Entretien de départ : template, conseils et techniques

Qu'est-ce qu'un entretien de sortie ?

Votre collaborateur vedette a décidé de déployer ses talents ailleurs, vous laissant (à son responsable ou à son contact RH) la difficile tâche de lui faire ses derniers adieux. Il n'est jamais facile de dire au revoir, mais vous voilà sur le point de mener un entretien de sortie.

Un entretien de départ est une conversation structurée (facilitée par l'utilisation d'un modèle d'entretien de départ) qui a lieu entre un employé qui quitte l'organisation et un représentant de cette organisation. Il peut s'agir d'un responsable ou d'un membre des ressources humaines. Les entretiens de départ aident les autres membres de l'équipe et les parties prenantes à décortiquer le départ de l'employé, à analyser les résultats et à identifier des informations exploitables.

Les entretiens de départ sont souvent considérés comme la fin du parcours d'un employé dans une entreprise... Mais et si je vous disais qu'ils constituent le point de départ d'informations précieuses qui alimentent l'amélioration continue ? Voyons comment vous pouvez améliorer ce processus pour un développement à long terme, en particulier à l'aide de modèles d'entretien de sortie.

Qu'est-ce qu'un modèle d'entretien de départ ?

Un modèle d'entretien de sortie sert de feuille de route au responsable (des ressources humaines) chargé de l'entretien de sortie. Il propose une série de questions à poser lors du départ d'un employé. Il est généralement distribué sous forme d'enquête confidentielle directement à l'employé qui part. Il peut également être utilisé comme agenda et rempli lors de l'entretien.

Quels sont les avantages des entretiens de sortie pour votre entreprise ?

Mais vous vous demandez peut-être pourquoi les entretiens de sortie sont si importants pour mon entreprise. Les entretiens de sortie sont les laissez-passer pour accéder aux coulisses de la grande finale de « Work at your business ». À la fin de son poste et avec le recul, votre employé sortant vous fournira des informations précieuses.

Humaniser le processus de conclusion d'un parcours professionnel

Les départs de l'entreprise ne devraient pas se résumer à de simples poignées de main et à de la paperasse, et dire au revoir ne devrait pas être simplement un signe de la main maladroit dans le couloir.

Les entretiens de départ contribuent à humaniser le processus de départ en laissant aux employés la parole pour exprimer leurs sentiments et créer un sentiment de fermeture.

Les entretiens de départ apportent en effet une touche humaine aux adieux, favorisant une culture d'entreprise empreinte de compassion qui valorise le parcours de chaque employé. Ils soulignent que les départs sont plus que de simples transactions et tiennent compte de l'expérience humaine sur le lieu de travail.

Renforcez votre réputation

En sollicitant activement les commentaires des employés qui quittent leur poste, votre entreprise indique qu'elle apprécie les opinions des membres de son équipe à chaque étape du parcours professionnel. Vous ne pouvez que rêver d'une telle réputation, qui ne peut que renforcer votre marque employeur.

Il est également important que votre futur ancien employé quitte l'entreprise sur une note positive. De cette façon, ils seront plus susceptibles de faire du bouche-à-oreille positif à propos de votre entreprise (et pas seulement pour le café gratuit).

Obtenez des commentaires honnêtes

Vos employés sortants, qui ne sont plus attachés à l'organisation, sont plus susceptibles de partager des commentaires francs et non filtrés. Leur honnêteté fournit une vision approfondie qui peut être tempérée dans les enquêtes en cours auprès des employés ou dans les interactions quotidiennes. Attendez, vos employés pourraient vous surprendre...

Améliorer la cohésion culturelle

L'organisation d'entretiens de départ éclairés favorise une culture de transparence et de croissance collective en abordant ouvertement les départs.

Obtenez des commentaires globaux et holistiques

Les entretiens de départ offrent une vision globale du parcours de votre employé, de son intégration initiale au dernier jour. Cette perspective globale vous permet d'identifier des modèles et des tendances qui pourraient ne pas être apparents dans des sources de feedback plus fragmentées.

Leurs commentaires couvriront un très large spectre au sein de l'entreprise, allant des défauts de processus aux incohérences dans la politique de l'entreprise.

Capitalisez sur l'expérience personnelle d'une personne au sein de votre entreprise

Les entretiens de départ, c'est comme obtenir un avis personnalisé sur Yelp de la part de votre futur ancien employé. Cette perspective individualisée peut mettre en évidence des points forts et des points faibles qui peuvent ne pas être apparents dans les mécanismes de rétroaction plus généraux.

Identifiez vos points forts pour les exploiter

Les problèmes ne sont pas les seuls à être importants. Les entretiens de départ vous permettront également d'identifier les points forts de votre organisation et de les exploiter. Vous pourrez ensuite les présenter en toute confiance lors des prochains entretiens de recrutement.

Améliorez votre stratégie de rétention

Avant tout, comprendre les raisons du départ de vos employés est essentiel pour maintenir une bonne dynamique d'entreprise. Vous pouvez même essayer de réaliser une sorte d' « analyse des causes profondes » pour mieux comprendre le chiffre d'affaires.

Quels sujets devez-vous aborder lors d'un entretien de départ ?

• Informations de base N'oubliez pas de demander des informations de base à votre employé (dates d'arrivée et de départ, équipe, poste, coordonnées, etc.) ;
• les raisons du départ ;
• Satisfaction au travail ;
• Environnement de travail et équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
• Communication interne ;
• Relations au sein de l'organisation. Une entreprise, c'est avant tout des personnes. Avoir un aperçu des relations de votre futur ancien salarié est un moyen d'orienter la dynamique de l'entreprise ;
• Des opportunités qu'ils estiment que l'entreprise ne pourrait pas offrir ;
• Points à améliorer pour votre entreprise.

Maintenant que vous avez compris les sujets à aborder, examinons de plus près les questions à poser.

Les 10 principales questions à poser lors d'un entretien de départ

1. Quelles sont les raisons pour lesquelles vous avez quitté l'entreprise ?
2. Quels étaient tes objectifs initiaux ? Avez-vous eu l'impression de les avoir atteints ?
3. Quels sont tes projets de carrière pour l'avenir ?
4. Comment avez-vous perçu la culture et l'environnement de travail de l'entreprise ?
5. Avez-vous été satisfaite de la relation que vous entreteniez avec vos collègues ?
6. Comment nos stratégies d'intégration et d'assistance ont-elles été couronnées de succès ou d'échecs ?
7. À quels défis imprévus avez-vous dû faire face ? Comment ces défis ont-ils été relevés ?
8. Vous êtes-vous senti soutenu par votre direction ?
9. Avez-vous le sentiment d'avoir bénéficié de suffisamment d'opportunités de développement et d'évolution ?
10. Comment l'entreprise peut-elle améliorer l'expérience globale de ses employés pour les futurs recrutements ?

Pourquoi utiliser un modèle d'entretien de départ ?

Les modèles d'entretien de sortie vous permettent de couvrir tous les sujets

L'utilisation d'un modèle d'entretien de départ est un moyen de vous assurer de ne rien oublier de poser et de couvrir tous les sujets.

Votre employé va partir, et vous ne serez pas forcément en mesure de lui poser toutes les questions de clarification que vous souhaiteriez après son départ de l'entreprise... Et ce n'est un secret pour personne que, dans le feu de l'action, vous pourriez oublier d'aborder des sujets importants si vous n'utilisez pas de modèle.

Les modèles d'entretien de départ permettent aux employés de se préparer

Le fait de partager le modèle d'entretien de départ avant la réunion est un moyen pour l'employé qui part de se préparer à l'entretien. Cela leur permet de réfléchir, de mettre de l'ordre dans leurs idées et de proposer des idées mûres et pertinentes.

Les modèles d'entretien de départ assurent la cohérence du processus

L'utilisation d'un modèle d'entretien de départ vous aidera également à normaliser les informations recueillies lors des départs afin de maintenir la cohérence. Vous pourrez ainsi mieux les comparer et vous faire une idée des tendances et des sentiments généraux de vos futurs anciens employés.

Et comme toute réunion ordre du jour, un modèle d'entretien de départ facilitera et fluidifiera les échanges pour les deux parties.

Votre modèle à copier-coller

QUESTIONNAIRE D'ENTRETIEN DE SORTIE

Votre participation à cet entretien de départ est volontaire et toutes les informations partagées resteront confidentielles et seront utilisées exclusivement pour l'amélioration de l'organisation. Vos commentaires ne feront l'objet d'aucune mesure de représailles et les réponses individuelles seront anonymisées afin de respecter votre vie privée. Merci de votre coopération.

Informations personnelles :

• Nom :
• Poste :
• Directeur/Superviseur :
• Date de début :
• Date de fin :
• Lieu :

1. Motifs de départ :

• Qu'est-ce qui a motivé votre décision de partir ?
• Quels sont tes projets de carrière pour l'avenir ?

2. Satisfaction au travail :

• Dans quelle mesure étiez-vous satisfaite de votre rôle ?
• Quels étaient tes objectifs initiaux ? Avez-vous eu l'impression de les avoir atteints ?

3. Environnement et culture du lieu de travail :

• Comment avez-vous perçu la culture et l'environnement de travail de l'entreprise ? Veuillez fournir une brève description.
• Vous êtes-vous senti valorisé et soutenu ?
• Avez-vous été satisfaite de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?
• Évaluer l'efficacité de la communication interne.

4. Spécificités du poste :

• Avez-vous eu accès à tous les outils et ressources nécessaires pour faire le travail correctement ?
• À quels défis imprévus avez-vous dû faire face ? Comment ces défis ont-ils été relevés ?
• Comment nos stratégies d'intégration et d'assistance ont-elles été couronnées de succès ou d'échecs ?

5. Relations au sein de l'entreprise :

• Comment avez-vous découvert le fait de travailler avec votre équipe ?
• Comment définiriez-vous vos relations avec vos collègues ?

• Fournissez des commentaires sur votre superviseur/responsable immédiat.
• Vous êtes-vous senti soutenu par votre direction ?

6. Développement et opportunités :

• Vous êtes-vous senti soutenu en termes de formation et de développement professionnel ?
• Avez-vous le sentiment d'avoir bénéficié de suffisamment d'opportunités d'évolution ?

7. Suggestions d'amélioration :

• Comment l'entreprise peut-elle améliorer l'expérience globale de ses employés pour les futurs recrutements ?
• Avez-vous des suggestions ou des recommandations pour améliorer l'expérience des employés ?

Commentaires supplémentaires :

• Veuillez fournir tout commentaire ou idée supplémentaire que vous souhaitez partager.

Conseils et techniques pour votre entretien de départ

Rappelez à l'employé que l'entretien est facultatif et confidentiel

Commencez l'entretien de départ en rassurant l'employé partant sur le fait que sa participation est entièrement volontaire. Soulignez que leurs idées sont appréciées et qu'ils ne sont pas obligés de partager quoi que ce soit dont ils ne sont pas à l'aise de discuter.

Le renforcement de la confidentialité de l'entretien favorise une communication ouverte et honnête.

Mener l'entretien en face à face (en personne ou en ligne)

Optez pour une approche en face à face lorsque vous menez des entretiens de départ, que ce soit en personne ou par le biais plateformes vidéo en ligne. Cette interaction personnelle établit un lien plus empathique, vous permettant de capter des signaux non verbaux.

N'ayez pas peur des interviews vidéo : elles présentent de nombreux avantages. L'une d'elles est que vous pouvez regarder l'interview plusieurs fois si vous enregistrez-le.

Mettre les gens à l'aise

Il est essentiel de créer une atmosphère confortable pour obtenir un feedback authentique. Commencez par une salutation amicale, exprimez votre reconnaissance pour les contributions de l'employé et encouragez-le à partager ses réflexions.

Utilisez un ton décontracté et conversationnel pour apaiser toute tension. Pourquoi ne pas commencer par brise-glace pour vous détendre ?

Fournir un contexte

Donnez un bref aperçu de l'objectif de l'entretien de départ. Expliquez comment les informations recueillies seront utilisées pour améliorer l'organisation et assurez à l'employé que ses idées sont cruciales pour le développement continu de l'entreprise.

Le fait de fournir un contexte aide l'employé à comprendre l'impact global de ses commentaires.

Exprimez votre gratitude

Commencez et terminez l'entretien de départ en exprimant votre sincère gratitude pour les contributions de votre employé à l'organisation. Reconnaître leurs efforts renforce une relation positive et donne un ton constructif à la discussion.

Demandez des exemples concrets et des anecdotes

Cette approche permet d'aller au-delà des déclarations générales et fournit des informations détaillées sur des situations ou des problèmes particuliers. Des exemples concrets apportent de la profondeur au feedback et fournissent des informations exploitables pour l'améliorer.

Creusez plus profondément si nécessaire

Il est conseillé de suivre les questions de votre modèle pour normaliser le processus et faciliter la comparaison des données entre les entretiens. Pourtant, si quelqu'un vous dit qu'il a été harcelé au travail, il se peut que quelque chose ne tourne pas rond. Et vous n'allez pas rester silencieuse, hocher la tête et passer à la question suivante. Tu vas devoir creuser plus profondément.

Encourager les contacts futurs

Encourager les employés qui partent à rester en contact peut s'avérer une pratique utile. Faites-leur savoir que la porte reste ouverte à la communication, même après leur départ. Cela peut favoriser une relation positive, et ils pourraient se sentir plus enclins à fournir des commentaires continus ou même à envisager de retourner dans l'organisation à l'avenir.

Prenez des notes

Prenez activement des notes pendant l'entretien de départ pour documenter les points clés, les préoccupations et les suggestions soulevés par l'employé qui part. La prise de notes montre que leurs commentaires sont appréciés. Résumés fournir également un dossier auquel l'organisation pourra se référer lors de la mise en œuvre des améliorations.

Trouvez-vous difficile de prendre des notes lors d'un entretien de départ ? Laissez-moi vous expliquer comment utiliser Claap pour vous faciliter la vie.

Rendez vos entretiens de départ efficaces avec Claap

Notre conseil ? Vous devriez aller au-delà du modèle pour saisir les informations d'un entretien de départ et tirer parti d'outils vidéo tels que Claap.

Par enregistrement de l'écran avec Claap, lorsque les employés qui quittent leur entreprise font part de leurs réflexions lors d'un entretien de départ en ligne, vous pouvez saisir les nuances et les expressions qui vont au-delà de simples mots. Nous vous donnons tous nos conseils pour enregistrer des interviews ici.

Mais surtout, Claap vous aide à conserver une trace écrite de vos échanges sans aucun effort de votre part. C'est peut-être la dernière fois que vous parlez à un employé qui part, et vous ne voulez certainement pas passer l'entretien le nez dans vos notes.

Claap met à votre disposition notes de réunion automatiques ou même détaillé Résumé basé sur l'IA des principaux points abordés. Inutile de vous concentrer sur la prise de notes, vous serez concentré à 100 % sur la discussion.

Vous pourrez ensuite stocker toutes vos réunions d'entretien de sortie en un seul endroit grâce à Wiki vidéo de Claap. INSCRIVEZ-VOUS et testez par vous-même grâce à l'essai gratuit de 14 jours (aucune carte de crédit requise).

Vous êtes maintenant prêt à mener des entretiens de sortie efficaces (et pas bizarres) grâce à nos conseils et techniques : c'est à vous !