7 exemples d'objectifs de réunion pour des discussions efficaces (+ conseils d'experts)

Toutes les réunions ne sont pas créées de la même manière. La différence réside souvent dans le fait d'avoir un objectif clair et défini. Considérez-le comme sa boussole, le « pourquoi » qui se cache derrière le « quoi ». Un bon objectif de réunion oriente la discussion, aligne les attentes et prépare le terrain pour des résultats productifs.

Sans cela, les réunions peuvent facilement changer de cap et devenir une perte de temps au lieu d'investir du temps. C'est pourquoi nous voulons vous aider en vous proposant quelques exemples d'objectifs de réunion et des conseils pour rédiger les vôtres.

En quoi le but d'une réunion diffère-t-il des objectifs ?

Atteindre le but et les objectifs sont comme des frères et sœurs proches de la famille de planification de réunions. Ils peuvent sembler similaires, mais ils ont des rôles distincts.

L'objectif d'une réunion est le cadre général dans lequel tout le reste s'inscrit. C'est la vue d'ensemble, l'objectif global qui oriente la réunion dans une direction particulière.

D'un autre côté, les objectifs sont les résultats spécifiques et mesurables que vous souhaitez atteindre à la fin de la discussion.

Envisagez une séance de brainstorming en équipe pour une nouvelle campagne marketing. Le but de la réunion pourrait être de générer des idées marketing créatives, tandis que les objectifs de la réunion pourraient inclure l'élaboration d'au moins cinq stratégies marketing viables et la décision des prochaines étapes. Regardons cet exemple en détail :

Énoncé des objectifs de la réunion :

Le but de notre réunion est de tirer parti de la créativité et de l'expertise collectives de notre équipe afin de générer des stratégies marketing innovantes pour la prochaine campagne du quatrième trimestre.

Objectifs de la réunion :

1. Élaborez au moins cinq stratégies marketing viables.
2. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe apporte au moins une idée unique.
3. Décidez des prochaines étapes pour poursuivre le développement et l'attribution des tâches pour les stratégies marketing choisies.
4. Identifiez les défis potentiels et proposez des solutions.
5. Organisez une réunion de suivi pour examiner les progrès et affiner les stratégies au besoin.

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Comment des objectifs clairs contribuent à l'efficacité des réunions

Un objectif clair indique aux participants quels sont les objectifs de la réunion. Cette clarté aide les gens à se préparer, gain de temps et rendre les discussions plus productives.

Lorsque tout le monde connaît l'objectif de la réunion, les discussions restent concentrées. Cela empêche la conversation de dériver vers des sujets sans rapport. Cette focalisation accélère la prise de décision et contribue à atteindre les objectifs de la réunion.

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En outre, un objectif clair permet responsabilité. Après la réunion, vous pouvez évaluer si l'objectif a été atteint et ce qui a été réalisé. Cette réflexion permet d'améliorer les réunions futures, en veillant à ce qu'elles soient toujours bien utilisées.

7 exemples d'objectifs de réunions dans le monde réel

Vous trouverez ci-dessous sept exemples d'objectifs de réunion qui vous aideront à orienter votre prochaine discussion.

Réunion de lancement du projet

UNE lancement du projet La réunion marque le début d'un nouveau projet, en veillant à ce que chacun soit en accord avec les objectifs du projet et comprenne ses rôles. Voici un exemple d'objectif pour cette réunion :

Déclaration d'objectif: Pour aligner l'équipe sur les objectifs, les rôles et les délais du projet.

Objectifs:

• Définir les objectifs du projet
• Définir les rôles et les responsabilités
• Fixez des échéances
• Identifiez les défis potentiels.

Réunion de planification stratégique

C'est au cours de cette réunion que se déroule la planification globale, la définition des objectifs stratégiques pour le trimestre ou l'année à venir.

Déclaration d'objectif : Fixer des objectifs stratégiques et identifier les actions clés pour le prochain trimestre.

Objectifs:

• Fixer des objectifs stratégiques
• Identifier les actions clés
• Allouer des ressources
• Définissez des indicateurs de réussite.

Réunion d'intégration des clients

Un client intégration la réunion jette les bases d'une bonne relation client, en garantissant que les deux parties ont des attentes claires. Voici un exemple d'objectif de réunion à cet effet :

Déclaration d'objectif: Pour comprendre les besoins du client, définir les attentes et définir la feuille de route du projet.

Objectifs:

• Comprendre les besoins de [nom du client]
• Définissez les attentes du projet
• Décrire la feuille de route du projet
• Établir des canaux de communication

Réunion hebdomadaire de l'équipe

Réunions d'équipe hebdomadaires sont essentiels pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde, évaluer les progrès et planifier la semaine à venir.

Déclaration d'objectif: Pour passer en revue les réalisations de la semaine dernière, discuter des tâches en cours et planifier la semaine à venir.

Objectifs:

• Passez en revue les réalisations de la semaine dernière
• Discuter des tâches en cours
• Planifiez pour la semaine à venir
• Répondez à toutes vos préoccupations

Rétrospective OKR

Un OKR (objectifs et résultats clés) rétrospective revient sur les objectifs du dernier trimestre, en évaluant ce qui a été réalisé et ce qui ne l'a pas été. C'est l'un des exemples d'objectifs de réunion les plus importants à garder à l'esprit.

Déclaration d'objectif: pour passer en revue les OKR du trimestre dernier, analyser les réalisations et définir les leçons à retenir pour la planification future.

Objectifs:

• Évaluer la réalisation des OKR du trimestre dernier
• Identifier les domaines à améliorer
• Définissez les OKR pour le prochain trimestre

Séance de remue-méninges

Séances de remue-méninges constituent un terrain de jeu créatif qui permet de générer de nouvelles idées et de trouver des solutions aux problèmes existants.

Déclaration d'objectif: Favoriser l'innovation et générer une variété d'idées pour relever un défi spécifique.

Objectifs:

• Générez des idées innovantes
• Encouragez la collaboration en équipe
• Identifier les étapes réalisables pour les idées sélectionnées

Réunion de planification du sprint

Réunions de planification de sprints sont fondamentaux dans les environnements agiles, préparant le terrain pour le prochain sprint.

Déclaration d'objectif: Planifier le travail et fixer des objectifs pour le prochain sprint.

Objectifs:

• Définissez les objectifs du sprint
• Sélectionnez les tâches pour le sprint
• Estimer l'effort de travail
• Allouer des ressources

8 conseils pour rédiger de meilleurs énoncés d'objectifs de réunion

L'élaboration d'un objectif de réunion précis ne doit pas être une tâche ardue. Il s'agit d'être clair, concis et précis. Voici un guide rapide qui vous aidera à définir efficacement l'objectif de votre réunion :

Identifier l'objectif principal

Avant de vous lancer dans l'écriture, déterminez ce que vous souhaitez atteindre. S'agit-il de prise de décisions, de partage d'informations, de résolution de problèmes ou de brainstorming ?

Soyez bref

L'objectif de la réunion doit être une brève déclaration. Il ne s'agit pas de détailler l'ordre du jour mais de clarifier l'objectif central.

Harmoniser avec les objectifs

Assurez-vous que votre énoncé de but correspond aux objectifs de la réunion. Ce devrait être le cadre dans lequel s'inscrivent tous les objectifs.

Utiliser des verbes d'action

Commencez par des verbes tels que « déterminer », « revoir », « planifier » ou « discuter ». Cela donne un ton proactif et clarifie l'action souhaitée.

Soyez précis

Les généralités peuvent prêter à confusion. Spécifiez sur quoi portera la réunion, qu'il s'agisse d'un projet, d'un problème ou d'un ensemble de décisions.

Évitez le jargon

Utilisez un langage simple et sans jargon. Cela garantit que chacun, quel que soit son poste ou son expertise, comprend l'objectif.

Réviser et affiner

Une fois rédigé, passez en revue l'énoncé des objectifs. Est-ce clair et direct ? Affinez si nécessaire pour garantir la clarté et la concision.

Partagez à l'avance

Communiquez au préalable l'objectif de la réunion aux participants. De cette façon, tout le monde est préparé et aligné sur l'objectif de la réunion.

Utiliser Claap pour garder vos réunions sur la bonne voie

Claap fournit deux outils simples pour améliorer l'efficacité de vos réunions : l'enregistrement d'écran et l'enregistrement des réunions.

Utilisez l'enregistrement d'écran pour partager des informations par le biais de courtes vidéos avant une réunion à l'aide de l'extension Chrome ou de l'application de bureau de Claap. Vous pouvez même remplacer une réunion par une vidéo rapide, ce qui permet de gagner du temps tout en permettant à votre équipe de consulter les informations à sa convenance.

Pour les réunions que vous organisez, utilisez l'enregistrement des réunions de Claap pour enregistrer les discussions et les prochaines étapes. Il propose des résumés alimentés par l'IA pour faciliter l'examen des points clés après la réunion.

Les deux outils sont conçus pour améliorer la communication et assurer la productivité des réunions.