7 exemples d'objectifs de réunion - pour des discussions efficaces

Angela Guedes

October 15, 2024

Playbooks

Toutes les réunions ne sont pas égales en terme d'efficacité. La différence réside souvent dans le fait d'avoir des objectifs clairs et définis à l'avance. Considérez ces objectifs comme des boussoles pour garder le cap et bien cadrer le « pourquoi » qui se cache derrière le « quoi ». Un bon objectif de réunion oriente la discussion, aligne les attentes et prépare le terrain pour un suivi et des résultats productifs.

Sans cela, les réunions peuvent facilement diverger et devenir une perte de temps pour tout le monde. Voici quelques exemples et conseils pour rédiger des objectifs de réunion clairs, concrets et prioritaires.

1 - En quoi le but d'une réunion diffère des objectifs ?

Ecrire le but et les objectifs d'une réunion constituent la première étape dans la planification de réunion. Le but et les objectifs peuvent sembler similaires, mais ils ont des rôles distincts.

Le but d'une réunion est le cadre général dans lequel tout le reste s'inscrit. C'est la vue d'ensemble, l'objectif global qui oriente la réunion dans une direction particulière.

D'un autre côté, les objectifs sont les résultats spécifiques et mesurables que vous souhaitez atteindre à la fin de la discussion.

Envisagez une séance de brainstorming en équipe pour une nouvelle campagne marketing. Le but de la réunion pourrait être de générer des idées marketing créatives, tandis que les objectifs de la réunion pourraient inclure l'élaboration d'au moins cinq stratégies marketing viables et la répartition des rôles et délais des prochaines étapes et actions choisies. Regardons cet exemple en détail :

But de la réunion :

Brainstorming : le but de notre réunion est de tirer parti de la créativité et de l'expertise de notre équipe afin de générer des stratégies marketing innovantes pour la prochaine campagne du quatrième trimestre.

Objectifs de la réunion :

Élaborer au moins cinq stratégies marketing viables.
Faire que chaque membre de l'équipe apporte au moins une idée unique.
Décider des prochaines étapes pour poursuivre le développement et l'attribution des tâches pour les stratégies marketing choisies.
Identifier les défis potentiels et proposer des solutions.
Organiser une réunion de suivi des progrès et affiner les actions si besoin

2 - Comment des objectifs clairs contribuent à l'efficacité des réunions ?

Un agenda et un cadre clair indique aux participants quels sont les objectifs de la réunion - ce qui aide les gens à se préparer, à gagner du temps et rendre les discussions plus productives.

Lorsque tout le monde connaît les objectifs de la réunion, les discussions restent cadrées et cela empêche la conversation de dériver vers des sujets sans rapport. En outre, des objectifs clairs permettent une plus forte responsabilité des participants.

Après la réunion, vous pouvez évaluer si les objectifs ont été atteints et vous améliorer dans la tenue et l'animation de réunion.

3 - 7 exemples d'objectifs de réunions

Vous trouverez ci-dessous sept exemples d'objectifs de réunion qui vous aideront à orienter votre prochaine discussion.

A - Réunion de lancement du projet

Lorsqu'une réunion marque le début d'un nouveau projet, le but est de veiller à ce que chacun soit aligné et au courant des objectifs globaux du projet ainsi que des rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes. Voici un exemple d'objectif pour ce type de réunion :

But global : Aligner l'équipe projets sur les objectifs (dont les KPIs / indicateurs clés de succès), les rôles et les délais du projet.

Objectifs :

Définir les objectifs du projet (et les KPIs / indicateurs de succès qui seront mesurés)
Définir les rôles et les responsabilités de chacu des participants
Fixer des échéances pour des livrables ou étapes clés du projets
Identifier les défis potentiels
Répondre aux questions des parties prenantes au projet

B - Réunion de planification stratégique

C'est au cours de cette réunion que se déroule la planification globale, la définition des objectifs stratégiques pour le trimestre ou l'année à venir.

But global : Fixer des objectifs stratégiques et identifier les actions clés pour le prochain trimestre.

Objectifs :

Fixer des objectifs stratégiques
Définir des indicateurs de réussite.
Identifier les actions clés ou les flux de travail ("streams"
Allouer des ressources

C - Réunion d'intégration client ("onboarding client")

Une réunion d'intégration client pose les bases d'une bonne relation client, en garantissant que les deux parties ont des attentes claires, sont alignées sur les objectifs de la collaboration, du contexte et des freins ou obstacles potentiels.

But global : Comprendre les besoins du client, définir ses attentes et définir la feuille de route du projet / du partenariat.

Objectifs :

Comprendre les besoins de [nom du client]
Comprendre l'organisation interne du client et ses enjeux stratégiques
Définir les attentes du projet et comment il s'intègre dans les équipes et les enjeux stratégiques
Décrire la feuille de route du projet
Établir les canaux de communication, les personnes clés à contacter
Planifier des rituels ou des réunions de suivi (si besoin)

D - Réunion hebdomadaire de l'équipe

Les réunions d'équipe hebdomadaires sont essentielles pour faire que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, évaluer les atteintes des objectifs de la semaine passée : succès, progrès, apprentissages et planifier la semaine à venir.

But global : Passer en revue les réalisations de la semaine dernière, discuter des tâches en cours et planifier la semaine à venir.

Objectifs :

Passer en revue les réalisations de la semaine dernière : métriques, succès, difficultés, retards, progrès, apprentissages.
Discuter des tâches en cours et les bloquages ou difficultés, questionnements actuels
Planifier pour la semaine à venir et les priorités à définir si besoin
Répondre aux préoccupations de l'équipe

E - Rétrospective OKR

Une rétrospective d'OKR (objectifs et résultats clés - "Objective, Key Results" en anglais) permet de revenir sur les objectifs du dernier trimestre, en évaluant ce qui a été réalisé et ce qui ne l'a pas été, en prenant du recul sur la situation et les apprentissages.

But global : Passer en revue les OKR du trimestre dernier.

Objectifs :

Noter / Scorer les OKRs
Analyser les résultats et la réalisation des OKRs
Identifier les apprentissages et domaines à améliorer : dans la définition des objectifs, la méthode de priorisation, la gestion de projets, l'excellence opérationnelle, l'organisation de l'équipe, etc...
Définir les OKR pour le prochain trimestre

F - Séance de brainstorming

Les sessions de brainstorming constituent un terrain de jeu créatif et permettent de générer de nouvelles idées de manière collective et aussi de trouver des solutions aux problèmes existants.

But global : Favoriser l'innovation collective et générer une variété d'idées pour relever un défi spécifique.

Objectifs :

Générer des idées innovantes autour d'un thème spécifique
Valider / invalider et prioriser ces idées
Encourager la collaboration et la créativité en équipe
Identifier les étapes à réaliser pour les idées sélectionnées

G - Réunion de planification de sprint

Les réunions de planification de sprint sont fondamentales dans les environnements agiles, préparant le terrain pour le prochain sprint.

But global : Fixer des objectifs et planifier le travail pour le prochain sprint.

Objectifs :

Définir les objectifs du sprint
Sélectionner les tâches pour le sprint
Estimer l'effort de travail
Allouer les ressources

4 - 8 conseils pour rédiger de meilleurs énoncés d'objectifs de réunion

L'élaboration d'un objectif de réunion précis n'est pas une tâche insurmontable. Il s'agit d'être clair, concis et précis. Voici un guide rapide pour aider à rédiger les objectifs de votre réunion :

Identifiez le but principal

Avant de vous lancer dans l'écriture, déterminez ce que vous souhaitez atteindre. S'agit-il de prise de décisions, de partage d'informations, de résolution de problèmes ou de brainstorming ?

Soyez bref

L'objectif de la réunion doit être une phrase simple. Il ne s'agit pas de détailler l'ordre du jour mais de clarifier l'objectif central.

Harmonisez tous les objectifs

Assurez-vous que votre énoncé de but global correspond aux objectifs de la réunion. Ce devrait être le cadre dans lequel s'inscrivent tous les objectifs.

Utilisez des verbes d'action

Commencez par des verbes tels que « déterminer », « revoir », « planifier » ou « discuter ». Cela donne un ton proactif et clarifie l'action souhaitée.

Soyez précis

Les généralités peuvent prêter à confusion. Spécifiez sur quoi portera la réunion, qu'il s'agisse d'un projet, d'un problème ou d'un ensemble de décisions.

Évitez le jargon

Utilisez un langage simple et sans jargon. Cela garantit que chacun, quel que soit son poste ou son expertise, comprenne l'objectif.

Relisez et affinez

Une fois rédigé, passez en revue l'énoncé des objectifs. Est-ce clair et direct ? Affinez si nécessaire pour garantir la clarté et la concision.

Partagez à l'avance

Communiquez les objectifs avant chaque réunion aux participants. De cette façon, tout le monde est préparé et aligné. Cela vaut aussi pour l'ordre du jour de la réunion. Avec des objectifs et un ordre du jour communiqué à l'avance à tous les participants, vous avez déjà des bonnes bases pour que la réunions se déroule de manière efficace.

5 - Utilisez Claap pour garder vos réunions préparées, efficaces et utiles

Claap permet d'améliorer l'efficacité de vos réunions via l'enregistrement d'écran et l'enregistrement direct des réunions. C'est un espace de travail vidéo tout-en-un qui vous permet de :