Qu'est-ce qu'un wiki ? | Découvrez comment les wikis révolutionnent votre façon de travailler

Qu'est-ce qu'un wiki ?

En voici une définition simple : un wiki est un type de site web dynamique et collaboratif dont la principale caractéristique est que chaque utilisateur peut modifier et gérer son contenu.

Les wikis permettent de naviguer facilement d'une page à l'autre, grâce aux liens entre les pages.

Vous ne savez pas grand-chose sur les wikis ? Nous les détaillons pour vous dans cet article.

Pourquoi les wikis sont-ils appelés wikis ?

Le mot « wiki » vient en fait de l'hawaïen et signifie « rapide » ou « rapide ». Le nom a été choisi par Howard G. Cunningham, inventeur du tout premier wiki lancé en 1995 (Wiki Wiki Web).

Il s'est inspiré de façon ludique de la navette « Wiki Wiki » qu'il a prise à l'aéroport d'Honolulu. Ce nom reflète l'essence des wikis dans le monde en ligne en tant que plateformes conçues pour une collaboration rapide et efficace.

Comment fonctionnent les wikis ?

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Imaginez un bloc-notes partagé dans lequel vous et votre équipe pouvez écrire, dessiner et ajouter des photos. Vous commencez par une page, et n'importe qui peut la modifier ou y ajouter des éléments. Vous pouvez créer de nouvelles pages, les lier pour une navigation fluide et organiser les informations comme des blocs de construction.

D'autre part, l'historique des révisions permet de suivre les modifications, ce qui garantit la transparence et permet de récupérer facilement les versions précédentes.

Wikis privés et wikis publics (avec exemples)

De quel type de wiki avez-vous besoin ?

On vous a dit que la création d'un wiki pourrait vous faire gagner du temps dans votre travail. « D'accord, peut-être... » vous dites-vous.

Mais bon, vous êtes encore nouveau dans le monde des wikis et vous ne savez même pas quels types de wikis existent. Pas de problème, il suffit de commencer par se poser les bonnes questions. « De quel type de wiki ai-je besoin ? »

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La principale différence entre les wikis publics et privés est leur audience.

Tout le monde peut accéder et/ou modifier un wiki public. En revanche, seuls les utilisateurs autorisés pourront consulter et/ou modifier un wiki privé.

Wikis publics

Un wiki public est comme un livre ouvert sur Internet. C'est un site Web où n'importe qui, et je dis bien tout le monde, peut lire, modifier et contribuer au contenu.

Un wiki peut s'adresser à l'ensemble de la population en partageant du contenu générique. Il peut également s'adresser à un plus petit groupe de personnes, comme une communauté.

Exemple de Wikipédia

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Vous connaissez sans doute le wiki public le plus connu : Wikipedia. Wikipédia est une vaste encyclopédie de connaissances dans laquelle vous et moi pouvons parfaitement éditer des articles sur la physique quantique (ce qui est... risqué !).

Exemple de wiki de Game of Thrones

Les communautés peuvent se rencontrer, échanger et mettre à jour des informations sur leurs sujets préférés via des wikis. Ces wikis couvrent des sujets plus spécifiques, tels que les fandoms qui couvrent un univers fictif.

Les fans de Game of Thrones ont réussi l'exploit de reconstituer l'univers entier de la célèbre série à travers Wiki de Westeros.

Wikis privés

Contrairement aux wikis publics, les wikis privés contrôlent et limitent les éditeurs et les utilisateurs de leur contenu. En utiliser un vous permet de rendre le contenu accessible uniquement aux personnes autorisées.

Wikis personnels

Vous pouvez également restreindre votre wiki à vous-même. Dans ce cas, cela s'appelle un wiki personnel. C'est une façon d'organiser vos données personnelles, de libérer votre esprit ou même de tenir un journal.

Vous en utilisez probablement un sans même le savoir. C'est vrai, votre super Google Sheet pour planifier vos prochaines vacances en Grèce peut être conçue comme un wiki.

Des wikis pour collaborer avec votre équipe

Un wiki est idéal pour une seule personne, mais c'est encore mieux lorsque plusieurs personnes collaborent dessus. Généralement, un wiki privé est utilisé pour échanger des informations et collaborer avec une équipe. Vous pouvez ensuite choisir les utilisateurs autorisés à consulter ou modifier le contenu et commencer à travailler avec eux.

Vous commencez maintenant à réaliser qu'un wiki peut être un outil révolutionnaire dans le monde de l'entreprise... Tu paries ! J'ai tellement de choses à vous dire sur les wikis d'entreprise que je vais y consacrer une section entière.

Wikis d'entreprise

Les entreprises utilisent des wikis d'entreprise pour partager des données et collaborer sur le lieu de travail. Ils sont conçus pour permettre aux organisations de créer, de modifier et de partager des informations entre les membres de l'équipe.

Vous pouvez soit l'utiliser exclusivement au sein de votre équipe, soit intégrer vos collaborateurs externes.

Vous pouvez rendre certaines données accessibles à tous les utilisateurs, tout en limitant les autres à une certaine catégorie d'utilisateurs. Ainsi, vos contributeurs externes (sous-traitants, indépendants) n'auront pas accès à toutes vos données sensibles si vous ne le souhaitez pas.

Permettez-moi de vous donner quelques exemples de wikis d'entreprise.

Notion

Notion est un wiki textuel qui répond à tous les besoins de votre entreprise. Il s'agit d'un espace de travail central qui tire le meilleur parti de l'IA pour aider vos équipes à créer, organiser et partager différents types de contenu.

La flexibilité et les fonctionnalités personnalisables de Notion en font une plateforme puissante pour tous les usages professionnels. Tous vos départements en bénéficieront : ressources humaines, ventes, développement de produits, marketing, etc.

Bonus pour les utilisateurs de Claap: Notion intègre parfaitement Claap.

Élite

Slite a été conçu pour tous les types de connaissances. Comme pour Notion, votre entreprise peut très bien utiliser Slite pour tous ses besoins.

Son interface conviviale et ses fonctionnalités de collaboration en temps réel améliorent la productivité de votre équipe.

Confluence

Développé par Atlassian, Confluence favorise la collaboration en équipe, la gestion des documents et le partage des connaissances. Il est connu pour ses intégrations avec d'autres produits Atlassian. Confluence se positionne comme un outil essentiel pour les télétravailleurs.

Pourquoi utiliser les wikis sur le lieu de travail ?

Maintenant, nous savons ce que sont les wikis, comment ils fonctionnent et nous avons même étudié quelques exemples. Prochaine étape : nous allons comprendre pourquoi et comment les utiliser au travail.

Une façon de collaborer

Sur le lieu de travail, les wikis constituent un hub central permettant aux équipes de travailler ensemble. Il y a trois choses que vous pouvez faire sur un wiki :

1. Ajoutez du contenu. Vous partagerez ensuite des informations avec votre équipe ou des utilisateurs externes ;
2. Modifiez le contenu. Les wikis favorisent l'interactivité : vous pouvez commenter et modifier le contenu précédemment ajouté. Avec Claap, vous pouvez annoter des vidéos directement pour donner un feedback précis ;
3. Consultez le contenu. Le contenu auquel vous aurez accès dépendra de l'autorisation qui vous a été accordée.

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Quel type de données pouvez-vous y stocker ?

documentation du projet, enregistrement de vos réunions, du matériel de formation, des politiques de l'entreprise, des séances de réflexion ou procès-verbaux de réunions. Et lorsqu'il s'agit d'organiser votre contenu vidéo, vous savez que vous pouvez compter sur Claap, un espace de travail vidéo tout-en-un.

Les avantages des wikis pour l'entreprise

• Cultivez une culture de collaboration au sein de l'entreprise. Les wikis éliminent les silos : toutes les équipes échangent des informations au même endroit ;
• Améliorer la gestion des connaissances ;
• Réduisez les réunions inutiles. Concentrons-nous sur la valeur ajoutée à votre entreprise plutôt que sur les réunions de processus ;
• Gagnez du temps. Selon un Étude McKinsey, les cadres passent 19 % de leur temps à rechercher et à recueillir des informations. Pourtant, fouiller dans les e-mails et les fichiers n'est pas votre activité principale. Les wikis vous laisseront libres de vous concentrer sur la création de valeur ;
• Soutenez l'évolutivité. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, les wikis évoluent avec vous. Au fait, une licorne à croissance rapide Revolut n'a eu aucun problème à faire confiance à Claap avec son wiki vidéo ;
• Économisez de l'argent. Avec tout ce que je viens de dire, vous comprenez maintenant que le rapport productivité/prix d'un wiki semble plus qu'intéressant. Essayez gratuitement ici.

Cas d'utilisation des wikis au travail [Exemples de wikis d'équipe]

Les wikis peuvent aider votre entreprise à de nombreux niveaux. Ils peuvent être utiles pour une utilisation à l'échelle de l'entreprise et faciliter la vie de vos différentes équipes et départements.

Partage d'informations [à l'échelle de l'entreprise]

L'utilisation principale d'un wiki est de partager des informations avec vos collaborateurs, qu'ils soient internes ou externes. Toutes vos informations se trouvent au même endroit. Les liens hypertextes facilitent la navigation entre les pages.

^{Connaissances} gestion [à l'échelle de l'entreprise]

Les wikis peuvent être utilisés comme outils de gestion des connaissances pour conserver une trace de votre activité. Avec les wikis, vous pouvez facilement retracer vos projets précédents pour en tirer parti.

Le wiki centralise tous vos documents de travail (passés et présents) au même endroit. Vous pouvez ensuite naviguer facilement d'un document à l'autre.

Avec Claap, vous trouverez tous vos contenus multimédia (enregistrement de réunion, formation vidéo, enregistrement d'écran pour la démonstration de votre produit, etc.) en un seul endroit.

Répertoire des équipes [à l'échelle de l'entreprise]

Votre équipe s'agrandisse-t-elle ? Bien, cela signifie que votre entreprise se porte bien. En revanche, avec les nouveaux arrivants et les départs pour de nouvelles aventures, vous avez du mal à vous souvenir de tous les noms.

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Les wikis sont un excellent moyen de créer un annuaire d'équipe sympa qui vous permet de savoir qui est qui. Les annuaires d'équipe peuvent être améliorés grâce à des présentations vidéo, ne pensez-vous pas ? Claap vous donne les moyens d'organiser un répertoire d'équipe amusant à l'aide de vidéos.

Documenter les processus de l'entreprise [Marketing, informatique, développeurs...]

Commercialisation

« Où est la charte graphique ? Je le cherchais depuis 20 minutes ! » Nous l'avons tous déjà entendu (et pas forcément en termes aussi polis)... Les wikis sont un moyen de compiler tous les éléments de votre identité visuelle. Votre équipe marketing est impatiente.

IL

Les wikis simplifient vos processus en regroupant toutes les réponses aux questions techniques de vos employés en un seul endroit. Le service informatique n'aura plus à répondre aux mêmes questions à longueur de journée grâce au wiki.

Développeurs

Vos développeurs de logiciels développent un nouveau produit ? Un wiki pourrait être utile pour suivre leurs progrès. De plus, c'est un excellent moyen de partager des conseils et les meilleures pratiques de codage. Cela garantit que ces meilleures pratiques sont facilement accessibles à tous les membres de l'équipe.

Collaboration de projet [Tous les départements]

Vous vous êtes probablement déjà noyé dans un projet mal organisé. Les wikis sont la solution pour sortir la tête de l'eau. Vous et votre équipe pouvez partager des ressources, modifier des plans de projet, des calendriers et des documents ensemble. Plus de confusion entre les différentes versions de documents.

Intégration [RH]

Savez-vous à quel point l'intégration des débutants peut parfois être difficile ? Les wikis vous permettent d'accueillir facilement vos nouveaux employés et d'éliminer l'anxiété réunions d'intégration. Toutes les informations dont les nouveaux employés ont besoin se trouvent sur le wiki, afin qu'ils puissent se mettre à jour en un rien de temps.

Formations [RH]

Les supports de formation, les vidéos et les FAQ sont tous accessibles sur un wiki. Le wiki améliorera l'expérience de formation de vos employés. Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un wiki pour vos prochaines sessions de formation :

• Disponible pour que les apprenants puissent s'y référer à tout moment ;
• Individualisation du parcours ;
• La formation peut être réalisée de manière asynchrone.

Qu'est-ce qu'un wiki vidéo ? (avec exemples)

Wikis vidéo décodés

Vous savez ce qu'est un wiki maintenant ? Génial. Permettez-moi maintenant de vous présenter les wikis vidéo.

Wikis vidéo, comme Claap, sont des wikis sur lesquels les utilisateurs créent, modifient et partagent des informations en utilisant du contenu vidéo plutôt que du texte traditionnel.

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Un wiki vidéo vous permet de :

1. Rassemblez tout votre contenu vidéo en un seul endroit et organisez-le en équipes et en chaînes (pensez à Youtube) ;
2. Transformez les vidéos en contenus attrayants grâce à des chapitres automatiques, des résumés alimentés par l'IA et des annotations vidéo ;
3. Faites apparaître des informations importantes par le biais de la recherche ou du push automatique vers les plateformes préférées de vos équipes (Slack, Notion, logiciel de gestion de projet, CRM,...)

L'exemple de Claap

1 minute pour découvrir l'espace de travail vidéo tout-en-un de Claap et ses principales fonctionnalités :

1. Enregistrez votre écran
2. Enregistrez vos réunions
3. Organisez votre wiki vidéo

Présentation vidéo

Cas d'utilisation des wikis vidéo au travail

J'ai déjà parlé des cas d'utilisation des wikis traditionnels au travail. Examinons de plus près les cas d'utilisation des wikis vidéo.

HR

• Entraînement. Au lieu de demander à vos employés de lire des dizaines de documents, pourquoi ne pas proposer une série de courtes vidéos pour vos formations ? Faites passer la formation au niveau supérieur en proposant vos cours de formation de manière asynchrone avec Claap. Ne perdez pas une minute de plus : enregistrez vos meilleures vidéos d'entraînement et intégrez-les dans votre wiki ;
• Intégration. Créez des didacticiels vidéo pour les nouveaux employés, afin de leur permettre de comprendre rapidement les processus et les outils de l'entreprise. Comme pour la formation, le format vidéo est plus interactif et tire parti des avantages de la communication asynchrone.

Connaissances d'équipe

Les wikis vidéo consolident les connaissances de votre équipe en centralisant les précieux didacticiels et ressources vidéo dont vous disposez.

Gestion de projet

• Réduisez le nombre de réunions. Les wikis vidéo permettent aux équipes de stocker les communications asynchrones au format vidéo, réduisant ainsi le besoin de réunions ;
• Améliorez la collaboration en impliquant les membres de votre équipe. Les wikis vidéo peuvent inclure des didacticiels de projet, des bonnes pratiques et des guides de résolution de problèmes. De plus, les vidéos peuvent être utilisées pour recueillir les commentaires et les contributions de l'équipe à chaque étape du projet.

Développement de produits

• Compilez toutes vos vidéos de démonstration en un seul endroit ;
• Faites votre revue de conception plus interactif ;
• Obtenez des commentaires précis et visuels de la part de toutes les équipes à chaque étape de la conception du produit.

Ventes

• Consolidez toutes les connaissances commerciales. Les wikis vidéo stockent des enregistrements et des notes détaillées sur les offres existantes et précédentes. Ces informations seront vous aider à recruter votre prochain prospect;
• Organisez du contenu multimédia personnalisé. Vous produisez du contenu personnalisé pour chacun de vos clients et vous ne voulez pas vous embrouiller ? Laissez-le à un wiki vidéo.

Comment créer un wiki ?

Vous n'avez même pas besoin de savoir coder pour créer un wiki, n'est-ce pas génial ?

Étape 1 : Définissez vos besoins

Il est essentiel de bien identifier les besoins de votre organisation avant de lancer un wiki. Voici quelques questions essentielles à vous poser et leurs réponses non exhaustives :

Avec qui souhaitez-vous partager le wiki ?

• Équipe uniquement ;
• Entrepreneurs ;
• Clientèle.

Quelles seront vos principales activités ou processus que le wiki soutiendra ?

• directives et politiques de l'entreprise ;
• Intégration ;
• partager les meilleures pratiques ;
• Formation ;
• manuel commercial ;
• FAQ sur l'informatique.

Quel type de données souhaitez-vous partager ?

• Texte uniquement ;
• Contenu vidéo ;
• Enregistrement des réunions ;
• Démonstration du produit ;
• Bases de données.

Garder ces objectifs à l'esprit vous aidera à rester sur la bonne voie et à créer le wiki le plus efficace possible pour vos équipes.

Assurez-vous également de rassembler toutes les informations existantes que vous souhaitez intégrer dans le wiki dès sa création.

Étape 2 : Choisissez le bon outil

Vous devez sélectionner la plateforme wiki appropriée en fonction de vos besoins spécifiques.

Si vous cherchez à tirer parti de votre contenu vidéo avec un wiki, je ne peux pas vous le recommander Claap assez. Je suis peut-être un peu partial, mais si vous avez lu jusqu'ici, vous avez compris que le Claap est un incontournable pour le contenu multimédia.

Pour du contenu plus traditionnel, voici une liste non exhaustive des wikis que vous pouvez utiliser :

• Notion : wiki super personnalisable et gratuit pour un usage individuel ;
• Slite : un wiki conçu à l'origine pour les équipes distantes et convivial ;
• Confluence: conçu pour les grandes entreprises ;
• MediaWiki: un logiciel wiki open source largement utilisé ;
• Zoho Wiki: une solution rentable adaptée à un usage professionnel ;
• Dalle : un wiki doté d'une interface intuitive conçue pour améliorer la gestion des connaissances ;
• Vous avez besoin d'un wiki: une plateforme wiki simple destinée aux utilisateurs de Google Docs ;
• Livre GitBook: wiki spécialement conçu pour répondre aux besoins des développeurs.

Étape 3 : Organisez la structure de votre contenu

Vous devez créer une structure logique pour votre wiki avec des catégories, des pages et des liens.

Je vous suggère de créer d'abord le « tronc » de votre wiki : la structure de base. Ensuite, vous allez penser à étendre les « branches » de votre wiki.

Pour ce faire, je vous recommande de faire d'abord une liste des sujets que votre wiki couvrira. Par exemple : démonstration du produit, commentaires des clients, entretien avec les utilisateurs, processus de vente, notes de réunion, liste de prospects...

Lorsque vous disposez de cette liste, vous regroupez les sujets par catégorie. Dans la liste précédente, nous pourrions avoir « Produit » et « Ventes ». Ces grandes catégories constitueront le « tronc » de votre wiki. Ensuite, vous ajoutez les branches, construisez votre arborescence au fur et à mesure, avec les équipes dédiées au sujet.

Astuces : N'oubliez pas d'ajouter des balises à chacun de vos sujets pour les retrouver plus facilement dans les recherches et les liens internes.

Étape 4 : définir les autorisations, les protocoles de sécurité et les directives générales pour les utilisateurs

Pour garantir la sécurité de votre wiki à tous les niveaux, vous devez vous assurer de 3 choses :

• Protégez l'accès à vos données. Vos données sont précieuses. Vous devez définir clairement qui peut accéder au contenu, le modifier et le gérer. Vous pouvez ajouter un espace de travail dédié à chaque sujet ou à chaque équipe, en fonction de votre organisation. Ensuite, les différents espaces de travail disposent de leurs propres paramètres de confidentialité ;
• Implémentez des protocoles de sécurité. Je vous recommande de travailler main dans la main avec votre service informatique pour vous assurer que votre wiki est conforme aux politiques de votre entreprise ;
• Définissez les directives de la communauté. Permettre à quiconque de modifier les données est à la fois un avantage et un inconvénient des wikis. Si personne ne suit les règles de modification du contenu, votre wiki peut rapidement devenir un chaos total. Pour éviter ces problèmes, définissez des règles de collaboration sur le wiki : Comment modifie-t-on les publications créées par d'autres personnes ? Devons-nous avertir les autres utilisateurs lorsque nous supprimons du contenu ?

Étape 5 : Organisez un coup d'envoi pour vos équipes

Vous avez raison d'être fier d'avoir intégré le wiki au sein de l'entreprise. L'organisation d'une réunion de lancement est l'occasion de partager votre enthousiasme avec vos équipes. Vous pouvez leur expliquer comment le wiki va révolutionner votre façon de travailler.

Nous savons qu'il n'est pas facile d'adopter un nouvel outil, et vous aurez certainement quelques précisions à apporter lors de la réunion :

• Montrez les avantages d'un wiki ;
• Expliquer son fonctionnement (liens internes, paramètres d'accessibilité, règles de modification...) ;
• Montrez les principales fonctionnalités avec une démo ;
• Expliquer l'architecture de base du wiki ;
• Encouragez les questions.

Un dernier conseil : soyez enthousiastes et convaincus. Il ne sera pas difficile pour vos équipes de maîtriser l'outil. Le véritable défi est l'engagement psychologique.

Étape 6 : Commencez à ajouter du contenu

Ça y est, vous lancez votre wiki. Vous devez fournir du contenu à votre structure.

1. Vous devrez intégrer le contenu existant identifié à l'étape 1 dans le wiki ;
2. Vous souhaiterez réunir les principaux contributeurs de vos équipes pour ajouter d'autres contenus essentiels. Ne choisissez pas trop de contributeurs clés, sinon vous risquez de vous compliquer la vie. Identifiez simplement les « champions du savoir » dans chacune des catégories. Il peut s'agir de fondateurs, d'employés de longue date ou de chefs de département par exemple.
3. Il peut être judicieux de mener une enquête dans votre entreprise pour demander à vos employés quel contenu ils aimeraient voir apparaître sur le wiki.

Étape 7 : Invitez vos collaborateurs à rejoindre

Maintenant, vous savez quel contenu inclure dans le wiki. Il ne reste plus qu'à désigner des personnes chargées de l'ajout/de la modification/de la gestion du contenu. Mettons-nous au travail !

Bien plus que les wikis traditionnels, les wikis vidéo sont des sources infinies de valeur pour votre entreprise. N'attendez plus pour capitaliser sur votre contenu multimédia avec Claap.