Comment effectuer des évaluations commerciales hebdomadaires asynchrones

Le défi de réaliser des évaluations commerciales efficaces

Réaliser des bilans d'activité hebdomadaires est probablement l'un des rituels les plus importants à mettre en œuvre en tant que chef d'équipe. Mises à jour hebdomadaires de l'équipe, revues hebdomadaires des indicateurs de performance clés, mises à jour hebdomadaires des produits, etc. Cela vous aide à rester au fait des projets et objectifs les plus importants, à identifier les obstacles auxquels votre équipe fait face et à créer un meilleur alignement entre les parties prenantes.

Cependant, à mesure que les entreprises se développent, ces rituels sacrés deviennent moins efficaces. Vous pouvez facilement finir par passer tout votre lundi à lire des critiques commerciales consécutives. L'engagement de l'équipe diminue, ce qui nuit à la qualité des discussions.

C'est exactement le problème rencontré par James Gibson, directeur général de Revolut Business, et Pierre Cahuzac, responsable des produits Revolut Business, lorsqu'ils nous ont contactés pour améliorer leur processus d'évaluation des affaires.

Tous les lundis, nous publions des bilans économiques hebdomadaires. Chaque chef d'équipe et responsable de produit du département doit partager une analyse rapide de son KPI et une mise à jour de sa feuille de route. Tout le monde doit participer à cette réunion pendant au moins 1 heure. Cette réunion est très coûteuse et assez difficile à organiser car de nombreuses personnes ne se trouvent pas dans le même fuseau horaire.

Après notre appel, ils ont décidé d'adopter un nouveau modèle. Au lieu d'organiser une réunion d'équipe hebdomadaire suivie d'une réunion 1-1, ils ont décidé de déplacer la première réunion de manière asynchrone tout en synchronisant les réunions 1-1.

Évaluations commerciales asynchrones chez Revolut Business

Quelques mois après notre premier appel, nous nous sommes rencontrés et ils nous ont expliqué le nouveau flux de travail qu'ils avaient mis en place.

Chaque lundi, ils créent un nouveau sujet dans lequel tous les chefs d'équipe et les responsables de produits doivent partager leurs mises à jour.

« J'adore le fait que Claap vous oblige à être perspicace. Vous pouvez presque chronométrer votre enregistrement pour qu'il dure environ 5 minutes. Au final, ce que les gens partagent est beaucoup plus digeste et facile à regarder. »

Chaque semaine, Pierre crée un nouveau sujet pour sa revue d'activité et publie le lien vers Slack et dans l'événement du calendrier. Les chefs d'équipe et les responsables de produits publient leur enregistrement dans la rubrique correspondante et les membres en sont automatiquement informés.

James et Pierre peuvent ensuite facilement regarder les vidéos à leur rythme, les lire à double vitesse et les rembobiner si nécessaire. « La possibilité de lire en double vitesse change vraiment la donne », nous a confié James.

Toute personne ayant des questions peut laisser des commentaires et demander des éclaircissements. « C'est très efficace lorsque vous souhaitez approfondir un sujet spécifique. Vous pouvez utiliser les commentaires comme un moyen efficace de mettre en évidence vos questions et de les utiliser ultérieurement pour votre évaluation 1-1. Cela nous aide même à les ignorer si nous réalisons qu'il n'y a rien à discuter », explique Pierre.

En plus de gagner du temps lors des réunions, ils ont réalisé que ce format rendait ce processus encore plus efficace. James nous a envoyé un e-mail plus tard.

Conseils pour démarrer

Lorsque vous envisagez de passer à cette approche, nous avons appris quelques conseils qui ont très bien fonctionné pour l'adoption par l'équipe.

• Assurez-vous que le format est très clair: il peut être intimidant de s'enregistrer pour la première fois. C'est plus facile si nous conservons un format similaire que tout le monde peut adopter comme modèle.
• Gardez un peu de temps de synchronisation: le temps de synchronisation est précieux pour discuter des sujets les plus complexes. Utilisez les évaluations commerciales asynchrones pour mieux les préparer. Vous pouvez commencer par maintenir la réunion initiale au début pour répondre aux questions. Ainsi, cette vidéo asynchrone est utilisée dans un premier temps uniquement pour partager des mises à jour. Ensuite, la deuxième étape peut consister à poser des questions directement dans le claap, tout en y répondant lors de la réunion. L'étape 3 peut consister à tout faire de manière asynchrone, puis à ne conserver que les synchronisations 1/1 si nécessaire.
• Disposer d'un processus clair et reproductible: pour que votre équipe ne l'oublie pas, créez un événement dans votre calendrier où vous pourrez publier le lien du sujet.
• Encouragez vos coéquipiers à contribuer: comme vous pouvez facilement voir qui a vu votre enregistrement, les enregistreurs apprécient de recevoir des commentaires et des réactions. Claap est toujours un excellent moyen d'encourager la collaboration entre les équipes afin que vous puissiez partager des informations clés avec des personnes qui ne font pas directement partie de votre équipe.

Si vous recherchez d'autres bonnes pratiques en matière de collaboration vidéo asynchrone, consultez nos playbooks ici.

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