Comment rédiger le compte-rendu d'une réunion ?

1 - Qu'est-ce qu'un compte-rendu de réunions ?

Les comptes-rendu de réunions (appelés parfois procès-verbaux) sont des synthèses écrites de ce qui se passe et et discuté au cours d'une réunion. Ils constituent un excellent outil pour éviter d'organiser des réunions inefficaces, car ils donnent un but à la réunion, responsabilisent chacun et permettent un suivi des décisions prises et des actions futures à mener.

Leur objectif est donc de définir les principaux points abordés, les décisions et les actions choisies au cours d'une réunion. Cela permet de suivre la gestion d'un projet et de s'assurer que tout le monde est aligné sur les prochaines étapes.

En bref, les bons comptes rendus de réunion sont exacts (saisissez les bonnes informations), brefs (évitez trop d'informations), clairs (tous ceux qui lisent devraient les comprendre) et neutres (omettez les opinions et les préjugés).

Structure : Pour organisez le compte-rendu, un bon format, souvent aligné sur l'ordre du jour de la réunion, aide les lecteurs à s'y retrouver. Voici un article sur 8 prompts GPT pour réaliser des synthèses de réunion

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2 - Qui est chargé de rédiger le compte-rendu d'une réunion ?

Quelqu'un doit se charger du compte-rendu. Ce n'est pas une tâche difficile. Mais cela demande d'être minutieux, organisé et synthétique.

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Se proposer de rédiger le compte-rendu d'une réunion est une bonne astuce.

Cela vous permettra plusieurs chose:

1. Etre plus concentré pendant la réunion ;
2. Apporter de la valeur à vos collègues ;
3. Devenir la personne la mieux informée sur le projet.

C'est un petit investissement de temps pour vous (5 minutes de travail supplémentaire par réunion), mais cela s'accompagnera d'une certaine reconnaissance.

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Dans tous les cas, c'est vous qui devez absolument rédiger les comptes-rendu si :

• Vous êtes le chef de projet ;
• Vous êtes un responsable commercial en réunion avec un client ;
• Il est probable que vous ne direz rien pendant la réunion (mieux vaut être actif que passif).

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3 - 5 raisons de rédiger un compte rendu de réunion

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Vous n'êtes toujours pas convaincu que c'est vous qui devez prendre les notes et faire un compte-rendu? Laissez-nous essayer de vous convaincre que ce simple geste peut changer la perception de votre rôle et votre impact. Sachant qu'il existe des outils pour prendre les notes et rédiger une première synthèse de réunion pour vous !

Raison 1 : De la Clarté, pas de chaos.

Vous est-il déjà arrivé de quitter une réunion en vous disant : « Sur quoi venons-nous de nous mettre d'accord ? » Les synthèses et compte-rendus éliminent les doutes, facilitent l'alignement et évitent d'organiser des réunions supplémentaires, inutiles.

Raison 2 : Faites avancer les projets.

Les projets se bloquent lorsque les actions deviennent floues. En quelques minutes, vous disposez d'une liste concrète des prochaines étapes avec "qui fait quoi pour quand ?"

Raison 3 : Boostez votre réputation

Rédiger des synthèses et bien le faire vous permet de vous démarquer. Vos collègues remarqueront votre souci du détail et votre engagement.

Raison 4 : Clarifiez les responsabilités

Lorsque les tâches et les décisions sont écrites, il n'y a pas de malentendus du genre « Je pensais que c'était toi qui faisais ça ! ». Les compte-rendus définissent clairement les attentes et réduisent les confusions.

Raison 5 : Documentez les échanges et décisions

Dans le monde de l'entreprise, avoir une trace écrite sur un sujet peut être de l'or en barre. Les compte-rendus de réunions fournissent un historique documenté, qui peut s'avérer précieux lors d'audits ou de litiges.

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4 - 7 étapes pour rédiger de bons compte-rendus de réunion

Étape 1 : Définition de la structure

Avant même que la réunion ne commence, définissez votre plan de match. Prenez l'ordre du jour, familiarisez-vous avec les sujets ou encore choisissez un modèle de compte rendu de réunion prêt à l'emploi.

Étape 2 : Enregistrement de la réunion

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De nombreuses informations peuvent être discutées au cours de la réunion. Pour éviter de perdre le fil, vous pouvez enregistrez la réunion via des logiciels spécialisés comme Claap.

Bonus : Claap vous fournit des comptes rendus de réunion automatisés (alimenté par l'IA).

Étape 3 : Capture des points clés

Les compte-rendus de réunions ne sont pas une transcription basique de tous les échanges. Évitez l'e défaut de noter chaque mot. Écoutez attentivement et concentrez-vous sur les décisions prises, les actions convenues et les discussions cruciales.

Étape 4 : Relecture

Avant de terminer, prenez une minute pour parcourir vos notes. Rien de flou ? C'est le moment de demander. Une clarification rapide peut vous éviter des heures de confusion par la suite.

Étape 5 : Rédaction et Partage

Après la réunion, prenez de 2 à 5 minutes pour peaufiner vos notes. Assurez-vous qu'elles sont claires, sans fautes de frappe et bien structurées. Une fois perfectionnées, partagez-les rapidement avec les participants et les parties prenantes concernées.

Étape 6 : Archivage

Enregistrez vos compte-rendus de manière systématique. Qu'il s'agisse du wiki privé de votre entreprise, d'un dossier dédié, de stockage dans le cloud ou d'un logiciel spécifique comme Claap, l'archivage organisé garantit une récupération facile des informations et des synthèses à l'avenir.

Bonus : Claap vous aide à stocker les enregistrements de vos réunions (et les notes et synthèses associées) dans Notion, Linear ou tout autre outil de gestion de projet que vous pourriez utiliser.

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5 - Que faut-il inclure dans les compte-rendus de réunion ?

Il est essentiel de trouver l'équilibre : capturer l'essentiel sans trop de détails. Voici les 8 sections communes que l'on vous conseille d'inclure.

1. Informations de base :

Commencez par la base : la date, les heures de début et de fin de la réunion, ainsi que le lieu (ou la plateforme, pour les réunions virtuelles).

2. Liste des participants :

Notez les personnes présentes et soulignez les absences notables. Cela fournit un contexte aux lecteurs et permet de suivre la participation.

3. But de la réunion :

Sur une ligne ou deux, capturez l'objectif principal. Pourquoi tout le monde s'est-il réuni ? Cela prépare le terrain.

4. Discussions clés :

Pour chaque point de l'ordre du jour, notez les principaux points abordés. Évitez les digressions et concentrez-vous sur l'essentiel.

5. Décisions prises :

Consignez clairement toutes les conclusions, résolutions ou accords. Sur quoi nous sommes-nous accordés pendant la réunion ?

6. Actions à prendre :

Et ensuite ? Décrivez les tâches à réaliser, les destinataires et les délais. Qui est responsable de quoi ? Quels sont les délais fixés ?

7. Commentaires ou contributions notables :

Bien que vous n'écrivez pas tous les mots, certaines remarques ou idées sont trop importantes pour être ignorées. Si quelque chose est essentiel pour comprendre une décision ou offre une perspective unique, écrivez-le.

8. Suivis nécessaires :

Y a-t-il des points en suspens ? Il se peut que davantage de données soient nécessaires ou qu'un sous-comité doive approfondir les choses. Mettez-les en avant pour vous assurer qu'ils ne passent pas entre les mailles du filet et soient adressés.

6 - Le modèle incontournable de Claap pour les compte-rendus de réunions

Dupliquez le modèle ultime ici. (document en anglais)

7 - Un exemple de compte-rendu de réunion

Réunion marketing hebdomadaire

1. Détails de la réunion :

• Date : 25/10/2023
• Heure de départ : 10h00
• Heure de fin : 11h15
• Lieu/Plateforme : Virtuel — Google Meet
• Logiciel d'enregistrement : Claap

2. Liste des participants :

Présents :

• Jane Doe
• John Smith
• Lucy Allen
• Martin Brown

Absents :

• Tom Rogers

3. Objectif de la réunion :

• Discuter des stratégies marketing et des allocations budgétaires du quatrième trimestre.

4. Discussions clés :

A - Campagnes marketing pour les fêtes de fin d'année :

• Publicité sur les réseaux sociaux. (lien vers les documents projets)
• Collaboration avec des influenceurs. (lien vers les documents projets)

B - Allocation budgétaire :

• 60 % pour le marketing digital.
• 40 % pour les événements et les parrainages.

5. Décisions prises :

Campagnes pour les fêtes :

• Conclusion : Collaborer avec 5 influenceurs majeurs de notre secteur.
• Responsabilité : l'équipe de Jane Doe
• Date limite : 05/11/2024

Allocation budgétaire :

• Conclusion : Consacrer 10 % de budget supplémentaire vs le prévisionnel pour le retargeting publicitaire en ligne.
• Responsabilité : Lucy Allen
• Date limite : 30/10/2023

6. Mesures à prendre :

Contacter les influenceurs et en sélectionner 5 :

• Responsable : Jane Doe
• Date limite : 28/10/2023

Ré-allouer le budget des publicités en ligne:

• Responsable : Lucy Allen
• Date limite : 30/10/2023

7. Commentaires ou contributions notables :

• Jane Doe : « Nous avons constaté une augmentation de 35 % du retour sur investissement grâce aux collaborations avec des influenceurs au troisième trimestre. »
• Martin Brown : « Les commentaires reçus lors du dernier événement ont été extrêmement positifs ; nous devrions envisager d'organiser davantage d'événements en présentiel le trimestre prochain. »

8. Suivis nécessaires :

• Sondage sur les événements passés : collectez des commentaires plus détaillés sur les événements du troisième trimestre pour avoir des données qualitatives en plus des données quantitatives.
• Analyse des données supplémentaires : analyse approfondie des chiffres du retour sur investissement des différents canaux marketing.

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8 - Comment personnaliser vos compte-rendus en fonction des objectifs de la réunion ?

Voici un guide pour ajuster votre style de prise de minutes en fonction de vos besoins.

1. Réunions d'équipe hebdomadaires

Objectif : faciliter la synchronisation de l'équipe.

Conseils : Commencez par passer en revue les tâches et les réalisations de la semaine précédente. Soulignez les principales mises à jour, les succès de l'équipe et les domaines à améliorer. Terminez par un aperçu clair des priorités de la semaine à venir.

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2. Points individuels

Objectif : feedback personnalisé et alignement manager x employé.

Conseils : Établissez un dialogue ouvert. Capturez les points forts des performances individuelles, les domaines de croissance et les points d'amélioration et d'action convenus d'un commun accord. C'est également un espace pour documenter les discussions sur le développement de carrière et les aspirations.

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3. Séances de Brainstorming

Objectif : idées et possibilités.

Conseils : Faites preuve de souplesse dans la saisie des suggestions, mais classez-les par catégories pour plus de clarté : « Idées prometteuses », « Nécessite des recherches supplémentaires », « Impact rapide », etc.

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4. Planification stratégique

Objectif : objectifs et feuilles de route globaux.

Conseils : Définissez clairement chaque indicateur de succès à mesurer et initiative stratégique pour les atteindre. Capturez les échéances, les jalons et les défis potentiels. Les responsabilités et les suivis sont essentiels à cet égard.

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5. Mises à jour / Synchronisation projet

Objectif : contrôler la progression d'un projet et l'alignement sur les futures actions

Conseils : décrivez les réalisations depuis la dernière réunion. Ensuite, décrivez les prochaines étapes et les obstacles éventuels. Une comparaison côte à côte peut être pratique : « Planifié ou réalisé ».

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6. Résolution de problèmes

Objectif : identifier les problèmes et trouver des solutions.

Conseils : commencez par exposer clairement le problème et ses causes détaillées. Suivez les solutions proposées, en pesant le pour et le contre de chacune d'entre elles. Terminez par les actions convenues.

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7. Réunions avec les clients

Objectif : Alignement, mises à jour et renforcement de lla relation client

Conseils : Mettez l'accent sur les questions, les commentaires, les préoccupations et la validation de solutions. Des engagements ou des promesses ont-ils été pris ? Mettez-les en valeur !

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8. Formations

Objectif : acquisition de compétences et apprentissage.

Conseils : documentez les principaux points d'apprentissage, les ressources partagées et les commentaires des participants. S'il y a des tâches à effectuer après la formation, assurez-vous qu'elles sont clairement mentionnées.

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9. Renforcement de l'esprit d'équipe

Objectif : Dynamique d'équipe et motivation.

Conseils : Bien que ces réunions soient plus détendues, elles permettent tout de même de recueillir des informations et des sentiments clés, ainsi que toutes les initiatives proposées pour renforcer l'esprit d'équipe.

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9 - Comment automatiser les comptes rendus de vos réunions avec Claap

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Maintenant que nous l'avons dit, nous avons peut-être une solution pour vous : Claap vous permet de générer automatiquement des résumés de réunions.

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Enregistrez vos réunions avec Claap ou téléchargez l'enregistrement généré par votre outil de visioconférence comme Zoom, Google meet , Microsoft Teams. Ensuite, vous pouvez accéder instantanément aux notes, au résumé et à la transcription de votre réunion par IA.

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10 - Conseils avancés pour une prise de minutes efficace

Maîtrisez l'écoute active

L'écoute active consiste à décoder l'essence de ce qu'une personne explique

Voici comment procéder :

• Engagez-vous pleinement : évitez les distractions. Si vous griffonnez sans arrêt, vous n'écoutez pas vraiment. Au lieu de cela, notez de courts moments et expliquez-les après la réunion.
• Résumez mentalement : Après chaque point important, faites une pause et rejouez-le mentalement. Cela vous aidera à le capturer avec précision.
• Demandez des éclaircissements : vous n'êtes pas sûr d'un point ? Demandez. Il vaut mieux clarifier maintenant que mal interpréter plus tard.

Langage neutre : restez objectif et impartial

Le responsable du compte-rendu est l'historien de la réunion, pas un critique.

Voici comment conserver un ton neutre :

• Les faits plutôt que les sentiments : documentez ce qui a été dit, et non ce que vous avez ressenti. Évitez les adjectifs qui ont un poids émotionnel.
• Évitez les citations directes : à moins que cela ne soit essentiel. Résumez plutôt l'essence sur un ton neutre.
• Évitez l'argot et le jargon : assurez-vous que tous ceux qui lisent le CR (compte-rendu) même sans contexte, peuvent en saisir le contenu.

11 - Éviter les erreurs courantes pour les compte-rendus

1. Assurez-vous que quelqu'un prend réellement des notes ;
2. Rédigez des compte-rendus de réunion synthétiques ;
3. Restez objectif ;
4. Évitez les mots non factuels : « pense », « malheureusement », « heureusement » ;
5. Précisez clairement les prochaines étapes de la réunion ;
6. Attribuez un responsable et une date limite à chaque action ;

12 - Utilisez Claap pour enregistrer vos réunions et automatiser la rédaction de compte-rendus

Claap est un espace de travail vidéo tout-en-un qui vous permet de :

1. Enregistrer votre réunion (ou votre écran) ;
2. Générer la transcription de la réunion (en plus de 99 langues) ;
3. Générer des notes de réunion via IA;
4. Organiser vos vidéos dans un wiki dédié.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour essayer lors de votre prochaine réunion.