du jour, vous définissez des limites de temps pour chaque point à discuter. Cela revient à dire : « Allons droit au but ! »

3. Les participants sont responsabilisés

Les ordres du jour aident à préciser clairement les rôles et responsabilités de chacun. Vous attribuez des actions à des membres spécifiques de l'équipe via le compte-rendu de la réunion. Plus d'excuses du type « Je ne savais pas » ou encore « Je pensais que c'était X qui faisait ça ».

4. Les décisions sont prises

Les réunions concernent souvent des prises de décisions. Les ordres du jour permettent de maintenir les discussions autour des thèmes pré-définis, vous permettant de réaliser des progrès dans la prise de décision.

5. Le cap est gardé

Vous avez un collègue qui aime beaucoup parlé et argumenté ? Un ordre du jour permet de concentrer les discussions. Fini les digressions sans fin !

6. Les réflexions stratégiques sont stimulées

Le temps est précieux, tout comme les réflexions de votre équipe. Un agenda permet de maximise les deux. Les participants peuvent se préparer à l'avance, ce qui signifie des contributions plus pertinentes lors de la réunion.

7. Les participants sont heureux

Lorsque les réunions sont structurées et efficaces, tout le monde repart avec l'impression que son temps a été bien dépensé. C'est ainsi que vous gardez l'équipe motivée.

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2 - Les principaux éléments de l'ordre du jour d'une réunion

Créer un ordre du jour de réunion n'est pas une mince affaire. C'est un peu comme assembler les pièces d'un puzzle. Voici le détail de ce dont vous avez besoin :

1. Titre et date de la réunion

Faites en sorte que ce soit simple et clair. Le titre doit indiquer aux participants le thème de la réunion. N'oubliez pas la date, sinon vous risquez des confusions.

2. Objectifs / But

Demandez-vous : « Quel est l'intérêt de cette réunion ? ». Énoncez votre but global et vos objectifs spécifiques dans un langage clair. Assurez-vous que tout le monde soit au courant des enjeux et des attentes.

3. Points clés de l'ordre du jour assortis d'un temps imparti

C'est le cœur de votre agenda. Dressez la liste des sujets que vous allez aborder et attribuez des délais à chacun d'entre eux. Soyez réaliste sur le temps nécessaire pour passer sur chacun des points.

4. Présentateur ou partie responsable

Fini l'improvisation. Désignez quelqu'un pour diriger et animer chaque point de l'ordre du jour. C'est le capitaine du navire qui dirige la discussion.

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3 - Comment rédiger un modèle d'ordre du jour de réunion ?

Créer des modèles d'ordre du jour de réunion revient à configurer l'échafaudage pour des réunions efficaces. Voici comment procéder :

1. Comprendre les types de réunions

Avant de vous lancer, catégorisez les différents types de réunions organisées par votre équipe car chacun peut avoir besoin d'une structure unique. S'agit-il d'une séance de brainstorming, d'une mise à jour de projet ou d'une réunion de prise de décision ?

2. Définir les sections clés

Identifiez les sections récurrentes que la plupart des réunions incluront. Commencez par des notions de base telles que « Titre de la réunion », « Date » et « Participants ». Ce sont les éléments constitutifs de vos modèles.

3. Adapter les sections à la réalisation des objectifs

À présent, personnalisez vos modèles. Ajoutez des sections qui répondent aux besoins spécifiques de chaque type de réunion. Par exemple, une session de brainstorming peut nécessiter une section « Benchmark ou bonnes pratiques externes », tandis qu'une réunion de mise à jour de projet peut nécessiter une section « Rapport d'avancement ».

4. Définir les allocations de temps

Estimez le temps que chaque section devrait idéalement prendre. Cela permet de maintenir les réunions sur la bonne voie. Les sessions de brainstorm pourraient nécessiter plus de temps pour les discussions, tandis que les mises à jour de l'état d'avancement pourraient être plus brèves.

5. Concevoir et mettre en forme

Rendez vos modèles visuellement attrayants et simples à lire. Tout comme pour les résumés de réunions, utilisez des en-têtes, des puces (bullet points) et des espaces pour plus de clarté. Un modèle clair et organisé donne le ton pour une réunion bien structurée.

6. Tester et itérer

Testez vos modèles lors de réunions réelles. Recueillez des commentaires et des retours et ajustez si besoin. L'objectif est d'affiner vos modèles jusqu'à trouver quelque chose qui vous convient parfaitement.

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4 - Exemples gratuits et modèles d'ordre du jour de réunion

Prêts à démarrer ? Voici quelques modèles d'ordre du jour pour différents types de réunions :

1. Réunion ouverte à tous

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Bienvenue et présentation [x minutes]

• Accueil
• Présentation du but de la réunion.

2. Mises à jour de l'entreprise [x minutes]

• Partage des mises à jour et des réalisations globales.
• Mise en lumière des récents succès et des événements marquants.

3. Mises à jour des département [x minutes]

• Chaque équipe ou département présente ses progrès.
• Point sur les initiatives clés et les projets à venir.

4. Questions-réponses et discussion ouverte [x minutes]

• Encouragez les questions et un dialogue ouvert.
• Répondez à toutes les préoccupations ou demandes des participants.

5. Annonces et reconnaissance [x minutes]

• Reconnaissez les réalisations ou les contributions exceptionnelles.
• Annoncez les événements à venir ou les dates importantes.

2. Réunion d'équipe hebdomadaire

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Mises à jour et progrès de l'équipe [x minutes]

• Partagez des mises à jour spécifiques à l'équipe.
• Soulignez les réalisations et les jalons.

2. Principales réalisations [x minutes]

• Reconnaissez les réalisations exceptionnelles d'une personne ou d'une équipe.

3. Défis et obstacles + solutions [x minutes]

• Discutez des obstacles qui entravent la progression.
• Réfléchissez à des solutions et attribuez des mesures à prendre.

4. Mesures à prendre et responsabilités [x minutes]

• Passez en revue les actions définies lors de la réunion précédente.
• Attribuez des responsabilités pour les tâches à venir.

5. Objectifs de la semaine prochaine [x minutes]

• Définissez les buts et les objectifs pour la semaine à venir.
• Garantissez l'alignement avec les objectifs généraux de l'équipe.

6. Questions diverses (FAQ) [x minutes]

• Ouvrez la parole à d'autres sujets.
• Résolvez les problèmes urgents ou débatez d'idées nouvelles.

3. Tête-à-tête hebdomadaire. 1o1 hebdomadaire.

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Mises à jour et obstacles

• Permettez aux membres de votre équipe de partager des mises à jour.
• Répondez à toutes les préoccupations ou aux défis auxquels ils sont confrontés.

2. Progrès réalisés par rapport aux objectifs

• Passez en revue les progrès réalisés par rapport aux objectifs individuels.
• Discutez des réussites et des échecs.

3. Feedback et coaching

• Fournissez des commentaires constructifs.
• Offrez des conseils et du soutien selon les besoins.

4. Éléments d'action

• Documentez les mesures à prendre à la fois pour le responsable et pour l'employé.
• Garantir la responsabilisation et le suivi.

5. Opportunités de développement (facultatif)

• Identifiez les domaines de développement ou de croissance des compétences.
• Discutez des possibilités d'avancement professionnel.

4. Lancement de projet

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Aperçu et objectifs du projet [x minutes]
2. Ambition et résultats attendus [x minutes]
3. Rôles et responsabilités [x minutes]‍
4. Roadmap (Feuille de route) et jalons [x minutes]
5. Risques et points d'attention [x minutes]
6. Questions et éclaircissements [x minutes]

5. Mise à jour de projet

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Progrès et réalisations [x minutes]
2. Enjeux et défis [x minutes]
3. Mesures à prendre et prochaines étapes [x minutes]
4. Ajustements des délais (si nécessaire) [x minutes]
5. Feedback des parties prenantes [x minutes]
6. Questions diverses (FAQ) [x minutes]

6. Séance de brainstorm

Titre de la réunion: Séance de brainstorming / créativité.

Date: [Date]

Durée: [Heure]

Ordre du jour:

1. Atelier informel pour briser la glace [x minutes]
2. But et objectifs [x minutes]
3. Génération d'idées [x minutes]
4. Discussion et évaluation des idées [x minutes]
5. Plan d'action [x minutes]
6. Étapes de suivi [x minutes]
7. Récapitulatif de la réunion [x minutes]

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5- Conseils pour des ordres du jour de réunion efficaces

Voici quelques conseils d'experts qui vous aideront :

1. Restez concentré

Coupez les détails superflus, limitez-vous en à l'essentiel. Assurez-vous que chaque point de votre ordre du jour contribue directement aux objectifs de la réunion. Si ce n'est pas le cas, il n'a pas sa place.

2. Fixez des délais réalistes

Ne vous mettez pas en situation d'échec. Attribuez des délais réalistes à chaque point de l'ordre du jour. Les discussions précipitées sont source de frustration et d'inachevé.

3. Partagez l'agenda à l'avance

Envoyez l'ordre du jour de votre réunion bien à l'avance. Cela donne aux participants l'occasion de se préparer et d'apporter une contribution significative.

4. Priorisez les thèmes et sections

Commencez par les éléments les plus critiques. Cela garantit que si le temps presse, vous avez déjà abordé les questions les plus importantes.

5. Soyez précis

Les points vagues de l'ordre du jour donnent lieu à des discussions vagues. Soyez clairs et concis dans vos descriptions. Par exemple, au lieu de « Mise à jour du projet », utilisez « Mise à jour du statut du projet X ».

6. Intégrez des éléments d'actions et des responsables

Assignez des mesures à prendre au cours de la réunion et indiquez clairement qui est responsable de chacune d'entre elles. Cela élimine la confusion et responsabilise les membres de l'équipe.

7. Suivez les mesures prises dans le passé

Consacrez une section à l'examen des mesures prises lors des réunions précédentes. Ce contrôle de responsabilité garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

8. Restez flexible

Parfois, les discussions prennent des tournures inattendues. Soyez suffisamment flexible pour adapter l'ordre du jour à la volée pour des sujets critiques.

9. Encouragez la participation

Incluez des opportunités de discussion ouverte ou de questions-réponses dans votre ordre du jour. Les participants engagés sont plus susceptibles de quitter la réunion satisfaits.

10. Prenez du recul

Après la réunion, évaluez dans quelle mesure l'ordre du jour a atteint son objectif. Est-ce que tous les objectifs ont été atteints ? Les délais étaient-ils réalistes ? Utilisez les commentaires pour améliorer continuellement vos agendas.

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6 - Utiliser Claap pour une meilleure gestion des réunions

Maintenant que vous avez appris les tenants et aboutissants de l'élaboration d'ordres du jour de réunion efficaces, voyons comment Claap peut aider à rationaliser vos réunions.

Claap vous permet de générer automatiquement des résumés de réunions.

Enregistrez vos réunions avec Claap ou téléchargez l'enregistrement généré par votre outil de visioconférence comme Zoom, Google meet , Microsoft Teams.

Ensuite, vous pouvez accéder instantanément aux notes, au résumé et à la transcription de votre réunion par IA. Cela vous permet de ne rien rater de ce qui s'est dit pendant la réunion et de vous faire gagner du temps pour vos synthèses et votre suivi - en veillant à ce que chaque action et chaque responsabilité soient suivies et gérées efficacement.

Voici une explication de 3 étapes du fonctionnement

Étape 1 : démarrez l'enregistrement ou importez les enregistrements de vos réunions existants

Que vous soyez un passionné de Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams, Claap permet un enregistrement en temps-réel de la réunion ou l'import du fichier généré par votre logiciel post-réunion.

Étape 2 : Laissez Claap transcrire et résumer votre réunion

Une fois votre réunion enregistrée, Claap transcrit automatiquement via IA toutes vos discussions dans votre langue parlée, génère les notes de réunions ainsi qu'une synthèse ou un compte-rendu..

Mais ce n'est que le début. Les modèles personnalisables de Claap vous permettent de créer des résumés adaptés à votre type de réunion, qu'il s'agisse d'un appel de découverte prospect, d'une démonstration client ou d'une session de brainstorming créative.

Étape 3 : Collaborez et partagez

Partagez vos enregistrements, vos résumés et vos informations sans effort. Tenez votre équipe informée et alignée en quelques clics.

Et si vous êtes un utilisateur de Notion, transférez facilement vos enregistrements et vos résumés dans une base de données Notion dédiée ou intégrez-les où vous le souhaitez. Toutes les informations relatives à vos réunions sont regroupées dans un seul endroit bien rangé.

Essayez Claap aujourd'hui et dites adieu à la confusion qui règne après la réunion !