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Kavak réduit le temps de réunion de 20 % tout en accélérant les décisions à l'échelle mondiale
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Kavak est l'une des entreprises les plus prospères d'Amérique latine. Évaluée à près de 9 milliards de dollars américains, elle est également la première société Unicorn de l'histoire du Mexique. L'entreprise est passée très rapidement d'une solution de revendeur de voitures à une entreprise qui propose désormais des services supplémentaires tels que l'entretien des voitures ou des plans de financement pour les acheteurs.
Fondée en 2016, Kavak est aujourd'hui présente dans sept pays avec un effectif impressionnant de 8 000 personnes. Rien que dans l'équipe technique, il y a environ 1 000 personnes. Nous nous sommes donc entretenus avec Timothée Trichet, responsable des produits de Kavak, pour comprendre les défis liés à cette croissance rapide.
Les deux grands problèmes de produits que nous avons aujourd'hui et qui sont spécifiques à Kavak sont l'internationalisation et la manière de changer les habitudes d'une entreprise qui compte déjà 8 000 employés.
Comme Timothée nous l'a expliqué, l'ouverture de nouveaux marchés avec un produit Fintech est une question d'équilibre : vous voulez créer un produit mondial, afin de bénéficier d'économies d'échelle, tout en respectant les lois locales.
Trouver le temps de se concentrer pleinement
Un troisième problème sous-jacent qui a amplifié les deux premiers était la culture instantanée : tout passait par Slack et Meetings.
C'est horrible parce que vous changez constamment de contexte. Dès que quelqu'un a un projet sur lequel il souhaite avancer, il vous envoie un Slack ou organise un rendez-vous.
Cela s'est traduit par six à sept heures de réunions par jour, un gros problème pour les équipes produit qui ont besoin d'au moins 3 à 4 heures par jour de concentration approfondie.
Timothée savait qu'il devait trouver un moyen de résoudre ce problème, de limiter un peu la communication synchrone. Il a d'abord testé avec des pages d'une page, mais s'est vite rendu compte que tout le monde n'avait pas cet état d'esprit, celui d'écrire un document et de le transmettre. Et c'est là que Claap est intervenu.
La puissance de la collaboration vidéo asynchrone
J'ai pensé que le Claap pourrait être un autre moyen de faire du travail asynchrone. Comme les gens sont très à l'aise avec l'exercice d'écriture, un claap est plus interactif, plus intuitif et, en même temps, il oblige la personne à structurer ses pensées.
Timothée s'est rapidement rendu compte que ce qui aurait pris une demi-heure en réunion était communiqué en 5 minutes en un claquement de mains. La magie ? Avoir le temps de réfléchir, au lieu de parler sur place.
Avant d'enregistrer leur claap, les gens se diront : « Attends, je ne sais pas qui va voir cette vidéo. Je voudrais le structurer un peu.
Claap s'est développé de manière très organique dans l'organisation des produits. Tous ceux qui ont reçu l'une de ses applaudissements lui ont dit : « C'est génial. Je veux aussi l'utiliser dans notre équipe ! ». Les internautes ont rapidement compris les avantages du gain de temps, de la structuration des idées et de la possibilité d'ouvrir des mini-fils de discussion directement dans la vidéo, au lieu d'avoir une conversation uniquement sur Slack.
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La tempête parfaite : critiques de design
Le premier cas d'utilisation testé par Timothée concernait les revues de conception. À Kavak, ils organisaient deux réunions à ce sujet : l'examen interne de la conception avec le designer, le chef de produit et le responsable technique. Ici, ils échangent des idées et plusieurs designers y participent également. Ensuite, ils organisent une deuxième revue de conception qui est en fait une réunion décisionnelle qu'ils appellent la « go build ». Les deux réunions nécessitent de communiquer le plan, de recueillir des commentaires et de décider des prochaines étapes.
Avant (Claap), c'était un peu compliqué parce que nous avions besoin de rassembler les gens. Et les personnes qui donnent le coup d'envoi sont souvent des personnes qui ont un agenda fou. Parfois, nous étions bloqués pendant une semaine simplement parce que nous n'avions pas obtenu l'autorisation de la bonne personne.
Avec le Claap, ils ont complètement remplacé cette réunion décisionnelle. Pendant l'enregistrement, les équipes présentent aux parties prenantes un aperçu de Figma, où elles expliquent leur plan, présentent les scénarios de couverture et demandent une décision. Le décideur ajoute un commentaire à la fin avec « go/build » ou rédige son commentaire. Juste comme ça, ils ont écrit quelque chose et tout à coup, claap a remplacé cette réunion.
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Amusez-vous avec les démonstrations de produits et simplifiez-vous les signalements de bugs
Deux autres cas d'utilisation rapidement adoptés étaient les démonstrations de produits et les rapports de bogues.
Avant d'utiliser Claap, les chefs de produit de Kavak effectuaient une capture vidéo de l'écran pour les démonstrations de produits, mais ils ne pouvaient pas ajouter de voix off. C'était donc un peu moins animé. Claap a remplacé les captures vidéo dont ils disposaient.
C'est plus amusant pour les gens de voir le produit en cours de production fonctionner. Ils n'ont donc pas à se lancer eux-mêmes dans la production, à se faire passer pour un vrai client et donc à salir un peu les données.
Avec les rapports de bogues, l'objectif était de rendre le processus moins pénible. Auparavant, ils disposaient d'un fichier Excel dans lequel les gens devaient écrire ce qu'ils faisaient, où cela se passait, les clients concernés et toutes les étapes pour reproduire et expliquer le problème. « Maintenant, vous supprimez toute la partie textuelle car tout se passe oralement. C'est l'avantage ».
Dans l'ensemble, Timothée a constaté une très bonne adoption organique du Claap. Après une formation rapide, les responsables de produits ont proposé à leurs équipes d'essayer Claap. « Il a décollé très rapidement. Nous n'avons pas eu besoin d'insister trop, les gens ont trouvé cela très pratique ».
La plus grande victoire : avoir le temps de travailler en profondeur
Le Claap a autorisé Timothée et son équipe (+60 personnes au moment de l'entretien) à organiser des mercredis sans réunions et à respecter cela.
En fait, je pense que sans le Claap, les gens auraient plus de mal à respecter cette règle, car il y a un moment où il faut parler et dire oralement. Le Claap nous permet de respecter cela. Peut-être les généraliserons-nous à un autre jour de la semaine.
Tout à coup, Timothée et son équipe ont réduit leur nombre de réunions à 20 %. Il le préconise vivement, en particulier pour les emplois où le changement de contexte a un coût encore plus élevé.
Ressources pour vous aider à démarrer
Si vous avez aimé lire cet article et que vous souhaitez maintenant mettre en œuvre ces meilleures pratiques dans votre propre entreprise, voici quelques bons guides pour commencer :
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