Exemples de wiki d'équipe : 5 cas d'utilisation inspirants

Que sont les wikis d'équipe ?

Une équipe wiki est comme un trésor numérique d'informations pour votre équipe. Il s'agit essentiellement d'un site Web ou d'une plateforme sur laquelle votre équipe peut stocker et organiser toutes sortes de documents utiles. Vous y trouverez toutes les informations relatives à votre entreprise, des détails et des directives sur les projets aux documents importants, en passant par les FAQ et même des informations intéressantes sur les membres de votre équipe.

Considérez-le comme un bloc-notes numérique collaboratif et modifiable pour votre équipe. Vous pouvez créer, modifier et organiser des pages, en les connectant pour faciliter la navigation. Les wikis d'équipe sont l'outil idéal pour collaborer avec vos coéquipiers !

Vous pouvez contrôler qui voit quoi, en vous assurant que les contributeurs externes n'accèdent qu'aux données approuvées et en protégeant les informations sensibles.

Laissez-moi vous montrer comment mettre la puissance d'un wiki au service de votre équipe.

Utilisez les wikis d'équipe comme source unique de vérité pour votre équipe

Les connaissances de l'entreprise sont souvent dispersées sur différents canaux, tels que les messages de chat, l'esprit d'anciens employés, les fils de discussion archivés et les notes fragmentées. Il peut parfois être très difficile de trouver les informations dont vous avez besoin.

Selon un Étude McKinsey, les cadres passent 19 % de leur temps à rechercher et à recueillir des informations. Un wiki d'équipe est certainement la solution pour relever ce défi. Faire défiler les e-mails et les fichiers n'est pas votre activité principale. Les wikis vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la création de valeur.

Mais le gain de temps n'est pas le seul avantage des wikis d'équipe...

Avantages des wikis d'équipe : pourquoi votre équipe devrait-elle en utiliser un ?

Gain de temps

Nous en avons déjà parlé un peu plus haut. Mais les wikis d'équipe ne vous permettent pas seulement de gagner du temps dans la recherche d'informations. Ils permettent de stocker toutes les ressources de votre entreprise, ce qui vous permet de gagner du temps sur :

• Formation ;
• Procédés ;
• FAQ du département informatique ;
• Processus RH et documentation (conformité, politiques, congés...) ;
• À peu près tout ce qui concerne la consultation des ressources de l'entreprise par les employés.

Et surtout, les wikis sont un moyen supprimer les réunions inutiles. Plutôt que de passer 45 minutes à expliquer un processus complexe lors d'une réunion, vous pouvez simplement partager un lien wiki qui fournit une explication claire, ce qui permet à tout le monde de gagner du temps.

De cette façon, vous bénéficiez au maximum de communication asynchrone.

Conseil rapide : D'après mon expérience, je trouve que ces longues explications de processus sont plus faciles à comprendre avec vidéos d'enregistrement d'écran que de longs blocs de texte. Et d'ailleurs, il est très facile d'enregistrer votre écran avec L'extension Chrome de Claap.

Intégrez vos nouveaux coéquipiers en un rien de temps

Faire face à un nouvel employé intégration Des maux de tête ? Les wikis simplifient le processus en garantissant un accueil sans stress aux nouveaux membres de l'équipe. Toutes les informations essentielles dont ils ont besoin sont facilement disponibles sur le wiki.

Et avec un wiki spécifique pour votre équipe, l'intégration asynchrone ne se limite pas à la lecture des valeurs de l'entreprise.

Votre nouveau coéquipier sera en mesure de se familiariser avec les processus spécifiques de votre équipe en un rien de temps. Consultez les exemples de wiki d'équipe pour les équipes d'ingénierie, de vente et de marketing ci-dessous.

Les connaissances restent au cœur de votre équipe

Un wiki d'équipe fait office de coffre de mémoire pour votre équipe. Même lorsque certains collègues passent à autre chose, leurs précieuses informations restent au sein de l'équipe. Il permet de capturer et de stocker :

• Connaissances institutionnelles ;
• Meilleures pratiques, conseils, techniques et expertise ;
• Matériaux issus de projets antérieurs.

Cette continuité des connaissances joue un rôle essentiel dans le maintien des performances de votre équipe.

Je ne doute pas que vous croyez fermement à l'utilité des wikis aujourd'hui. Il est temps de voir comment tirer le meilleur parti des wikis pour toutes vos équipes, en utilisant des exemples de wiki d'équipe inspirants. Dans cet article, nous allons explorer 2 exemples de wikis d'équipe à l'échelle de l'entreprise et 3 wikis spécifiques à une équipe.

1. Répertoire des équipes [Exemple à l'échelle de l'entreprise]

Un annuaire d'équipe est le répertoire personnel de votre entreprise. C'est là que vous pouvez trouver tous les noms, visages et coordonnées des membres de votre équipe. C'est un peu comme votre liste d'amis Facebook, mais au sein de votre entreprise. Cela vous aide à déterminer qui est la personne à contacter pour tout, des problèmes techniques aux amis du déjeuner.

Pourquoi utiliser un wiki pour le répertoire de votre équipe ?

• Emplacement centralisé pour les profils et les rôles des membres de l'équipe ;
• Accès facile aux informations de contact pour tous les membres de l'équipe. Si vous devez envoyer un e-mail urgent au service informatique et que vous ne vous souvenez pas du nom de la personne qui a remplacé Steve l'été dernier, un rapide coup d'œil à l'annuaire de l'équipe vous fera gagner beaucoup de temps ;
• Présentations d'équipe informelles. Bien entendu, vous présenterez votre rôle au sein de l'organisation par le biais de votre propre présentation. Mais l'annuaire de l'équipe est également l'occasion de vous présenter de manière détendue et décontractée à l'équipe ;
• Tenez les informations de l'équipe à jour. Vous pouvez facilement modifier le répertoire des équipes en fonction des arrivées et des départs ;
• Promouvoir l'esprit d'équipe et le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Grâce aux fonctions de commentaires, vous pouvez engager la discussion avec vos équipes et mieux vous connaître.

Qu'est-ce qu'il y a là-dedans ?

Lorsque vous cliquez sur la page du répertoire de l'équipe, vous arrivez d'abord sur une page d'accueil. Cette page doit comporter plusieurs blocs d'équipe, en fonction de l'organisation de votre entreprise.

En cliquant sur chacun de ces blocs d'équipe, vous accédez à la liste des profils appartenant à l'équipe. Les informations de base sont normalement disponibles à ce stade : prénom, nom de famille, fonction et photo.

Vous voulez en savoir plus sur Ashley, votre nouvelle collègue technique ? Une fois sur la page « équipe technique », cliquez sur son nom pour afficher sa propre page.

Que devez-vous inclure dans votre propre page de présentation ?

Maintenant que vous maîtrisez la navigation dans le répertoire des équipes sur un wiki, vous pensez peut-être au contenu à inclure sur votre propre page de présentation. C'est à vous de décider, rien n'est obligatoire ici.

Nous vous conseillons de donner d'abord à vos collègues des informations commerciales utiles (fonction, date d'arrivée dans l'entreprise, expertise, expérience antérieure...). Ajoutez ensuite quelques informations personnelles pour rendre votre présentation plus agréable. N'ayez pas peur de partager votre série télévisée ou votre équipe sportive préférée.

Claap bonus pour les utilisateurs : C'est bien plus agréable de se présenter avec une vidéo que de longues phrases, n'est-ce pas ? Incluez une courte présentation vidéo dans le répertoire de votre équipe pour rendre vos présentations amusantes et décontractées. C'est super facile à faire enregistrement de votre webcam. Ensuite, Claap vous permet d'organiser facilement ces vidéos de présentation afin que vous puissiez retrouvez-les tous au même endroit.

2. Manuel de l'employé [Exemple applicable à l'ensemble de l'entreprise]

Un manuel de l'employé est un livre de règles pour votre lieu de travail. Il s'agit d'un manuel qui définit la loi (enfin, les politiques et procédures de l'entreprise) d'une manière conviviale et compréhensible. Vous pouvez le considérer comme un guide sur la façon dont les choses se passent sur votre lieu de travail, du code vestimentaire aux politiques en matière de vacances.

Pourquoi utiliser un wiki pour votre manuel d'employé ?

• Il fournit des ressources facilement accessibles et actualisées pour tous. Vous y trouverez, en un seul endroit, toutes les informations dont vous avez besoin pour l'ensemble de l'entreprise, des politiques de l'entreprise à la date des fêtes d'hiver de l'entreprise ;
• Cela simplifie l'intégration des nouveaux employés. Le manuel de l'employé réduit sa courbe d'apprentissage ;
• Il garantit une compréhension cohérente des règles et de la culture de l'entreprise. Toutes les différentes équipes seront sur la même longueur d'onde ;
• Il permet des mises à jour rapides et des notifications de changements de politique. Au lieu d'envoyer constamment de longs e-mails pour le moindre changement de processus, vous pouvez simplement les mettre à jour directement sur le wiki.

Qu'est-ce qu'il y a là-dedans ?

Dans un wiki de manuel de l'employé, vous trouverez toutes les réponses aux questions les plus courantes que vous pourriez vous poser à propos de l'entreprise. Et vous obtiendrez même des réponses à des questions que vous ne vous êtes jamais posées.

Voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez y trouver :

• les valeurs de l'entreprise ;
• Politiques et procédures de l'entreprise ;
• Code de conduite et directives éthiques,
• Informations sur les ressources humaines (avantages sociaux, rémunération, politiques de vacances et de congés, politiques de non-discrimination...) ;
• les détails relatifs à l'intégration et à l'orientation ;
• protocoles de sécurité sur le lieu de travail ;
• les coordonnées des ressources humaines et des départements concernés ;
• les procédures de signalement des problèmes ou des préoccupations ;
• Comment faire pour être efficace travail à domicile;
• Moyens de communication préférés ;
• Les moyens préférés pour faire avancer les choses ;
• Ce que font les équipes ;
• Glossaire ;
• Toute autre information relative aux règles de l'entreprise, à la culture et aux attentes des employés.

3. Wiki d'ingénierie [Exemple spécifique à une équipe]

Vos magiciens (ou ingénieurs) férus de technologie peuvent partager leurs codes, leurs techniques de programmation et d'autres formules magiques sur un wiki dédié. Leur wiki d'équipe est un excellent moyen pour vos ingénieurs de travailler en collaboration sur le développement des produits et des technologies de votre entreprise.

Pourquoi utiliser un wiki d'ingénierie ?

• Il facilite le partage des connaissances et la collaboration entre les ingénieurs. Vos équipes d'ingénieurs peuvent échanger des bonnes pratiques, des commentaires et des feedbacks sur le travail de chacun grâce à des commentaires et à des fils de discussion sur leur wiki ;
• Il sert de référentiel central pour le code, les meilleures pratiques et la documentation du projet. La plupart des wikis basés sur du texte, tels que Notion, intégration de codes de fonctionnalités ;
• Il simplifie l'intégration des nouveaux développeurs. Tous les projets et codes précédents sont disponibles en un seul endroit ;
• Elle encourage la réutilisation du code et des solutions. Inutile de réinventer la roue pour chaque projet, vos équipes de développement peuvent capitaliser sur les connaissances au sein de l'entreprise ;
• Il permet de maintenir la qualité et la cohérence du code entre les projets.

Qu'est-ce qu'il y a là-dedans ?

• Directives générales relatives à la programmation au sein de votre entreprise ;
• Référentiels de code et documentation ;
• Document sur les exigences du produit (PRD);
• Les meilleures pratiques de codage ;
• Les anciens projets et les leçons qui en ont été tirées ;
• manuel des sprints ;
• des conseils de dépannage et de débogage ;
• API et informations d'intégration ;
• Schémas de conception de l'architecture et du système ;
• Modèles de codage et composants réutilisables.

4. Ressources marketing [Exemple spécifique à l'équipe]

Vous recherchez un endroit pour stocker toutes vos ressources marketing ? Ne cherchez pas plus loin que le wiki des ressources marketing. Votre équipe marketing sera en mesure de stocker des stratégies, des modèles, des processus, des visuels et tous les outils et documents dont elle a besoin pour son travail.

Pourquoi utiliser un wiki pour vos ressources marketing ?

• Il fournit un centre central pour les supports marketing, les stratégies et les directives de marque. Et si l'équipe RH souhaite utiliser le nouveau graphisme, elle n'aura pas à déranger l'équipe marketing pour qu'elle mette la main dessus rapidement ;
• Il encourage la créativité et le partage d'idées au sein de l'équipe marketing. Des idées ? Créez rapidement une nouvelle page sur votre wiki et partagez-la immédiatement avec votre équipe, sans perdre de temps. Vous obtiendrez des commentaires rapides et exploitables sur votre nouveau projet. Si vous proposez du contenu vidéo, vous adorerez la fonction Claap, qui vous permet de pointer du doigt une zone de la vidéo pour l'annoter et fournir un feedback très précis ;
• Assure la cohérence de la marque dans tous les efforts de marketing. Plus de problèmes avec les versions incorrectes du logo lorsque les informations sont régulièrement mises à jour sur le wiki.

Qu'est-ce qu'il y a là-dedans ?

• Documentation concernant votre stratégie marketing ;
• Directives et normes relatives à la marque ;
• Campagnes de marketing ;
• Informations sur la personnalité des clients et le public cible ;
• études et analyses de marché ;
• Matériel de marque (logos, graphismes, images, palette de couleurs, typographie, charte graphique, modèles de newsletter...) ;
• Directives en matière de communication ;
• matériel publicitaire ;
• Planification d'événements ;
• Feuille de route pour les réseaux sociaux ;
• Rapports de données et d'analyses ;
• Analyse de la concurrence et analyse comparative ;
• Études de cas et exemples de réussite.

5. Manuel de vente [Exemple spécifique à une équipe]

Un manuel de vente est une bible pour vos équipes commerciales. Il répertorie toutes les informations essentielles nécessaires pour faciliter les ventes : ce que l'équipe commerciale doit savoir, faire, dire et montrer.

Pourquoi utiliser un wiki pour votre manuel de vente ?

• Il offre un accès facile et rapide au matériel de vente 24h/24 et 7j/7. Parfois, la conclusion d'une transaction ne se résume pas à grand-chose. Et pouvoir envoyer un document à votre prospect en un rien de temps peut en faire partie.
• Il stocke votre matériel de formation à la vente. Il est encore plus facile pour vos équipes commerciales d'être au sommet de leur forme avec formation vidéo.
• Il vous permet de partager facilement du contenu avec vos prospects. Grâce aux paramètres de confidentialité, vous pouvez contrôler qui a accès à votre contenu. Cela signifie que vous pouvez partager du contenu personnalisé avec vos clients, sans qu'ils aient accès à l'intégralité de votre wiki.
• Il stocke et partage les réussites et les meilleures pratiques pour conclure des transactions.;
• Maintient l'ensemble de l'équipe commerciale sur la même longueur d'onde, réduisant ainsi les problèmes de communication;
• Permet des mises à jour et des améliorations continues des stratégies de vente.

Qu'est-ce qu'il y a là-dedans ?

• Stratégies et tactiques de vente mondiales ;
• Cibler les profils et les personas des clients ;
• Scripts pour les appels/réunions de vente ;
• Les meilleures pratiques (présentations réussies que vous avez pu enregistrer, techniques de gestion des objections, modèles d'e-mails, conseils de négociation...) ;
• Processus de vente (maîtrise du CRM, prise de contact sur les réseaux sociaux, invitation à une réunion...) ;
• Analyse de la concurrence et facteurs de différenciation
• Matériel de présentation (1 page, jeu de diapositives, storyboard de démonstration, démonstration du produit, vidéos personnalisées...) ;
• Des exemples de réussite et des études de cas ;
• Les indicateurs de ventes et les indicateurs de performance clés ;
• Ressources de formation pour les membres de l'équipe commerciale.

Conclusion

Qu'il s'agisse d'annuaires d'équipes, de manuels pour les employés ou de centres de connaissances spécialisés en ingénierie, marketing et ventes, les wikis d'équipe stimulent la productivité et l'innovation.

N'oubliez pas d'explorer Claap, un espace de travail vidéo tout-en-un qui combine l'enregistrement des réunions, l'enregistrement d'écran et un wiki vidéo pour renforcer le partage des connaissances et la collaboration au sein de votre équipe.

Claap a été conçu pour chaque équipe (ressources humaines, marketing, produit, design, succès client...) afin que vous ne manquiez pas le pouvoir du contenu vidéo pour améliorer les performances de votre équipe.

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