Les choses à faire et à ne pas faire sur vos e-mails d'annulation de réunion (+ exemples)

Regardons les choses en face, l'annulation de réunions fait partie du jeu de travail. Mais voici le point fort : il ne s'agit pas simplement d'annuler une réunion, il s'agit de le faire avec finesse. Un e-mail d'annulation de réunion bien rédigé est comme une poignée de main ferme : il préserve l'ambiance professionnelle tout en vous montrant que vous appréciez le temps des autres.

Dans ce guide, nous allons nous plonger dans les détails de la rédaction du parfait e-mail d'annulation de réunion. Nous verrons pourquoi c'est important, comment le faire correctement et ce qu'il faut éviter. À la fin, vous saurez non seulement comment rédiger un e-mail d'annulation respectueux, mais vous serez laissant une bonne impression dans ton sillage. Alors, allons-nous commencer ?

Juste ici pour les modèles d'annulation de réunion à utiliser ? Passez directement à eux.

Qu'est-ce qu'un e-mail d'annulation de réunion ?

Un e-mail d'annulation de réunion est exactement ce à quoi il ressemble : un e-mail envoyé pour annuler une réunion précédente réunion planifiée. C'est simple, non ? Pourtant, son véritable travail va au-delà de la simple notification.

Un e-mail d'annulation de réunion vise à tirer le meilleur parti d'une situation imprévue et à maintenir les voies de communication ouvertes et positives. Et croyez-nous, la maîtrise de cet aspect modeste mais important de la communication par e-mail peut vous faire avancer très loin sur la scène professionnelle.

Pourquoi devriez-vous envoyer un e-mail d'annulation de réunion ?

L'envoi d'un avis d'annulation de réunion est une question de courtoisie et de professionnalisme. C'est un avertissement qui aide les autres à ajuster leurs horaires, leur faire gagner du temps et peut-être un voyage inutile dans la salle de conférence.

Voici un aperçu des raisons pour lesquelles l'envoi d'un e-mail d'annulation de réunion est une pratique qui mérite d'être adoptée :

• Respect: En envoyant un e-mail d'annulation, vous reconnaissez la valeur du temps des autres et vous montrez que vous ne prenez pas leurs engagements à la légère.
• Transparent Communiquer: Lorsqu'une réunion est annulée, les participants peuvent avoir des questions ou avoir besoin de la reporter. Un e-mail d'annulation bien rédigé fournit une plate-forme pour ces interactions.
• Positif Impression: La vie passe, les réunions sont annulées, mais un e-mail professionnel montre que vous gérez les imprévus avec grâce.

Ignorez le report : optez pour des mises à jour vidéo avec Claap

Dans certains cas, il peut ne pas être nécessaire de reprogrammer une réunion annulée. Envisagez plutôt de tirer parti des mises à jour numériques. Avec Claap, vous pouvez facilement remplacer une réunion annulée par une réunion concise de 3 minutes mise à jour vidéo. Voici comment procéder :

Vous n'avez pas envie de regarder la vidéo ? Pas de problème, voici les instructions étape par étape :

1. Visitez Claap: Rendez-vous sur Claap.io et inscrivez-vous ou connectez-vous.

2. Choisissez votre enregistreur: Choisissez entre l'application de bureau Mac ou l'extension Chrome
3. Commencer l'enregistrement: Cliquez pour enregistrer une courte vidéo. Vous pouvez capturer votre écran, votre webcam ou les deux.

4. Partagez votre mise à jour: Une fois enregistrée, partagez la vidéo avec vos coéquipiers en un seul clic, afin qu'ils puissent la visionner à leur convenance.

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Mais passer au Claap ne signifie pas simplement abandonner l'ancienne routine des réunions. Il s'agit d'adopter une approche plus intelligente, une façon plus efficace de collaborer. Voici les avantages intéressants que vous débloquez lorsque vous intégrez Claap à la communication de votre équipe :

• Feedback précis: évitez les malentendus en permettant à vos collègues de laisser des commentaires et des annotations horodatés directement sur la vidéo, comme s'ils pointaient du doigt l'écran.
• Collaboration améliorée: Interagissez avec vos coéquipiers en veillant à l'alignement grâce aux fils de discussion, aux réponses vidéo, aux sondages et à des analyses vidéo pertinentes.
• Centralisé Vidéo Hub: Éliminez les silos en hébergeant tout le contenu vidéo dans un hub centralisé (enregistrement d'écran, enregistrement des réunions et wiki vidéo) pour vous et vos équipes, tout en l'intégrant parfaitement à vos applications préférées.

Modèles d'e-mails d'annulation de réunions

Nous l'avons compris, créer un e-mail d'annulation à partir de zéro peut être un peu difficile. Nous avons donc concocté des modèles et des exemples pour vous faciliter la vie.

1. E-mail d'annulation de la réunion en raison d'une urgence personnelle :

Informel

Objet : Urgent : Annulation de la réunion pour [Date]

Hey [Nom], quelque chose d'urgent est apparu et je ne peux pas me rendre à notre réunion aujourd'hui.

Et si nous nous retrouvions plutôt à [autre date] ou [autre date] ?

Merci de votre compréhension.

[Votre nom]

Formel :

Objet : Réunion prévue le [Date] - Annulation imprévue

Cher [Nom],

En raison d'une urgence personnelle imprévue, je dois reporter notre réunion initialement prévue pour [Date].

Est-ce que [date alternative] ou [date alternative] conviendraient pour reprogrammer notre réunion ?

Je m'excuse pour la gêne occasionnée.

[Votre nom]

2. Conflit de planification

Informel

Sujet : Oups ! Double réservation : report de la réunion ?

Bonjour [Nom],

J'ai réservé deux fois. Je suis vraiment désolée !

Que pensez-vous du report à [date alternative] ou [date alternative] ?

Merci !

[Votre nom]

Formelle

Objet : Reprogrammation de la réunion le [Date] en raison d'un conflit d'horaire imprévu

Cher [Nom],

J'ai le regret de vous informer qu'en raison d'un conflit d'horaire, je dois reporter notre réunion le [Date].

Je peux modifier mon emploi du temps pour me réunir à [autre date] ou [autre date], si l'une de ces dates vous convient.

Je m'excuse pour la gêne occasionnée.

[Votre nom]

3. Urgence familiale

Informel

Objet : Reprogrammation de la réunion requise : urgence familiale

Salut [Nom],

Une urgence familiale est survenue et je vais devoir reporter mon rendez-vous. Je suis désolée

Pouvons-nous rattraper le retard le [date alternative] ou le [autre date] à la place ?

J'apprécie votre compréhension.

[Votre nom]

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Formelle

Objet : Report de la réunion du [Date] en raison d'une urgence familiale

Cher [Nom],

J'ai le regret de vous informer qu'en raison d'une urgence familiale, je dois reporter notre réunion le [Date].

Je suis disponible pour vous rencontrer le [autre date] ou le [autre date], selon votre emploi du temps.

Je m'excuse sincèrement pour la gêne occasionnée.

[Votre nom]

Meilleures pratiques lors de la rédaction d'un e-mail d'annulation de réunion

La rédaction d'un e-mail d'annulation de réunion nécessite un mélange de professionnalisme, de courtoisie et de clarté. Voici un bref aperçu des meilleures pratiques à suivre :

• En temps opportun Notification: Envoyez l'e-mail dès que vous savez que la réunion doit être annulée. Le plus tôt sera le mieux.
• Transparent Sujet Ligne: Précise clairement dans la ligne d'objet que la réunion est annulée pour éviter toute confusion.
• Bref Explication: Donnez une raison succincte de l'annulation sans entrer dans les détails inutiles.
• Reprogrammation Infos: Si possible, suggérez d'autres dates ou heures pour reprogrammer la réunion.
• Excuses: De simples excuses pour la gêne occasionnée contribuent grandement à maintenir la bonne volonté.
• Contacter Informations: offrez aux bénéficiaires un moyen de communiquer s'ils ont d'autres questions ou préoccupations.

Erreurs courantes à éviter

Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs courantes peuvent survenir lors de l'envoi d'un e-mail d'annulation de réunion. Voici un aperçu de ce qu'il faut éviter :

• Ignorer le médium : Toutes les réunions ne sont pas créées de la même manière. Un texto peut suffire pour une rencontre informelle, mais les engagements professionnels exigent un e-mail ou un appel téléphonique.
• Ne pas envoyer à tous les participants: Assurez-vous que votre e-mail est envoyé à toutes les parties concernées par la réunion pour éviter toute confusion.
• Négliger de vérifier les réponses: Après avoir envoyé l'e-mail d'annulation, vérifiez les réponses ou les questions des participants et répondez-leur rapidement.
• Il manque un appel à l'action clair: Si vous souhaitez reprogrammer ou si vous avez besoin que les participants confirment la réception de l'annulation, assurez-vous que cela est clairement indiqué.

Ignorez le report : optez pour des mises à jour vidéo avec Claap

Dans certains cas, il peut ne pas être nécessaire de reprogrammer une réunion annulée. Envisagez plutôt de tirer parti des mises à jour numériques. Avec Claap, vous pouvez facilement remplacer une réunion annulée par une réunion concise de 3 minutes mise à jour vidéo. Voici comment procéder :

Vous n'avez pas envie de regarder la vidéo ? Pas de problème, voici les instructions étape par étape :

5. Visitez Claap: Rendez-vous sur Claap.io et inscrivez-vous ou connectez-vous.

6. Choisissez votre enregistreur: Choisissez entre l'application de bureau Mac ou l'extension Chrome
7. Commencer l'enregistrement: Cliquez pour enregistrer une courte vidéo. Vous pouvez capturer votre écran, votre webcam ou les deux.

8. Partagez votre mise à jour: Une fois enregistrée, partagez la vidéo avec vos coéquipiers en un seul clic, afin qu'ils puissent la visionner à leur convenance.

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Mais passer au Claap ne signifie pas simplement abandonner l'ancienne routine des réunions. Il s'agit d'adopter une approche plus intelligente, une façon plus efficace de collaborer. Voici les avantages intéressants que vous débloquez lorsque vous intégrez Claap à la communication de votre équipe :

• Feedback précis: évitez les malentendus en permettant à vos collègues de laisser des commentaires et des annotations horodatés directement sur la vidéo, comme s'ils pointaient du doigt l'écran.
• Collaboration améliorée: Interagissez avec vos coéquipiers en veillant à l'alignement grâce aux fils de discussion, aux réponses vidéo, aux sondages et à des analyses vidéo pertinentes.
• Centralisé Vidéo Hub: Éliminez les silos en hébergeant tout le contenu vidéo dans un hub centralisé (enregistrement d'écran, enregistrement des réunions et wiki vidéo) pour vous et vos équipes, tout en l'intégrant parfaitement à vos applications préférées.

L'emballer

Gérer les annulations de réunions avec élégance est un art qui reflète votre professionnalisme. Que vous soyez confronté à des urgences personnelles, à des conflits d'horaire ou à la nécessité de passer à des mises à jour numériques via Claap.io, un e-mail d'annulation de réunion bien conçu est votre allié.

Grâce aux modèles et aux informations fournis, vous êtes désormais en mesure de gérer les annulations de réunions en douceur, tout en maintenant vos relations professionnelles positives et productives.

Ainsi, la prochaine fois que les plans changeront, vous saurez exactement comment les communiquer efficacement. Bon envoi d'e-mails !

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