Conseils concrets pour vos e-mails d'annulation de réunion (+ exemples)
Soyons honnêtes, l'annulation de réunion fait partie du quotidien au travail. Mais voici un point important : il ne s'agit pas simplement d'annuler une réunion, il s'agit de le faire avec finesse et professionalisme. Un e-mail d'annulation de réunion bien rédigé pourrait être comparé à une poignée de main ferme : il propose une ligne directrice professionnelle tout en montrant que vous faîtes attention au temps des autres.
Dans ce guide, nous allons nous plonger dans les détails de la rédaction du parfait e-mail d'annulation de réunion. Nous verrons pourquoi c'est important, comment le faire correctement et ce qu'il faut éviter. À la fin, vous saurez non seulement comment rédiger un e-mail d'annulation optimal, laissant une bonne impression dans votre gestion des relations et des projets au travail.
Juste ici pour les modèles d'annulation de réunion à utiliser ? Aller directement lire la section 4 de cet article
1 - Qu'est-ce qu'un e-mail d'annulation de réunion ?
Un e-mail d'annulation de réunion est simplement un e-mail envoyé pour annuler une réunion qui était planifiée. Mais son véritable enjeu dépasse la simple notification d'annulation.
Un e-mail d'annulation de réunion vise à tirer le meilleur parti d'une situation souvent imprévue et à maintenir la communication ouverte et positive. La maîtrise de cette subtilité est très importante.
2 - Pourquoi devriez-vous envoyer un e-mail d'annulation de réunion ?
L'envoi d'une notification d'annulation de réunion est une question de courtoisie et de professionnalisme. C'est un avertissement qui aide les autres participants à ajuster leurs horaires ou leur planning et qui peut leur faire gagner du temps en réduisant le temps passé en réunion dans leur semaine.
Voici un aperçu des raisons pour lesquelles l'envoi d'un e-mail d'annulation de réunion est une pratique importante :
- Respect : En envoyant un e-mail d'annulation, vous reconnaissez la valeur du temps des autres et vous montrez que vous ne prenez pas leurs engagements à la légère.
- Communication Transparente : Lorsqu'une réunion est annulée, les participants peuvent avoir des questions ou avoir besoin de la reporter car elles pouvaient débloquer des décisions ou des bloquages de leurs côté. Un e-mail d'annulation bien rédigé fournit une plateforme pour ces interactions à venir.
- Impression Positive : Uun e-mail professionnel montre que vous gérez les imprévus avec brio.
3 -Plus besoin de reprogrammer la réunion : optez pour des mises à jour vidéo via Claap
Dans certains cas, il peut ne pas être nécessaire de reprogrammer une réunion annulée. Envisagez plutôt d'utiliser des outils modernes pour partager aux équipes des avancées, points de blocage et même des besoins de prises de décisions.
Avec Claap, vous pouvez facilement remplacer une réunion annulée par une vidéo concise de quelques minutes en enregistrant votre écran. Vous pouvez ainsi partager votre écrans (des slides, des maquettes ou des analyses chiffres), demander des retours sur certains points et les "participants" pourront commenter, voter à des sondages, envoyer des réactions avec des émojis. Cela permet à tout le monde d'être à jour tout en évitant de bloquer 1h du temps de beaucoup de personnes. Voici comment procéder avec un vidéo simple (en anglais) :
Vous n'avez pas envie de regarder cette vidéo ? Pas de problème, voici les instructions étape par étape :
- Inscrivez-vous gratuitement sur Claap
- Choisissez votre enregistreur : Choisissez entre l'application de bureau Mac ou l'extension Chrome
- Débutez l'enregistrement : Cliquez pour enregistrer une courte vidéo. Vous pouvez capturer votre écran, votre webcam ou les deux.
- Partagez votre mise à jour : Une fois enregistrée, partagez la vidéo avec vos coéquipiers en un seul clic, afin qu'ils puissent la visionner quand ils auront le temps et réagir via des commentaires, émojis ou même vidéos pour donner leurs avis et retours !
Utiliser Claap ne signifie pas abandonner l'ancienne routine des réunions, il s'agit d'adopter une approche complémentaire pour éviter "la réunionite" et adopter une nouvelles façon très efficace de collaborer avec en quelque sorte des "réunions asynchrones". Voici les avantages intéressants que vous débloquez lorsque vous intégrez Claap aux modes de communication de votre équipe :
- Feedback précis : évitez les malentendus en permettant à vos collègues de laisser des commentaires et des annotations précises et datées - directement sur la vidéo, comme s'ils pointaient du doigt l'écran que vous partagez.
- Collaboration améliorée: interagissez avec vos coéquipiers en veillant à l'alignement interne grâce aux fils de discussion, aux réponses vidéo, aux sondages et à des analyses vidéo pertinentes.
- Hub Vidéo centralisé : éliminez les silos entre équipes en hébergeant tout les contenus vidéos dans un hub centralisé : enregistrement d'écran, enregistrement de réunions et base de connaissance vidéo.
4 - Nos modèles gratuits d'e-mails d'annulation de réunions
Voici plusieurs types de modèles et des exemples pour vous faciliter la vie.
1. E-mail d'annulation de réunion en raison d'un imprévu personnel :
Informel :
Objet : Urgent : Annulation de la réunion [Nom de la réunion] pour [Date]
Bonjour [Prénom],
J'ai un imprévu personnel qui vient d'arriver et je ne peux malheureusement pas me rendre disponible pour notre réunion aujourd'hui.
Peut-on décaler à [date alternative] ou [date alternative] ?
Merci de ta compréhension.
[Votre nom]
Formel :
Objet : Réunion [Nom de la réunion] prévue le [Date] - Annulation fortuite
Bonjour [Prénom Nom],
En raison d'une imprévu personnel, je dois malheureusement reporter notre réunion initialement prévue pour le [Date].
Est-ce que [date alternative] ou [date alternative] conviendrait pour reprogrammer notre réunion ? Je vous laisse sinon me donner d'autres disponibilités.
Je m'excuse pour la gêne occasionnée,
Cordialement,
[Votre nom]
2. Conflit d'agenda et de planification
Informel :
Sujet : Double réservation : report de la réunion [Nom de la réunion] ?
Bonjour [Prénom],
J'ai 2 réunions de prévues en mêmes temps. Je suis vraiment désolée ! Et ne je peux pas du tout déplacer l'autre en conflit.
Peut-on décaler la nôtre pour le [date alternative] ou [date alternative] ?
Merci de ta compréhension.
[Votre nom]
Formel :
Objet : Re-programmation de la réunion du [Date] en raison d'un conflit d'horaire
Bonjour [Prénom Nom],
J'ai le regret de vous informer qu'en raison d'un conflit d'horaire, je dois reporter notre réunion initialement prévue le [Date].
Je peux modifier mon emploi du temps pour qu'on se réunisse le [date alternative] ou [date alternative], si l'une de ces options vous convient. Je vous laisse sinon me proposer d'autres créneaux.
Je m'excuse sincèrement à pour la gêne occasionnée.
Cordialement,
[Votre nom]
3. Urgence familiale
Informel :
Objet : Re-programmation de notre réunion [Nom de la réunion] : urgence familiale
Salut [Prénom],
Je vais devoir reporter notre rendez-vous car j'ai une urgence familiale. Je suis désolé(e)
Peut-on re-programmer le [date alternative] ou le [autre date] à la place ?
Merci de ta compréhension,
[Votre nom]
Formel :
Objet : Report de la réunion du [Date] en raison d'une urgence familiale
Bonjour [Prénom Nom],
J'ai le regret de vous informer que je dois reporter notre réunion initialement prévue le [Date] - en raison d'une urgence familiale,
Je suis disponible pour vous rencontrer le [date alternative] ou le [autre date], selon votre emploi du temps.
Je m'excuse sincèrement pour la gêne occasionnée.
Cordialement,
[Votre nom]
5 - Meilleures pratiques lors de la rédaction d'un e-mail d'annulation de réunion
Voici un bref aperçu des meilleures pratiques à suivre :
- Notification rapide : Envoyez l'e-mail dès que vous savez que la réunion doit être annulée. Le plus tôt sera le mieux.
- Objet d'email transparent : Précise clairement dans la ligne d'objet que la réunion est annulée pour éviter toute confusion.
- Explication brève : Donnez une raison succincte de l'annulation sans entrer dans les détails inutiles.
- Informations pour re-programmation : Si possible, suggérez d'autres dates ou heures pour reprogrammer la réunion et en option rappeler l'ordre du jour.
- Excuses : De simples excuses pour la gêne occasionnée contribuent grandement à exprimer votre bonne volonté.
- Informations de contact : offrez aux intéressée un moyen de communiquer s'ils ont d'autres questions ou préoccupations.
6 - Erreurs courantes à éviter
Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs peuvent survenir lors de l'envoi d'un e-mail d'annulation de réunion. Voici un aperçu de ce qu'il faut éviter :
- Moyen de communication : Toutes les réunions ne sont pas créées de la même manière. Un texto peut suffire pour une rencontre informelle, mais les engagements professionnels exigent un e-mail ou un appel téléphonique.
- Ne pas envoyer à tous les participants : Assurez-vous que votre e-mail est envoyé à toutes les parties concernées par la réunion pour éviter toute confusion.
- Négliger de vérifier les réponses : Après avoir envoyé l'e-mail d'annulation, vérifiez les réponses ou les questions des participants et répondez-leur rapidement.
- Pas d'appel à l'action clair : Si vous souhaitez reprogrammer ou si vous avez besoin que les participants confirment la réception de l'annulation, assurez-vous que cela ait bien été clairement indiqué.
7 - Synthèse
Que vous soyez confronté à des urgences personnelles, à des conflits d'horaire ou à la nécessité de passer à des mises à jour sans réunions et de manière asynchrone via Claap.io, un e-mail d'annulation de réunion bien rédigé est votre allié.
Grâce aux modèles et conseils fournis, vous êtes désormais en mesure de gérer les annulations de réunions simplement.
Ainsi, la prochaine fois que les plans changeront, vous saurez exactement comment communiquer efficacement !
