Templates de compte rendu de réunion : 7 éléments essentiels pour répondre à tous vos besoins

L'importance de disposer de comptes rendus de réunion bien documentés

Les preneurs de notes sont les héros méconnus du monde de l'entreprise, garantissant la fluidité de la circulation de l'information et la responsabilisation au sein des équipes. Dans cet article, nous verrons comment créer des modèles de procès-verbaux de réunion efficaces que même votre patron ne pourra qu'apprécier.

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Les choses à faire et à ne pas faire lors de la rédaction de procès-verbaux

Imaginez ceci : vous êtes en réunion et une multitude d'idées circulent, les décisions sont prises à gauche et à droite, mais qui va se souvenir de tout cela ? Sûrement pas Dave de la comptabilité. Son esprit est plein de chiffres, pas de mots. C'est là que bien documenté procès-verbaux de réunions entre en jeu.

Alors, passez à la vitesse supérieure et soyez le gardien de toutes les pépites d'or qu'offrent les réunions. Oui, y compris celle qui concerne l'approvisionnement en café de meilleure qualité dans le garde-manger.

Dos

• Faire soyez bref : limitez vos notes aux points de discussion, aux décisions prises et aux mesures à prendre.
• Faire soyez objectif : tenez-vous-en aux faits et gardez vos interprétations personnelles pour vous.
• Faire soyez en temps opportun : Diffusez le procès-verbal rapidement alors que la réunion est encore fraîche dans tous les esprits.

À ne pas faire

• Ne le faites pas allez trop loin : résistez à l'envie de noter chaque commentaire. Sois sélectif.
• Ne le faites pas utilisez un langage ambigu : soyez clair et direct pour éviter toute confusion ultérieure.
• Ne le faites pas oubliez de relire : les fautes de frappe et les fautes grammaticales peuvent déformer le message voulu, et avouons-le, elles sont tout simplement embarrassantes.

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7 modèles de procès-verbaux de réunion pour toutes les occasions

Bonne nouvelle, passionnés de modèles ! Nous avons créé pour vous la collection ultime de modèles de procès-verbaux de réunion :

Modèle de compte rendu de réunion simple

À propos de cette réunion

Les séances de remue-méninges spontanées peuvent être des mines d'or d'idées innovantes. Notre modèle de compte rendu de réunion personnalisé vous permet de ne pas perdre de vue ces inspirations spontanées, en le présentant dans un format facile à digérer : pensez « un jean et un joli haut » mais pour les comptes rendus de réunion ; simple, mais avec une touche d'élégance.

Modèle

📄 Résumé de la réunion

• L'équipe a discuté d'un lieu de rencontre plus tard cette année.
• L'équipe a suggéré plusieurs sites éloignés en Europe et aux États-Unis
• Jane a suggéré Berlin et l'équipe a accepté cet endroit

✅ Éléments d'action

• Bob va présélectionner les sites potentiels à Berlin d'ici le 1er octobre.
• Alice proposera des options d'hébergement d'ici le 5 octobre.

💡 Décisions

• La prochaine entreprise hors site aura lieu à Berlin
• Jane dirigera une équipe chargée de gérer toute la planification

Modèle de procès-verbal de réunion d'entreprise

À propos de cette réunion

Entrez dans la grande salle de bal des réunions d'entreprise, où les stratégies à l'échelle de l'entreprise sont discutées et où des décisions importantes sont prises. Lorsque vient le temps de jouer avec les grands à la table de l'entreprise, ce modèle vous aide à rester professionnel et précis. Faites-nous confiance ; il s'agit de l'événement incontournable en matière de documentation des réunions.

Conseils de préparation pour les organisateurs de réunions

• Préparation avant la réunion: Collaborez avec les chefs de département pour regrouper les points forts et préparer un ordre du jour approximatif.
• Liste des invités: Assurez-vous que toutes les parties prenantes clés sont invitées et informées des principaux points de discussion bien à l'avance.
• Documentation: Désignez une personne ayant de bonnes compétences en matière de prise de notes pour documenter les procès-verbaux avec précision.

Suivi après la réunion

• Distribution: Assurez-vous que les procès-verbaux sont distribués rapidement à toutes les parties concernées.
• Logo de commentairesp : Créez une boucle de feedback pour les participants afin de remédier à d'éventuels oublis ou d'ajouter des informations supplémentaires.
• Éléments d'action: Énumérez clairement les mesures à prendre avec les parties responsables et les délais pour favoriser la responsabilisation.

Modèle

🏢 Faits saillants du département

• L'équipe commerciale a dépassé l'objectif trimestriel
• Le marketing a présenté la nouvelle campagne de marque

📊 Futurs projets

• Partenariats proposés pour le prochain trimestre
• Présentation d'un programme de bien-être pour les employés

📌 Conclusion

• A convenu de mettre l'accent sur la durabilité au cours du prochain trimestre
• A décidé d'organiser un atelier à l'échelle de l'entreprise sur la diversité et l'inclusion

Modèle de procès-verbal de réunion de vente

À propos de cette réunion

Dans le cadre de l'exploration initiale d'une collaboration potentielle, ce modèle aide les représentants commerciaux à identifier les besoins fondamentaux et les points faibles d'un prospect. Imaginez qu'il s'agit de votre feuille de route lors de votre première plongée pleine d'aventures, qui vous aidera à orienter la conversation pour trouver de l'or sous la forme d'une solution commerciale parfaite. Une réunion de vente réussie vous aide à :

• Obtenir une vue d'ensemble — comprendre vraiment d'où ils viennent.
• Repérer ces opportunités en or — vous savez, ceux qui ont un « énorme succès » écrit dessus.
• Lisser ces rides — car qui a besoin de barrages routiers ?
• Déterminez ce qui va suivre — en traçant cette route en briques jaunes vers un avenir radieux.

Un modèle de procès-verbal de réunion de vente de premier ordre est votre outil de prédilection pour éviter les surprises et indiquer qui est responsable de quoi. Il vous permet de rester sur la bonne voie vers le succès, en veillant à ce que chaque décision et action clés soit définie de manière claire et concise.

Modèle

📄 Résumé de la réunion

• Le prospect souhaite obtenir une présentation détaillée de l'utilisation de Claap.
• Ils veulent pouvoir enregistrer les réunions et les partager avec leur équipe.
• L'enregistrement des réunions est important pour analyser les réunions des équipes commerciales et chargées de la réussite des clients, ainsi que pour partager des informations au sein de l'organisation.

🎯 Objectifs des prospects

• Enregistrez et partagez les réunions au sein de leur organisation à des fins d'analyse et de partage d'informations.
• Améliorez le processus d'intégration et de formation des nouveaux clients.

❌ Problèmes

• Le prospect a estimé que Gong était cher et n'a pas trouvé que les informations et les fonctionnalités en valaient la peine.
• Ils ne disposent pas d'un processus rationalisé pour partager des recherches, des appels ou des informations sur les utilisateurs.
• L'intégration des nouveaux clients se fait actuellement par le biais d'interactions personnelles et il y a encore place à l'amélioration.

📅 Chronologie et processus de prise de décision

• Le prospect souhaite essayer gratuitement Claap pendant quelques jours afin de tester l'intégration avec Zoom.
• Ils discuteront de la solution avec leur PDG et prendront une décision en fonction de leur évaluation.

✅ Éléments d'action

• Envoyez au prospect une courte vidéo contenant tous les détails et les instructions pour configurer Claap.
• Fournissez des informations sur la tarification de Claap.
• Démarrez un essai gratuit pour le prospect afin de tester l'intégration avec Zoom.

Passe ! Obtenir une copie de tous les modèles + astuces supplémentaires

Modèle de procès-verbal de réunion avec les clients

À propos de cette réunion

Les réunions avec les clients constituent la phase de séduction dans le monde des affaires. Ils sont votre chance de favoriser et de développer des relations d'affaires. Pour vraiment profiter de ces beaux moments, il est essentiel de disposer d'un système de pointe pour la rédaction des procès-verbaux des réunions.

Une stratégie gagnante pour les réunions avec les clients implique :

• Création d'un agenda partagé qui répond aux besoins de vos clients
• Une méthode simple et rapide pour distribuer l'ordre du jour
• Prise de notes rationalisée qui reflète l'essence de la discussion
• La possibilité de changer facilement de preneur de notes pendant la réunion
• Partage sécurisé et sans tracas du résumé de la réunion
• Stockage et récupération faciles de tous les comptes rendus de vos réunions

Le modèle ci-dessous vous aide à suivre les besoins et les préférences de vos clients, en vous assurant de toujours prendre les bonnes notes pour entretenir cette précieuse relation.

Modèle

📄 Résumé de la réunion

• Le client déploie progressivement Claap dans l'entreprise
• Les fondateurs souhaitent étendre l'utilisation à tous les départements afin d'améliorer le programme d'alignement

❌ Objectifs du client

• Le client souhaite intégrer 2 nouvelles équipes sur Claap
• Le client souhaite créer une académie interne pour former de nouveaux utilisateurs

📣 Risques

• Le client pourrait réduire son budget l'année prochaine
• L'adoption est limitée dans l'équipe d'ingénierie

✅ Éléments d'action

• Jack enverra des ressources de formation au client
• Jack organisera une session de formation avec les équipes commerciales et d'ingénierie

Modèle de compte rendu de réunion de formation

À propos de cette réunion

Les séances d'entraînement sont votre terrain de jeu pour grandir et apprendre. Mais soyons honnêtes, sans une structure appropriée, ils peuvent facilement se retrouver dans le pays des bavardages inutiles.

Ce modèle permet de suivre les connaissances partagées, agissant comme le mentor avisé qui vous guide sur la voie de l'illumination (ou vous aide simplement à ne pas oublier les choses importantes).

Pourquoi les réunions de formation ont besoin d'ordres du jour et de comptes rendus détaillés

C'est simple ; un ordre du jour bien pensé et des comptes rendus de réunion détaillés sont la clé de votre réussite. Ces outils aident tout le monde à rester sur la bonne voie, en veillant à ce que tous les points essentiels soient couverts sans se perdre dans des territoires hors sujet.

Modèle

💡 Ce que tu vas apprendre

• L'importance d'expliquer le raisonnement par écrit invite
• L'affichage du travail peut contribuer à améliorer les performances des grands modèles de langage
• Technique d'incitation à la chaîne de pensée pour un meilleur raisonnement
• Exemples de suggestions avec et sans incitation à la chaîne de pensée
• L'impact de la chaîne de pensée sur le raisonnement et les réponses

✅ Instructions

• Utilisez l'incitation à la chaîne de pensée lorsque vous avez besoin d'un raisonnement plus efficace dans les invites
• Divisez le problème en étapes et expliquez le raisonnement qui sous-tend chaque étape
• Suivez le schéma d'explication du raisonnement avant de fournir la réponse
• Donnez quelques exemples avec des explications pour obtenir un meilleur raisonnement à partir de grands modèles linguistiques

Modèle de procès-verbal de réunion individuelle

À propos de cette réunion

C'est là que se déroulent des conversations profondes et de cœur à cœur, que les commentaires circulent et que des chemins individuels sont tracés. Ce modèle garantit que le dialogue est productif et que les engagements sont clairement pris.

Exploiter tout le potentiel des réunions individuelles grâce à Stellar Notes

Pour les managers comme pour les membres de l'équipe, avoir un compte rendu concret de ce qui se passe ici n'est pas seulement utile ; cela change la donne.

Pour le gérant, une prise de notes méticuleuse fait office de feuille de route. Il s'agit d'un outil qui encourage des conversations constructives tout en gardant une trace des récits de croissance individuels, garantissant ainsi qu'aucune pépite d'information ne soit perdue dans le tourbillon des opérations quotidiennes.

Pendant ce temps, pour membre de l'équipe, c'est comme avoir un compagnon de confiance à vos côtés. Une section de notes personnelles bien entretenue peut contenir des réflexions, des aspirations et des petites victoires qui passent souvent inaperçues.

Modèle

💼 Développement de carrière

• A discuté des voies potentielles d'évolution de carrière
• Feedback sur les formations et ateliers auxquels vous avez participé récemment

📈 Évaluation des performances

• A félicité l'employé pour ses performances exceptionnelles dans le cadre du projet X
• Discussion des domaines à améliorer et définition des objectifs pour le prochain trimestre

📘 Notes personnelles

• Préoccupations partagées par les employés concernant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Suggestions de ressources ou d'outils supplémentaires pour les aider dans leurs tâches

Modèle de procès-verbal de réunion du conseil

À propos de cette réunion

Bienvenue sur la grande scène des réunions du conseil d'administration où chaque détail compte pour façonner le destin de l'entreprise. Ce modèle est votre allié pour que rien ne passe entre les mailles du filet. Quelques points à garder à l'esprit avant votre première réunion du conseil d'administration :

• Le mentorat est essentiel: Avant de plonger, discutez avec quelqu'un qui a réussi à naviguer dans ces eaux au sein de votre organisation. Tirez des leçons de leurs expériences et comprenez ce que le conseil attend de la part du responsable du procès-verbal.
• Politiques de l'entreprise: Assurez-vous de vous familiariser avec la position spécifique de votre entreprise sur les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. C'est comme avoir un manuel ; connaître les règles de fond en comble ne fait jamais de mal. Et s'il n'y a pas de règles établies, prenez l'initiative de proposer un format structuré pour que les choses restent claires et organisées.
• Exécution d'essai: Si vous débutez, il est sage de faire quelques courses sur sol sec pour vous sentir à l'aise. Essayez d'organiser une session simulée avec votre équipe pour anticiper les scénarios possibles et rationaliser le processus de rédaction des minutes. Si possible, accédez aux archives des enregistrements des réunions passées de votre entreprise. C'est comme faire une répétition avant la grande représentation.

Modèle

📅 Date et heure

• 21 septembre 2023, 15 h 00

👥 Participants

• Alex Doe (PDG)
• Jamie Smith (directeur financier)
• Max Brown (membre du conseil d'administration)

📋 Points de l'ordre du jour

• Rapport financier trimestriel
• Mise à jour du développement de produits
• Examen de la stratégie marketing

💬 Points de discussion

• Rapport financier : Les marges bénéficiaires se sont améliorées par rapport au trimestre précédent.
• Développement du produit : a discuté des nouvelles fonctionnalités qui seront introduites dans la prochaine mise à jour.
• Stratégie marketing : Jamie a proposé une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux.

🔍 Décisions prises

• A approuvé l'allocation budgétaire du troisième trimestre pour le département marketing.
• A accepté d'embaucher une nouvelle équipe pour le développement des produits.

📌 Éléments d'action

• Alex finalisera le budget d'ici la semaine prochaine.
• Jamie contactera les recrues potentielles pour des entretiens.

🔜 Prochaine réunion

• Prévu pour le 19 octobre 2023, à 15h00

Emportez ces modèles avec vous

Conseils pour rédiger des procès-verbaux de réunion efficaces

Pour ceux qui souhaitent approfondir et rédiger des minutes qui résistent à l'épreuve du temps, voici quelques pépites de sagesse :

• Préparez à l'avance: Obtenez le ordre du jour, familiarisez-vous avec les sujets qui seront abordés et entrez comme si vous étiez propriétaire des lieux (au figuré, bien sûr).
• Soyez impartial: Enregistrez les décisions de manière objective sans laisser les préjugés personnels s'infiltrer. Oui, même si la nouvelle stratégie marketing semble aussi excitante que de regarder la peinture sécher.
• Notez les participants: C'est comme si l'on prenait note de l'assiduité à l'école, mais pour les adultes. Sachez qui a honoré la réunion de sa présence (ou non).
• Clarifier les points peu clairs: Si quelque chose semble aussi clair que de la boue, n'hésitez pas à demander des éclaircissements pendant ou après la réunion.
• Utilisez des puces : Parce que personne n'a le temps de lire de longs paragraphes, non ?

Comment automatiser les comptes rendus de réunions avec Claap

Vous n'enregistrez pas encore vos réunions ? Il est temps de dire adieu aux minutes fastidieuses et bonjour aux secondes. Imaginez ceci : plus besoin de gribouiller frénétiquement des notes ou d'essayer de vous souvenir de cette idée révolutionnaire que quelqu'un a mentionnée il y a 30 minutes.

Claap offre non seulement un moyen facile d'enregistrer vos réunions, mais vous aide également à trier les détails par la suite grâce à des modèles de résumé basés sur l'IA. Il s'agit d'améliorer votre efficacité, et nous vous expliquons ici comment maîtriser les procès-verbaux de réunions avec Claap.

Comment ça marche

Accédez rapidement à des résumés précis en suivant ces étapes simples :

• Ouvrez votre vidéo : lancez en sélectionnant la vidéo Claap de votre choix.
• Trouvez l'onglet Résumé : il se trouve dans la barre latérale droite, à ne pas manquer !
• Commencez le résumé : cliquez sur « Générer un résumé de l'IA » et laissez la magie du Claap opérer.
• Choisissez votre modèle : choisissez un modèle qui reflète l'ambiance de votre réunion.
• Terminez avec style : utilisez le modèle et préparez un résumé à modifier.

Ensuite, vous pouvez le modifier et l'ajuster comme vous le souhaitez. Vous pouvez même ajouter des notes personnelles ou modifier le modèle si nécessaire.

Avantages

Voici pourquoi Claap est sur le point de devenir votre nouvel assistant de réunion préféré :

• Vitesse: créez des résumés 50 fois plus vite et récupérez de précieuses minutes.
• Personnalisation: adaptez les modèles en fonction de la saveur propre à chaque réunion.
• Partageabilité: envoyez vos résumés directement à l'équipe ou dans vos applications préférées comme Notion ou Slack.

Plongez dedans, commencez à enregistrer avec Claap, et observez le chaos des réunions se transformer en informations organisées et exploitables, un résumé automatique à la fois.

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