Que sont les procès-verbaux de réunions
Les procès-verbaux des réunions sont des enregistrements écrits de ce qui se passe au cours d'une réunion. Ils constituent un excellent outil pour éviter d'organiser des réunions inefficaces, car ils donnent un but à la réunion et responsabilisent chacun.
Leur objectif est de définir les principaux points, décisions et actions d'une réunion. Cela permet de suivre la gestion du projet et de s'assurer que tout le monde est d'accord sur la prochaine étape.
En bref, les bons comptes rendus de réunion sont exacts (saisissez les bonnes informations), brefs (évitez les informations), clairs (tous ceux qui lisent devraient les comprendre) et neutres (omettez les opinions et les préjugés).
Structure : Organisez les procès-verbaux. Un bon format, souvent aligné sur l'ordre du jour de la réunion, aide les lecteurs à s'y retrouver.
Qui est chargé de rédiger le procès-verbal d'une réunion ?
Quelqu'un doit porter la casquette de chroniqueur.
Ce n'est pas une tâche difficile. Mais cela peut être considéré comme douloureux.
Si vous lisez ceci, vous cherchez peut-être à gravir les échelons de l'entreprise (ou simplement à être considéré comme un grand professionnel). Alors, proposer de rédiger le procès-verbal d'une réunion est une astuce de carrière.
Cela vous permettra de :
- Soyez plus concentré pendant la réunion ;
- Apportez de la valeur à vos collègues ;
- Devenez la personne la mieux informée sur le projet.
C'est un petit coût pour vous (5 minutes de travail supplémentaire par réunion), mais cela s'accompagnera d'une grande récompense à long terme.
Dans tous les cas, c'est vous qui devez absolument prendre les minutes si :
- Vous êtes la personne la plus subalterne de la réunion ;
- Vous êtes le chef de projet ;
- Vous êtes en réunion avec un client ;
- Il est probable que vous ne direz rien pendant la réunion (mieux vaut être actif que passif).
5 raisons de rédiger un compte rendu de réunion
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Vous n'êtes toujours pas convaincu que c'est vous qui devez prendre les minutes ?
Laissez-moi essayer de vous convaincre que ce simple geste peut dynamiser votre jeu professionnel.
Raison 1 : Clarté, pas chaos.
Vous est-il déjà arrivé de quitter une réunion en vous disant : « Sur quoi venons-nous de nous mettre d'accord ? » Les minutes éliminent les conjectures. Ils évitent d'organiser des réunions inutiles.
Raison 2 : Continuez à avancer.
Les projets se bloquent lorsque les actions deviennent floues. En quelques minutes, vous disposez d'une liste concrète des prochaines étapes.
Raison 3 : Boostez votre réputation
Prendre quelques minutes et bien le faire vous permet de vous démarquer. Vos collègues remarqueront votre souci du détail et votre engagement.
Raison 4 : Responsabilité
Lorsque les tâches et les décisions sont écrites, il n'y a pas de « Je pensais que c'était toi qui faisais ça ! » moments. Les procès-verbaux définissent clairement les attentes et réduisent les malentendus.
Raison 5 : Protéger et servir
Dans le monde de l'entreprise, avoir une trace écrite peut être de l'or. Les procès-verbaux des réunions fournissent un historique documenté, qui peut s'avérer précieux lors d'audits, de litiges ou d'examens.
7 étapes pour rédiger de bons comptes rendus de réunion
La rédaction de procès-verbaux de réunion de premier ordre n'est pas une science farfelue, mais elle nécessite une méthode. Décomposons la magie en sept étapes.
Étape 1 : Définition de la structure
Avant même que la réunion ne commence, définissez votre plan de match. Prenez l'ordre du jour, familiarisez-vous avec les sujets et demandez à modèle de compte rendu de réunion prêt.
Étape 2 : Enregistrez la réunion
De nombreuses informations peuvent être fusionnées au cours de la réunion. Pour éviter de perdre le fil, vous pouvezEnregistrez la réunion. Claap est notre outil favori pour cela, mais il se peut que nous ne soyons pas objectifs à 100 % à ce sujet 🙃.
Bonus : Claap vous fournira comptes rendus de réunion automatisés (alimenté par l'IA).
Étape 3 : Capturez les points clés
Les procès-verbaux des réunions ne sont pas une transcription. Évitez l'envie de noter chaque mot. Écoutez attentivement et concentrez-vous sur les décisions prises, les actions convenues et les discussions cruciales.
Étape 4 : Réviser et clarifier
Avant de terminer, prenez une minute pour parcourir vos notes. Rien de flou ? C'est le moment de demander. Une clarification rapide peut vous éviter des heures de confusion par la suite.
Étape 5 : Polissez et partagez
Après la réunion, prenez de 2 à 5 minutes pour peaufiner vos notes. Assurez-vous qu'ils sont clairs, exempts de fautes de frappe et bien structurés. Une fois perfectionnés, partagez-les rapidement avec les participants et les parties prenantes concernées.
Étape 6 : archiver correctement
Enregistrez vos minutes de manière systématique. Qu'il s'agisse du wiki privé de votre entreprise, du dossier dédié, du stockage dans le cloud ou d'un logiciel spécifique comme celui de Claap, l'archivage organisé garantit une récupération facile à l'avenir.
Bonus : Claap vous aide à stocker les enregistrements de vos réunions (et les minutes associées) dans Notion, Linear ou tout autre outil de gestion de projet que vous pourriez utiliser.
Que faut-il inclure lors de la rédaction des procès-verbaux de réunion ?
Il est essentiel de trouver l'équilibre : capturer l'essentiel sans trop de détails. Voici les 8 sections communes que je vous conseille d'inclure.
1. Informations de base :
Commencez par l'essentiel : la date, les heures de début et de fin de la réunion, ainsi que le lieu (ou la plateforme, pour les réunions virtuelles).
2. Liste des participants :
Notez les personnes présentes et soulignez les absences notables. Cela fournit un contexte aux lecteurs et permet de suivre la participation.
3. But de la réunion :
Sur une ligne ou deux, capturez l'objectif principal. Pourquoi tout le monde s'est-il réuni ? Cela prépare le terrain.
4. Discussions clés :
Pour chaque point de l'ordre du jour, notez les principaux points abordés. Évitez les peluches et concentrez-vous sur le cœur.
5. Décisions prises :
Consignez clairement toutes les conclusions, résolutions ou accords. Qui est responsable de quoi ? Quels sont les délais fixés ?
6. Mesures à prendre :
Et ensuite ? Décrivez les étapes réalisables, les destinataires et les délais. Cette liste constitue votre plan de match jusqu'à la prochaine réunion.
7. Commentaires ou contributions notables :
Bien que vous ne saisissiez pas tous les mots, certaines remarques ou idées sont trop importantes pour être ignorées. S'il est essentiel pour comprendre ou offre une perspective unique, écrivez-le.
8. Tous les suivis nécessaires :
Y a-t-il des articles en suspens ? Il se peut que davantage de données soient nécessaires ou qu'un sous-comité doive approfondir les choses. Mettez-les en surbrillance pour vous assurer qu'ils ne passent pas entre les mailles du filet.
Le modèle incontournable de Claap pour les comptes rendus de réunions
Dupliquez le modèle ultime ici.
Exemple de compte-rendu de réunion
Procès-verbaux des réunions - Réunion marketing hebdomadaire
1. Détails de la réunion :
- Date : 25/09/2023
- Heure de départ : 10h00
- Heure de fin : 11 h 15
- Lieu/Plateforme : Virtuel — Google Meet
- Logiciel d'enregistrement : Claap
2. Liste des participants :
Présent :
- Jane Doe
- John Smith
- Lucy Allen
- Martin Brown
Absents :
- Tom Rogers
3. But de la réunion :
- Objectif : Discuter des stratégies marketing et des allocations budgétaires du quatrième trimestre.
4. Discussions clés :
Campagnes marketing pour les fêtes de fin d'année :
- Concentrez-vous sur la publicité sur les réseaux sociaux.
- Collaborez avec des influenceurs.
Allocation budgétaire :
- 60 % pour le marketing numérique.
- 20 % pour les événements et les parrainages.
5. Décisions prises :
Campagnes pour les fêtes :
- Conclusion/Résolution : Collaborez avec 5 influenceurs majeurs de notre secteur.
- Responsabilité : l'équipe de Jane Doe
- Date limite : 05/10/2023
Allocation budgétaire :
- Conclusion/Résolution : Consacrez 10 % supplémentaires du budget au retargeting publicitaire en ligne.
- Responsabilité : Lucy Allen
- Date limite : 30/09/2023
6. Mesures à prendre :
Contactez les influenceurs :
- Responsable : Jane Doe
- Date limite : 28/09/2023
Réallouer le budget de la publicité numérique :
- Responsable : Lucy Allen
- Date limite : 30/09/2023
7. Commentaires ou contributions notables :
- Jane Doe : « Nous avons constaté une augmentation de 35 % du retour sur investissement grâce aux collaborations avec des influenceurs au troisième trimestre. »
- Martin Brown : « Les commentaires reçus lors du dernier événement ont été extrêmement positifs ; nous devrions envisager d'organiser davantage d'événements en présentiel le trimestre prochain. »
8. Tous les suivis nécessaires :
- Sondage sur les événements passés : collectez des commentaires plus détaillés sur les événements du troisième trimestre.
- Analyse des données supplémentaires : analyse approfondie des chiffres du retour sur investissement des différents canaux marketing.
Comment personnaliser vos comptes rendus en fonction des objectifs de la réunion
L'adaptation de votre approche de rédaction des procès-verbaux au type de réunion garantit qu'elles sont toujours pertinentes, exploitables et capturent avec précision l'essence de la discussion.
Voici un guide pour ajuster votre style de prise de minutes en fonction de vos besoins.
1. Réunions d'équipe hebdomadaires
Objectif : maintenir la synchronisation de l'équipe.
Conseils : Commencez par passer en revue les tâches et les réalisations de la semaine précédente. Soulignez les principales mises à jour, les victoires de l'équipe et les domaines à améliorer. Terminez par un aperçu clair des priorités de la semaine à venir.
2. Réunions individuelles
Objectif : feedback personnalisé et alignement.
Conseils : Établissez un dialogue ouvert. Capturez les points forts des performances individuelles, les domaines de croissance et les points d'action convenus d'un commun accord. C'est également un espace pour documenter les discussions sur le développement de carrière et les aspirations personnelles.
3. Séances de remue-méninges
Focus : idées et possibilités.
Conseils : Faites preuve de souplesse dans la saisie des suggestions, mais classez-les par catégories pour plus de clarté : « Idées prometteuses », « Nécessite des recherches supplémentaires », « Victoires rapides », etc.
4. Planification stratégique
Objectif : objectifs et feuilles de route globaux.
Conseils : Définissez clairement chaque initiative stratégique. Capturez les échéances, les jalons et les défis potentiels. Les responsabilités et les suivis sont essentiels à cet égard.
5. Mises à jour sur l'état
Objectif : Contrôles de progression et alignement.
Conseils : décrivez les réalisations depuis la dernière réunion. Ensuite, décrivez les prochaines étapes et les obstacles éventuels. Une comparaison côte à côte peut être pratique : « Planifié ou réalisé ».
6. Dépannage et résolution de problèmes
Objectif : identifier les problèmes et trouver des solutions.
Conseils : Commencez par exposer clairement le problème. Suivez les solutions proposées, en pesant le pour et le contre de chacune d'entre elles. Terminez par les étapes d'action convenues.
7. Réunions avec les clients
Objectif : Alignement, mises à jour et renforcement de la confiance.
Conseils : Outre la structure habituelle, mettez l'accent sur les commentaires, les préoccupations et la validation. Des engagements ou des promesses ont-ils été pris ? Mettez-les en valeur !
8. Formations et ateliers
Objectif : acquisition de compétences et apprentissage.
Conseils : documentez les principaux points d'apprentissage, les ressources partagées et les commentaires des participants. S'il y a des tâches ou des pratiques après la formation, assurez-vous qu'elles sont claires.
9. Renforcement de l'esprit d'équipe
Concentration : Dynamique d'équipe et motivation.
Conseils : Bien que ces réunions soient plus détendues, elles permettent tout de même de recueillir des informations et des sentiments clés, ainsi que toutes les initiatives proposées pour renforcer l'esprit d'équipe.
Comment automatiser les comptes rendus de vos réunions avec Claap
Maintenant que nous l'avons dit, nous avons peut-être une solution pour vous : Claap vous permet de générer automatiquement des résumés de réunions.
Ensuite, vous pouvez accéder instantanément au résumé et à la transcription de votre IA.
Conseils avancés pour une prise de minutes efficace
Voici des stratégies de niveau professionnel pour améliorer votre jeu de prise de minutes.
Maîtrisez l'écoute active
L'écoute active ne consiste pas seulement à entendre des mots. Il s'agit de décoder l'essence qui les sous-tend.
Voici comment procéder :
- Engagez-vous pleinement : évitez les distractions. Si vous griffonnez sans arrêt, vous n'écoutez pas vraiment. Au lieu de cela, notez de courts indices et expliquez-les après la réunion.
- Résumez mentalement : Après chaque point important, faites une pause et rejouez-le mentalement. Cela vous aidera à le capturer avec précision.
- Demandez des éclaircissements : vous n'êtes pas sûr d'un point ? Demandez. Il vaut mieux clarifier maintenant que mal interpréter plus tard.
Langage neutre : rester objectif et impartial
Le responsable du procès-verbal est l'historien de la réunion, pas un critique.
Voici comment conserver un ton neutre :
- Les faits plutôt que les sentiments : documentez ce qui a été dit, et non ce que vous avez ressenti. Évitez les adjectifs qui ont un poids émotionnel.
- Évitez les citations directes : à moins que cela ne soit essentiel. Résumez plutôt l'essence sur un ton neutre.
- Évitez l'argot et le jargon : assurez-vous que tous ceux qui lisent le procès-verbal, même sans contexte, peuvent en saisir le contenu.
Éviter les erreurs courantes lors de la prise de minutes
Avec ces conseils dans votre boîte à outils, vous éviterez les pièges courants liés à la prise de minutes :
- Assurez-vous que quelqu'un prend réellement quelques minutes ;
- Conservez des procès-verbaux de réunion synthétiques ;
- Garantir l'objectivité ;
- Évitez les mots non factuels : « pense », « malheureusement », « heureusement » ;
- Précisez clairement les prochaines étapes de la réunion ;
- Attribuer la responsabilité à chaque action (propriétaire) ;
- Fixez des délais.
Utilisez Claap pour enregistrer vos réunions et automatiser la prise de minutes
Claap est un espace de travail vidéo tout-en-un qui vous permet de :
- Enregistrez votre réunion (ou votre écran) ;
- Générer la transcription de la réunion (plus de 99 langues) ;
- Générez Notes de réunion sur l'IA;
- Organisez vos vidéos dans un wiki dédié aux vidéos.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour l'essayer lors de votre prochaine réunion.
